淺談實(shí)物檔案

趙橫眉

【摘要】實(shí)物檔案是指法人、其他組織以及個(gè)人在其公務(wù)活動中形成的對社會和企業(yè)有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。

【關(guān)鍵詞】實(shí)物檔案;記載歷史

隨著社會的發(fā)展,實(shí)物檔案的收集內(nèi)容也在不斷地豐富。我們西安鐵路局檔案室在實(shí)際工作中,不斷地摸索、借鑒,進(jìn)一步認(rèn)識到收集實(shí)物檔案的價(jià)值所在,提高了對實(shí)物檔案的認(rèn)識。

一、概念、歸檔范圍

實(shí)物檔案的概念。實(shí)物檔案是指法人、其他組織以及個(gè)人在其公務(wù)活動中形成的對社會和企業(yè)有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。我們單位各部門在運(yùn)輸生產(chǎn)、基本建設(shè)、科學(xué)研究、文化藝術(shù)、體育衛(wèi)生等重大活動中,取得的榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì),如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)物、證書、贈品等,以實(shí)物來反映歷史記錄,都可以稱為實(shí)物檔案。我們可以追溯到古代,人們?yōu)榱藢Πl(fā)生的事件作記載,把文字記錄在龜甲、石頭、鐘鼎上。我們單位機(jī)關(guān)樓大廳就擺放了一尊西周時(shí)的大克鼎復(fù)制品,是清光緒十六年(公元1890年)發(fā)現(xiàn)于陜西扶風(fēng)。大克鼎是西周孝王時(shí),大臣善夫克頌揚(yáng)周天子并感謝大王對自己的重用和賞賜而作的重型禮器,而當(dāng)今天我們看到它時(shí)就回憶起這一歷史事件。

二、收集實(shí)物檔案的意義

(一)實(shí)物檔案記載歷史,是企業(yè)不斷發(fā)展壯大的歷史見證。

實(shí)物檔案記錄和反映了一個(gè)企業(yè)面貌和全體職工的勞動智慧、成果,繼承發(fā)揚(yáng)了企業(yè)精神,見證了企業(yè)歷史的發(fā)展過程。以我們實(shí)物檔案庫為例。我們針對設(shè)施老化。庫容量不足等情況,安排專項(xiàng)資金對庫房進(jìn)行改造。實(shí)物檔案庫由原15平方米擴(kuò)建到現(xiàn)有的60多平方米,隨著實(shí)物的增加以后或許它擴(kuò)展到100平方米,每一平方米的延伸就是一段歷史,它所容納的這些實(shí)物檔案,就是我們西安鐵路局不斷發(fā)展壯大的史實(shí)記載。我們存儲了1986年以來榮獲的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書等實(shí)物檔案以及民國時(shí)期華州、潼關(guān)老站舍和新中國成立后賀龍、鄧小平、溫家寶等國家領(lǐng)導(dǎo)人視察我局鐵路建設(shè)時(shí)留下的珍貴歷史照片59幅。后來我們又增添了2007年“5?12”汶川大地震抗震救災(zāi)期間,榮獲的國家頒發(fā)的錦旗、獎(jiǎng)牌以及在危急的狀況下,我們職工在旗幟上簽寫的獻(xiàn)身大鐵路的誓詞。這些實(shí)物檔案再現(xiàn)了我們局及時(shí)啟動應(yīng)急預(yù)案,搶險(xiǎn)寶成線109隧道、安置受災(zāi)職工家屬,確保救災(zāi)物資和人員運(yùn)輸為重點(diǎn)的運(yùn)力保障,確保黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人乘火車赴災(zāi)區(qū)視察的安全運(yùn)輸為重點(diǎn)的運(yùn)輸組織和安全警衛(wèi)等戰(zhàn)線,全力以赴抗震救災(zāi)。這些都是我們單位歷經(jīng)滄桑,不斷發(fā)展壯大的歷史見證。我們要保榮譽(yù),找差距,把實(shí)物檔案作為單位工作爭創(chuàng)一流的鞭策和鼓舞。

