論高校教學(xué)檔案的收集與利用

摘要:高校教學(xué)檔案內(nèi)容多元，有自身的特色。文章分析了高校教學(xué)檔案的形成特點和存在的問題，并提出了在檔案的收集與利用過程中建立網(wǎng)絡(luò)體系、進行系統(tǒng)收集、加強整體建設(shè)、拓寬服務(wù)領(lǐng)域等措施。

關(guān)鍵詞:高校；教學(xué)檔案；收集；利用

在教育體制改革的新時期，高校出現(xiàn)了多種辦學(xué)模式，高校檔案工作也呈現(xiàn)出內(nèi)容多元化和信息數(shù)字化的時代特征。在檔案的收集和利用中，必須堅持集中統(tǒng)一、監(jiān)督指導(dǎo)、信息集中及文檔一體化的原則，突出教學(xué)、科研、學(xué)籍檔案的中心地位。實踐中，有必要認真分析教學(xué)檔案的形成特點，探討實用有效的收集和利用方法，從而促進高校檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，使校園檔案網(wǎng)絡(luò)化，實行法制化、制度化管理，更好地為高等院校的各項工作服務(wù)。

高校教學(xué)檔案的形成特點和存在的問題

檔案的類型不同，形成的周期不同 教育部發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》將高校檔案分為黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、基建類、設(shè)備儀器類、出版類、外事類、財會類等11個一級類目，在原來的基礎(chǔ)上增加了學(xué)生類。這些檔案的類型不同，其形成周期也是不同的。如，文書檔案的形成周期是以一個自然年為一年，科研檔案是以每個科研項目（課題）的完結(jié)為一個周期，學(xué)生檔案的形成是以學(xué)年度為周期。而教學(xué)檔案的形成周期在高校檔案中，是數(shù)量最多最復(fù)雜的一類。從《高等學(xué)校檔案實體分類法》來看，教學(xué)檔案由三部分組成：第一部分是按自然年度形成的教學(xué)管理性文件材料；第二部分是按學(xué)年度形成的專業(yè)性教學(xué)材料；第三部分是按學(xué)生培養(yǎng)周期，即三年或四年為一個培養(yǎng)周期的學(xué)生學(xué)籍檔案。這些材料的形成周期不同，又分散在不同的部門和各專業(yè)任課教師手中，如果管理不善，就容易造成文件材料收集不完整甚至丟失的現(xiàn)象。

檔案內(nèi)容的豐富性和利用人群的廣泛性 高校教學(xué)檔案內(nèi)容豐富，利用廣泛，成為高校檔案中一大新特點。它的利用人群有高校的領(lǐng)導(dǎo)者、管理者、教師、員工和在校生還有社會公職人員及其他高校。它的內(nèi)容包含了教師在教書育人以及學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、思想表現(xiàn)。主要包括：（1）上級教育主管機關(guān)下達的指令性、指導(dǎo)性文件，即教育改革、教學(xué)計劃、專業(yè)和課程設(shè)置、招生、畢業(yè)生分配等方面的計劃、指示、規(guī)定、辦法等；（2）綜合性教學(xué)文件材料，即學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例，教學(xué)工作的各種統(tǒng)計表；（3）招生工作的材料，即招生計劃、簡章、專業(yè)介紹、新生名冊、招生工作總結(jié)等；（4）學(xué)生學(xué)籍管理材料，即新生登記表、學(xué)生學(xué)籍表、成績表、在校生名冊、學(xué)生學(xué)籍變更（升級、留級、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）材料；（5）學(xué)生獎懲材料；（6）教學(xué)計劃、方案，教學(xué)大綱，教學(xué)改革方案、總結(jié)；（7）教材方面的材料，即自編、主編教材的正本；（8）教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)方面的材料，即計劃、大綱、總結(jié)、實習(xí)結(jié)果鑒定、實習(xí)報告等；（9）課堂教學(xué)材料，即課程安排表、教師任課安排、典型講義、教案；（10）優(yōu)秀的、典型的畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計及評定意見；（11）師資培訓(xùn)的計劃、考核及總結(jié)，出國進修、教師工作量的規(guī)定、教師教學(xué)質(zhì)量獎勵、教學(xué)情況調(diào)查表；（12）夜大學(xué)、函授部、各類培訓(xùn)班、進修班形成的文件材料。同時還有根據(jù)各高校的辦學(xué)特色形成的文件和材料。

電子化、多載體的發(fā)展趨勢要求越來越高 隨著計算機技術(shù)、攝影技術(shù)等先進科學(xué)技術(shù)的普及發(fā)展，檔案工作向電子化、數(shù)碼化方向發(fā)展已是大勢所趨，檔案的存儲介質(zhì)也由原來單一紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為不同載體檔案的共存，這是檔案發(fā)展的劃時代變化。高等院校作為教育的最前沿也不例外，每年都會產(chǎn)生大量不同載體的文件材料。檔案數(shù)量大幅度增加，匯集的信息資料也越來越多，不僅要收集文字、圖表形式的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還要收集照片、錄像、VCD、磁帶等音像檔案，以及牌匾、錦旗、獎狀、獎杯等實物檔案。同時對檔案信息開發(fā)利用的速度和效率的要求也越來越高，傳統(tǒng)的管理模式已遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的快節(jié)奏，必須加強現(xiàn)代化管理力度，滿足高科技信息時代發(fā)展對檔案的需求。

