淺議電子檔案的保護與發展

陸 娟

【摘要】電子檔案與傳統的紙質檔案的載體不同,其保護條件也必然不同。電子檔案的形成對檔案業務產生了巨大影響,電子檔案發展也對檔案人員適應信息技術和檔案工作的發展提出了新的要求。

【關健詞】電子檔案;保護;影響;發展

在電腦廣泛應用于各個領域特別是檔案的整理與保存之前,檔案的整理與保存最理想的介質就是各類紙張。隨著電腦的普及電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案的整理與保護理論造成很大的沖擊,電子文件與傳統紙質檔案在整理與保護技術上有很大的差別,這些差別將是電子時代檔案整理與保護技術的新領域。

一、 電子文件定義及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較,電子文件有以下幾個特點:

㈠ 電子文件不再是直觀的紙質文件,它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;

㈡ 電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;

㈢ 電子文件的利用是可共享的,也不再受時間和距離的影響;

㈣ 電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子檔案的保護

㈠ 電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用,它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點,直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素,它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要短得多,一般僅為5—15年。實驗證明,電子文件的理想溫度為16℃—20℃,相對濕度為40%±5%。

㈡防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義,在電子文件形成和使用過程中,要采取嚴密的防灰塵措施。灰塵一旦對電子文件載體造成危害,載體上所記錄的信息可能會局部丟失,在計算機系統上便無法讀出原始信息,使電子文件失去保存價值。

㈢注意避光,光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉儲一次,轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

㈣磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響,而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體,能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化,造成信號失落或信噪比降低,破壞記錄信息,影響讀出效果。此外,強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序,造成剩磁衰減,從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響,如遠離強磁場,將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等,并避免強烈的機械震動。

三、電子文件對檔案業務管理工作的影響

㈠ 傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象,而應用計算機后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進行修改,一經形成后,馬上存貯到辦公信息數據中,由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點,也是文書工作和檔案工作的結合點,文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中。因此,它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價值”的文件,還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

㈡由于電子文件信息與載體的可分離性,檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代,因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系,這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要,但在當今電子文件的環境中,文件的形式特征和內容特征均發生了變化,電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要,利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

㈢ 由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性,其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化,原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論,文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數據不斷地修改和補充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此,其鑒定、管理方法亦無定論。此外,由于電子文件信息載體的特殊性,其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

目前電子檔案還不可能完全取代紙質檔案,但隨著科技的發展,電子檔案必將成為今后檔案整理與保存的主流,所以檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新,引進、消化、適應信息技術的成果,使檔案人員擁有廣博的知識,以適應信息技術發展的需要。可以肯定,加快檔案人員知識結構的變革,多途徑、多層次培養人才,是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。