淺析信息時代檔案管理模式新趨勢

張艷春

信息時代為學校檔案的快速發展提供了難得的契機,作為對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄的學校檔案,要珍惜這一契機,利用這一契機,自主創新,自主研發,不斷創新高校檔案管理的新模式,適應時代的發展要求,為學校各項事業的可持續發展發揮自身不可替代的作用。

一、改進高校檔案管理模式的必要性

首先,信息時代現代信息技術的迅猛發展,加快了社會數字化、電子化、網絡化的進程,越來越多的電子文檔應運而生,高校的館藏模式由傳統單一的紙質檔案向電子檔案轉化,檔案管理正在逐步實現信息化,檔案從實體管理向信息管理轉變,管理范圍更加擴大,管理方法也更加智能化。改革高校檔案管理模式是信息時代對高校檔案管理的客觀需要,是檔案事業發展的動力。隨著高校自身改革的不斷深化,檔案管理也出現了許多前所未有的新模式、新問題、新動向和新內容,檔案信息利用主體越來越多,對檔案的管理要求也越來越高,面對這些變化,要更好地體現檔案所具有的價值,就必須大膽改革創新。

其次,改革高校檔案管理模式不僅是高校檔案管理服務手段的發展需要,同時也是服務方式的現實需要。傳統高校檔案管理服務手段是以手工檢索為主,難以跟上信息化社會的發展步伐,檔案的信息化著錄和檢索是時代賦予我們的發展要求,而這些又直接關系著檔案管理服務模式的創新。而傳統高校檔案管理服務方式往往是單一式和被動式的,已遠遠不能滿足信息化的現實需求。信息時代變革高校檔案管理服務方式就必須改革創新高校檔案管理模式。

二、實現改革高校檔案管理模式的具體設想

第一,以人為本,提高檔案工作者的自身素質。檔案工作人員的自身素質高低直接決定了其創新精神的強弱。首先,檔案工作人員要在思想意識上更新服務理念,也就是,檔案工作人員要跟上社會發展的步伐,樹立競爭參與意識,以創業取代守業,以經營取代“看攤”,把握時代脈搏,為學校教學、科研工作保駕護航。其次,要不斷提高檔案工作者的業務技能。培養和造就一支高素質的創新型檔案工作隊伍,就是要努力培養適合檔案館數字化和現代化需要的復合型人才,使他們既掌握信息理論與信息知識,又能熟練地應用數字化技術、信息存儲技術、網絡通信技術、多媒體技術及檔案專業技能。這是檔案干部隊伍建設的時代之需,當務之急。

第二,創新工作方式,健全工作規范。新形勢下,校園網、局域網、互聯網已經成為信息交換最便捷、快速的途徑,人們迫切要求能夠在網絡中尋找到自己需要的數字化檔案信息,以往適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已不再適用數字化檔案管理,必須創新工作方式,建設工作規范和標準,加快紙質檔案數字化的進程。這個過程要分幾步走,首先在引進先進的檔案管理軟件的基礎上,將所藏檔案進行全面數字化處理,這里包括的檔案內容是整個學校建立檔案歸檔制度始就形成的珍貴資料,尤其是對那些年代久遠的已經受損,或者是容易受損的利用率較高的檔案資料進行數字化加工,實現檔案信息資源數字化數據庫,這是檔案信息化建設的重要基礎工作,也是一項會出現各種問題和遇到各種困難的比較艱巨的工作。與此同時,要構建網絡實體,建立檔案部門內部局域網,并接入外部網或者互聯網,制定相關的、適應網絡運行特點的規章制度,以便在網絡環境下的檔案管理,具有可操作性和跨平臺運行能力,對電子文件管理規范,有章可循,這是檔案信息化得以進行的基本條件,做到檔案信息服務利用網絡化,檔案信息管理法制化。其次,我們還要堅持文檔一體化、紙質檔案和電子檔案雙軌制原則,檔案信息化建設必須以文檔一體化為前提,文檔一體化也是實現數字化校園對檔案管理提出的必然要求,學校在規劃和組織實施辦公自動化時,要將檔案管理現代化納入其中,統籌考慮,統籌安排,使檔案管理與高校辦公自動化同步發展。

第三、創新服務手段,提供便捷服務。隨著科學技術的不斷發展和進步,人們對檔案信息的單一需求必然將被檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替,這就要求檔案工作者要轉變觀念,轉變檔案管理服務的重心,檔案工作人員不再是單純的檔案保管員,檔案室也不再是單純的收藏機構,檔案部門就是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。而這一切的基礎條件就要加強檔案資源建設,提高檔案藏量,也才能更廣泛地服務廣大師生。大幅度地提高檔案室藏量,就要多項措施并舉,多種途徑征集,建立起以教學、科研檔案為主體,兼顧其他類別檔案的內容結構體系,以網站為基礎,積極開展網上服務。進一步加快檔案信息資源數據庫建設,尤其是電子文件全文數據庫建設,在網站上實現電子文件的實時管理與利用,建立電子檔案(文件)數據庫管理中心,該中心集中管理網站內各單位歸檔的電子文件,并在網站上提供有限制性或非保密性電子文件查詢、利用服務,實現電子文件資源共享,極大地提高了辦公效率。做好這項工作的關鍵,就是要做好電子文件的自動上傳收集。網絡版形成的電子文件的收集工作,與傳統的紙質檔案的收集有很大的不同,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,所以,可以在第一時間收集到電子文件的歸檔,然后即可開展在線查詢和利用服務。學校的檔案服務還可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式,讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速通信,進行信息交流,回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢,提供查詢和咨詢服務,從而更好地發揮檔案的作用。

信息時代各項事業的發展為學校檔案事業的進一步發展提供了可為空間,也加快了學校檔案管理信息化、數字化的進程,高校檔案必將以其獨特的歷史性、直觀性和原始性,在學校各項事業的發展中獨具魅力。