運行中的信息資料處于分散、零亂的狀態(tài) 近幾年，高校面臨各種改革，辦學(xué)模式、辦學(xué)特色也在發(fā)生變化。由于院校合并或高校設(shè)立若干個分校，在客觀上形成多校區(qū)、異地辦公、辦學(xué)的現(xiàn)象，由此也形成信息資料在運行階段處于分散、零亂的狀態(tài)。有的教學(xué)部門為了方便自己使用，不向檔案部門移交檔案，又無專人保管，導(dǎo)致檔案遺失、破損現(xiàn)象嚴重，給檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用工作帶來了困難。

高校教學(xué)檔案的收集應(yīng)注意的問題

建立校園網(wǎng)絡(luò)體系，層層把好文源關(guān) 高校的教學(xué)檔案都是由各學(xué)院、系部產(chǎn)生，并分散在各部門、各個教師手中的。高校檔案部門，首先要從管理體制上嚴把文件入口關(guān)，建立校園各部門兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)體系，負責收集本部門的不同類別的檔案，高校檔案館的教師同時要加強檔案歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，采取有力措施，加強歸檔收集力度，加強考核。確保進館的檔案齊全、完整，凡不齊全、不完整的要責其收集完整，需返工的一定要返工，直至歸檔齊全。每學(xué)期定期或不定期召開網(wǎng)絡(luò)人員會議，通報階段性收集工作所取得的成績，布置下一階段的工作。并對兼職檔案員職責進行考核，對收集工作完成出色的網(wǎng)絡(luò)人員給予一定的精神和物質(zhì)獎勵，以調(diào)動大家的積極性，真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)人員的整體力量。

制定規(guī)范，確定收集范圍 依據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》，教學(xué)檔案分為八個二級類目：綜合、學(xué)科與實驗室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實踐、學(xué)位、畢業(yè)生、教材。但涉及具體的每個高校，在收集歸檔檔案時又有不同的內(nèi)容。本科院校和高職院校有不同，綜合類大學(xué)和理工科大學(xué)也有不同，同時，因為辦學(xué)的方向和辦學(xué)的理念不同產(chǎn)生的教學(xué)材料不同，在實際收集過程中，要根據(jù)本校的具體情況作具體對待，對收集范圍進行增減，對增加的歸檔項目要及時寫入收集范圍表中。還有高校檔案館（室）要隨著變化的教學(xué)方案、教學(xué)大綱制定各教學(xué)部門對教學(xué)檔案的歸檔方案，對案卷質(zhì)量、門類、載體、歸檔時間均要提出要求。

堅持系統(tǒng)性、特色性原則 當今教育體制的改革，使許多院校合并，由此也產(chǎn)生在一個高校中有幾個全宗的問題，這就使得高校的檔案更豐富多彩。但不同的高校有自己不同的辦學(xué)理念和特色。如，高職類的學(xué)院就必須以學(xué)生的實際操作能力、動手能力為主，那么，在實際收集檔案材料過程中，就要重點考慮收集教師在實踐教學(xué)、典型教案和學(xué)生在專業(yè)基本技能課程、項目等方面的材料。收集過程要堅持系統(tǒng)性、特色性的原則，全面又要突出教學(xué)重點、教學(xué)特色。為了避免盲目性，檔案館（室）應(yīng)根據(jù)本校管理體制的運行方式和教學(xué)檔案產(chǎn)生的特點制定出一個比較詳細的資料收集范圍、標準，使收集人員在收集時有據(jù)可依。

加強對檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的整體建設(shè)，促進教學(xué)檔案的健康發(fā)展 在不斷加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中，從抓教學(xué)檔案的收集歸檔為切入口，促進教學(xué)檔案的整體發(fā)展。一是要從抓文源入手，嚴把文件質(zhì)量關(guān)，規(guī)范學(xué)校的發(fā)文字號，規(guī)范收、發(fā)文程序，統(tǒng)一規(guī)定檔案的表格設(shè)計。如，學(xué)年度第X學(xué)期講座（報告）計劃表，教師調(diào)課、代課、停課申請表，教學(xué)人員外出審批單，學(xué)生學(xué)籍表、成績單、畢業(yè)設(shè)計（論文）任務(wù)書、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計（論文）成果統(tǒng)計表等統(tǒng)一規(guī)定行文紙張和各類表格的規(guī)格（樣式），從根本上規(guī)范各類教學(xué)文件材料的質(zhì)量。二是建立管理網(wǎng)絡(luò)，強化管理機制。在學(xué)校檔案專職人員為主的基礎(chǔ)上，各教學(xué)部門、系部明確一名教學(xué)秘書為學(xué)校兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交工作，兼職檔案員的工作納入年終考核，形成一個以高校檔案館為中心的強有力的管理網(wǎng)絡(luò)。三是建立案卷類目，加強基層管理。學(xué)校檔案館結(jié)合各教學(xué)部門產(chǎn)生的檔案的內(nèi)容和規(guī)律，幫助院系做好平時立卷工作，建立案卷類目，各類文件對號入座，分類管理，為年終歸檔和學(xué)年度歸檔打好基礎(chǔ)。

