論電子文件檔案管理與歸檔

徐 燁

隨著辦公自動化程度的不斷提高,紙質(zhì)檔案材料不斷增多,檔案數(shù)字信息處理難度不斷加大,這就需要通過計(jì)算機(jī)的錄入、掃描、刻錄等多種形式將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,借用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案信息管理和檔案信息的傳輸。因而強(qiáng)化電子文件檔案管理工作已成為必然。

電子文件是不同于傳統(tǒng)檔案屬性的新型檔案信息,在載體壽命、環(huán)境條件、技術(shù)壽命、信息保護(hù)等幾個(gè)方面都有所不同。

一、電子文件給管理帶來的便利

隨著數(shù)字化信息社會的到來,使用電子文件給管理和開發(fā)利用帶來很大方便。一是電子文件的記錄密度極大,存儲空間很小,再大的信息量也不需要很大庫房。二是電子文件的易刪性,將給電子文件管理和開發(fā)利用帶來方便。三是電子文件可共享,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),可方便快捷的同時(shí)提供給眾多用戶利用。四是各種信息媒體可利用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。五是可利用電子文件非實(shí)體歸檔特性,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),很快完成電子文件的收集積累、整理歸檔工作。

二、加強(qiáng)電子文件的管理與歸檔

與紙質(zhì)文件相比,電子文件的管理與歸檔是一項(xiàng)艱苦細(xì)致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作;或由于電子文件對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性,因此需要從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)電子文件的管理和歸檔工作。

一是電子文件的歸檔問題 。電子文件的歸檔是將整理完畢的電子文件從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作過程。首先應(yīng)該確定好電子文件的歸檔范圍,如果是網(wǎng)絡(luò)就要按要求轉(zhuǎn)到數(shù)據(jù)庫,如果是載體傳遞歸檔,就要做一些輔助和認(rèn)證工作,要與紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。只用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔方法和程序顯然是行不通的,針對這個(gè)問題,國外學(xué)者提出了“前端控制”的思想。在國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》(草案)中,將電子文件的生命周期劃分為設(shè)計(jì)、形成、和維護(hù)三個(gè)基本階段,并認(rèn)為檔案工作者干預(yù)電子文件的時(shí)機(jī),應(yīng)確定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段。即盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段予以考慮,把各種可能要預(yù)設(shè)的管理功能納入系統(tǒng)中,以功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管理好電子文件的先決條件。這樣,在生成電子文件的同時(shí),就可以采用系統(tǒng)所具有的功能直接確定文件的歸檔范圍,判定其保存價(jià)值,還可以及時(shí)設(shè)定用于檢索的各種數(shù)據(jù)以及利用要求等。這樣做對保證歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性具有決定性的意義。近年來,我國廣泛推行的文檔一體化管理,其基本思路也是對整個(gè)管理系統(tǒng)實(shí)行前端控制。歸檔的前端控制思想,打破了檔案工作和文書工作的界限。馮惠玲教授在他的《電子文件時(shí)代新思維》中說:檔案工作要把“勢力范圍”擴(kuò)大到原來的文件工作階段,歸檔不再是文件工作和檔案工作的“結(jié)合部”,在歸檔之前就要進(jìn)行某些“檔案管理”的活動。