(二)實(shí)物檔案滿載榮譽(yù),傳承企業(yè)文化精神。

實(shí)物檔案是企業(yè)精神的具體體現(xiàn),是企業(yè)的珍品。各單位、部門、個(gè)人必須如實(shí)向檔案室歸檔,實(shí)行統(tǒng)一管理。在我們實(shí)物檔案庫。具有代表性的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗有:2007年“五一”前夕,中華全國總工會授予的“全國五一勞動獎(jiǎng)狀”,建局以來,全局干部職工秉承“自我加壓,爭創(chuàng)一流”的精神,奮力拼搏,這是對全局干部職工辛勤勞動的嘉獎(jiǎng),也是我局目前榮獲的最高榮譽(yù)。2007年10月,全國生產(chǎn)月活動組織委員會頒發(fā)的“全國安全生產(chǎn)月活動優(yōu)秀單位”獎(jiǎng)牌,全路唯我局獲此殊榮。另外,我們還設(shè)立了局檔案工作榮譽(yù)專柜,有我們在“八五”“九五”期間榮獲的獎(jiǎng)牌、證書,融入了幾代檔案人的心血和努力。特別是青藏公司贈送的“援藏光榮、技能精湛”的錦旗銘記了2006年7月1日西藏從此結(jié)束沒有鐵路的歷史,我局援藏參與這一偉大工程建設(shè)的重要時(shí)刻。

(三)實(shí)物檔案庫圍繞運(yùn)輸生產(chǎn),服務(wù)大局。

2007年4月4日,鐵道部實(shí)施第六次大提速前,路局召開西寶200公里提速改造第八次推進(jìn)會議。西寶200公里動車組的開行將使西安局第一次站在中國鐵路改革發(fā)展的最前沿,對創(chuàng)建一流鐵路局產(chǎn)生重大影響。在各有關(guān)部門全力以赴確保第六次大提速各項(xiàng)工作順利推進(jìn)的同時(shí),我們把第六次大提速有關(guān)的重要文件、照片以及開行CRH動車組機(jī)車駕駛證以及動車組首發(fā)式等相關(guān)資料歸檔留存。同時(shí)在實(shí)物檔案庫設(shè)立了第六次大提速資料專柜,陳列的有我局出版的各種提速培訓(xùn)教材,首批動車組機(jī)車駕駛證,從旅客手中搜集到的動車組首發(fā)車票,各大媒體報(bào)道等。我們圍繞運(yùn)輸生產(chǎn),積極探索新的服務(wù)方式、工作途徑,做到了局中心工作轉(zhuǎn)移到哪里,我們的服務(wù)就拓展到哪里。2007年3月14日,陜西省總工會對我局和諧企業(yè)進(jìn)行驗(yàn)收,首先參觀了實(shí)物檔案庫,對我局所獲榮譽(yù)作了記錄,實(shí)物檔案為和諧企業(yè)驗(yàn)收提供了依據(jù)。2007年5月21至23日,全路檔案工作會議在西安召開。鐵道部檔案史志中心主任劉振明、部檔案處負(fù)責(zé)人以及18個(gè)鐵路局和鐵三院主管檔案工作的辦公室負(fù)責(zé)人、檔史室主任參加了會議并參觀了局實(shí)物檔案庫。部領(lǐng)導(dǎo)評價(jià)西安局實(shí)物檔案收集得好,鐵道部正在編修鐵路志,其中有一些珍貴的資料他們要借鑒,我們覺得很欣慰,因?yàn)樗占臋n案開始有了一次又一次的利用價(jià)值,發(fā)揮了檔案資源的最大效應(yīng)。

三、實(shí)物檔案的保管條件

實(shí)物檔案以件為保管單位,保持原封裝和面貌,珍貴品應(yīng)裝入防護(hù)罩內(nèi)保管。每件實(shí)物應(yīng)貼編號卡,并注具體文字說明。貼在實(shí)物的背面或底部,以不影響美觀為原則。實(shí)物檔案應(yīng)在取得榮譽(yù)后一個(gè)月,由主辦單位或個(gè)人編寫說明后向檔案室移交。在特殊情況下,如不能歸檔,應(yīng)與檔案室協(xié)商具體歸檔或復(fù)制,同意存放在各部門的實(shí)物,應(yīng)向檔案室登記,指定專人保管。庫房的適宜溫度為18-24℃,相對濕度為60-65%,晝夜溫度變化不應(yīng)大于+3℃,相對濕度不應(yīng)大于+5%.定期進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施補(bǔ)救,對損壞、丟失情節(jié)嚴(yán)重的,應(yīng)按照《檔案法》規(guī)定給以嚴(yán)肅處理。

百年檔案,實(shí)物記載,我們作為檔案史志工作者,曾經(jīng)努力過的,凝結(jié)我們心血的檔案永遠(yuǎn)保留下來,這就是歷史賦予我們的責(zé)任,也是我們的驕傲所在。