高校教學(xué)檔案的利用應(yīng)注意的問題

建立并開放校園檔案網(wǎng)站 信息時代高校檔案館對社會的服務(wù)理念和方式將會發(fā)生根本性的變化，高校檔案館服務(wù)的重點對象也會由向本校教職工轉(zhuǎn)向社會大眾，以人為本的服務(wù)將占據(jù)主導(dǎo)地位。高校要開辟校園檔案網(wǎng)站，把提供檔案信息聯(lián)網(wǎng)查詢服務(wù)作為一個重要發(fā)展方向，有針對性地將教學(xué)檔案向社會開放。應(yīng)主要著眼于四個方面：一是向教職員工提供直接滿足利用需要的教學(xué)檔案內(nèi)容，在網(wǎng)上直接提供開放檔案全文閱覽工作；二是向社會開放學(xué)生素質(zhì)教育取得優(yōu)異成績、獲獎情況的學(xué)籍檔案；三是向社會開放有關(guān)教學(xué)管理、特色辦校的發(fā)展思路；四是在開放作息時間上改變傳統(tǒng)的時間表，滿足社會各階層人士多樣化的需要。

計算機聯(lián)網(wǎng)檢索，方便快捷 高校的檔案信息資源會隨著學(xué)校的發(fā)展日益增多，對高校的檔案管理現(xiàn)代化的程度要求越來越高，僅憑已有的《卷內(nèi)文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》、《全宗目錄》是不夠的，還必須采用現(xiàn)代化的檢索手段，通過文件級著錄卡形式，將文件的組卷年度、分類號、保管期限、案卷級檔號、正題名、主題詞、文件形成日期、順序號、卷內(nèi)頁號、責任者等信息錄入計算機，采用計算機檢索方式，完成計算機管理，實現(xiàn)變傳統(tǒng)手工管理為現(xiàn)代化管理，引進高速掃描系統(tǒng)，將檔案文件以圖像形式高密度存儲于光盤，在一定技術(shù)條件下實現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)查閱檔案原文，提高查全率和查準率。

拓寬服務(wù)領(lǐng)域，變被動服務(wù)為主動服務(wù) 高校的教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的主體、核心及重點，同時也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標志之一。目前，許多高校檔案的利用還處于被動服務(wù)狀態(tài)，不知如何主動服務(wù)。其實，教學(xué)檔案利用范圍十分廣泛，包含的信息也十分豐富。如，學(xué)籍檔案可以統(tǒng)計歷屆學(xué)生的畢業(yè)率、結(jié)業(yè)率、延期畢業(yè)率、退學(xué)率以及教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、師資水平、生源狀況等等，主動對其可以方便編研加以分析，提供給教學(xué)管理部門，可以方便對教學(xué)管理進行評估，為制定教學(xué)管理措施，改進教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量提供信息支持。高校檔案館還應(yīng)拓寬服務(wù)領(lǐng)域，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。要深入學(xué)校各項活動第一線，進行各種活動，專題收集。收集的過程既是宣傳檔案工作的過程，又是互相學(xué)習(xí)交流的過程，可及時了解和掌握行政、教學(xué)工作中新產(chǎn)生的文件材料的內(nèi)容及其對檔案的需求情況，抓住學(xué)校教學(xué)工作中有辦學(xué)特色、有突出教育教學(xué)效果的材料重點收集，專題專卷，既能豐富高校館藏檔案，也能激發(fā)各個部門積累、收集、移交檔案的積極性，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

參考文獻：

[1]胡蓉.淺談高校教學(xué)檔案的收集與信息資源的開發(fā)利用[J].綿陽經(jīng)濟技術(shù)高等專科學(xué)校學(xué)報，2001，(1).

[2]陳玉.新時期高校教學(xué)檔案的收集工作芻議[J].平頂山學(xué)院學(xué)報，2006，(4).

[3]包華.重視高校教學(xué)檔案的收集與利用[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2002，(3).

[4]李詠梅.高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理和利用開發(fā)[J].蘭臺世界，2005，(9).

[5]洪紅.淺談高校教學(xué)檔案工作[J].中山大學(xué)學(xué)報論叢，2004，(3).

作者簡介：

熊友菊（1962—），女，深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室副研究館員，研究方向為檔案學(xué)。（本欄責任編輯：尚傳梅）