二是電子文件檔案的鑒定。電子文件的鑒定,是對歸檔的電子文件內(nèi)容進(jìn)行鑒定。同時(shí),將載體進(jìn)行檢查、檢測。并確定電子文件的保管期限,將無保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行刪除。由于電子文件具有虛擬性和依賴性的特點(diǎn),文件內(nèi)容難以獨(dú)立支撐它的保存價(jià)值,還需要一定的技術(shù)狀態(tài)作為保障,因此僅對電子文件內(nèi)容作出鑒定是不夠的。法國檔案學(xué)者哈羅爾德·瑙格勒首次提出了電子文件雙重鑒定的思想,他認(rèn)為“機(jī)讀文件的鑒定包括文件所含信息的鑒定(內(nèi)容鑒定)和文件技術(shù)狀況的鑒定(技術(shù)分析)”。這為電子文件的鑒定工作提供了一條全新的思路。電子文件內(nèi)容的鑒定用傳統(tǒng)的“直接鑒定法”恐怕不行。直接鑒定法是逐份審閱文章的內(nèi)容,確定其保管期限。由于電子文件虛擬性的特點(diǎn),再加上電子文件數(shù)量居多且內(nèi)容繁雜,直接鑒定法將難以有用武之地。現(xiàn)在檔案界的一些專家已經(jīng)想到一種適合于電子文件的宏觀的鑒定方法,這種宏觀鑒定思想的要點(diǎn)是主要通過文件形成者的職能,而不是文件的內(nèi)容來判斷文件的價(jià)值。這種宏觀鑒定法所面對的不再是單份文件,而是某種職能的文件,所以常常表現(xiàn)為一種“批處理”方式。而且這項(xiàng)工作宜及早進(jìn)行,檔案界普遍認(rèn)為文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段是鑒定電子文件最合適的階段。電子文件的技術(shù)鑒定比內(nèi)容鑒定更為重要,因?yàn)閷﹄娮游募墓芾碣M(fèi)用,大量轉(zhuǎn)移到了為保障其安全性、可讀性和易用性等所需要的技術(shù)設(shè)備和環(huán)境維護(hù)中。技術(shù)鑒定的內(nèi)容,包括了對信息真實(shí)、可靠、完整、可讀性的認(rèn)定和文件載體性能的檢測。

三是電子文件檔案的保管和維護(hù)。為確保電子檔案信息的完整、真實(shí)和安全,做好電子文件檔案的維護(hù)和保管工作非常重要。1、搞好電子檔案載體的存放環(huán)境。電子檔案載體應(yīng)存放在防磁性能好的專用柜架內(nèi),環(huán)境溫度可控制在15℃-24℃之內(nèi),濕度保持在45%-60%之間。同時(shí)注意做好防塵、防火、防有害氣體等庫房“七防”工作。 2、做好備份工作。由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件可變性特點(diǎn),做好電子文件檔案備份工作非常重要。這需要切實(shí)做好以下二個(gè)方面的備份:一方面要建立多套備份,一式兩份或一式三份,并分開保管,以免電子檔案載體意外損壞。另一方面針對電子檔案載體壽命短的特點(diǎn),最好每隔三年進(jìn)行一次保護(hù)性復(fù)制。3、要做好安全保密工作。首先防止電腦網(wǎng)絡(luò)上“黑客”攻擊。現(xiàn)在黑客技術(shù)和手段越來越高明,僅靠一道簡單的密碼是根本阻擋不住黑客的,國內(nèi)外一些部門采取設(shè)置“雙層電子門”的辦法,除使用磁卡身份證對訪問者驗(yàn)明正身外,還要設(shè)置電子密鑰,使用個(gè)人活動密碼。縱是如此,我們也不能保證其百分百不被黑客高手入侵。還應(yīng)使自己的電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有良好的逆流跟蹤查找功能,以便及時(shí)查出黑客行蹤,逮住惡意的黑客,給予法律上的制裁,這樣可以起到威嚇作用,使黑客們不敢入侵破壞你的系統(tǒng)。其次,還要嚴(yán)格防止計(jì)算機(jī)病毒。4、對一些重要的電子文件,要有相應(yīng)的紙質(zhì)文件。現(xiàn)代已經(jīng)有很多事實(shí)表明人類不能夠過分地依賴高科技設(shè)備。由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性,假如發(fā)生意外或特殊情況,致使電子文件賴以存在的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)無法正常工作,那時(shí)我們對存在磁盤、光盤等載體上的電子檔案將是束手無策。因此有適當(dāng)?shù)募堎|(zhì)文件備份也是非常必要的。