鄭州市電子公文檔案中心的實踐與思考

石　華　杜　紅

鄭州市電子公文檔案中心是河南省第一家成功建立的電子文件中心，目前已實現：實時接收鄭州市政府電子政務系統所產生的各類電子文件，集中采集、實時歸檔、統一管理、發布到政務網與外網上，提供利用服務。本文介紹了中心的建設背景、詳細內容，并指出建設過程中的經驗與不足。

由鄭州市檔案局所建設的鄭州市電子公文檔案中心，在全國范圍來看，建成較早，于2006年6月2日通過專家驗收。到目前為止，已成功運行了兩年多，接收數據3萬余條，在社會上引起了很大反響，效果良好。

在這幾年中，筆者全程參與了該項目的醞釀、運作、方案論證、啟動、招標、協商、修改、驗收、維護、數據更新等全過程，對于電子文件中心——這一檔案部門在電子時代的創新，有較深入的實踐和體會。

鄭州市電子公文檔案中心的建設背景

電子文件中心是在電子政務發展和政務信息公開政策的推動下應運而生的。電子政務建設是電子文件中心問世的直接動因。隨著ＯＡ的實施和擴展，各級政府通過ＯＡ系統形成大量電子文件。與傳統紙質文件不同， 這些電子文件具有載體易損、信息易變、形式多樣和記錄虛化等特點，其形成后必須及時、妥善地加以管理，否則便可能對日后的檔案完整造成無法挽回的損失。為此，近年來文件形成者和檔案管理部門都積極致力于電子文件保管模式的探索，電子文件何時歸檔、如何歸檔、現行電子文件管理機構是否設置、如何設置等問題爭論不斷。網上電子文件中心的建設，正是對電子政務發展的現實響應，是對政務環境下現行電子文件管理、利用模式的一種嘗試。

政務公開政策的推行強化了建立電子文件中心的需求。自上世紀末開始，隨著市場經濟的發展和民主意識的加強，政務公開、政務信息公開在法律條文中逐步體現。我國《政府信息公開條例》也開始從2008年5月1日正式實施。通過適當的形式向公眾開放政府信息成為時代的要求。作為政務信息主要載體的現行文件，尤其是大量電子文件的開放問題被提上了議事日程。而近年來鄭州市政務網的逐步擴展，恰好為現行電子文件的集中發布提供了可靠、高效的技術環境。鄭州市電子公文檔案中心正是在這一社會背景和技術條件下問世的。

鄭州市電子公文檔案中心的建設內容

電子公文檔案中心，是電子政務的延伸，同時又是數字檔案館的有機組成部分。由于資金所限，我們將電子公文檔案中心的建設分為兩期，第一期已實現：實時接收鄭州市政府電子政務系統所產生的各類電子文件，集中采集、實時歸檔、統一管理、發布到政務網與外網上，提供利用服務。第二期將在電子公文檔案中心的基礎上實施電子檔案接收及館、室一體化建設。

電子公文檔案中心的詳細功能包括：采集鄭州市政府電子政務系統（外部系統）的電子檔案數據(包含十類公文類型)，實現集中采集，實時歸檔，提高政府辦公效率。采集過程中原始數據中已存在的元數據字段自動著錄，減少檔案員的工作量。

（1）實現現行文件中心的文件上載、審核、整理、發布、查詢和統計。

（2）功能設計上相對獨立、完整，同時又是“鄭州市數字檔案館”系統框架的一部分，實現與數字檔案館無縫連接。

（3）實現信息查閱功能。可通過電子公文元數據、文件內容進行組合檢索。

（4）實現文件發布功能。將本系統內管理的可公開電子公文檔案發布為靜態文件，機關工作人員、公眾和企業通過鄭州市檔案信息網和政府互聯網門戶網站“中國鄭州”實現網上查閱，更好地為全市各級機關政府公務員以及社會各界提供服務。

(5)提供其他檔案管理軟件的數據導入接口。

電子公文檔案中心的建設原則：

一是開放性和可擴展性。鄭州市電子公文檔案中心系統要實現與網站系統、市檔案局統一數據平臺的集成，下屬的系統接口問題，從應用的角度考慮，開放性和可擴展性是其一個重要的原則。

二是易用性和易管理性。遵循XML數據規范，采用可擴展標記語言XML作為應用系統標準的數據交換格式，滿足其自描繪、結構化、交換性、擴展性特點。

易于擴充升級，既滿足當前的業務需求，又為今后的擴充留有空間。系統要提供擴展接口（比如程序開發接口，數據移植接口）。

系統在使用界面上遵循鄭州市電子公文檔案管理人員的工作習慣, 界面友好易于操作。

三是安全性。保證檔案著錄、查詢等操作的身份認證、信息完整性、機密性和不可否認性，實現統一用戶權限管理。

四是穩定可靠性。系統設計選擇業界穩定可靠的技術和架構，包括操作系統、數據庫、數據管理與存儲、信息發布、信息安全等技術。

五是技術先進性。系統需要有先進的技術做保證，不會因技術不斷更新而落后，同時還要保持系統的持續可擴展。

總體架構：采用B/S結構，J2EE/JAVA技術支持多種平臺；數據庫采用Oracle；應用服務器采用WebLogic/Tomcat。整個網絡搭建經過專家的嚴格論證，完全能滿足現在的實際需求和應用，符合現在流行千兆骨干網絡的結構，并能滿足未來幾年的發展。

網絡結構、部署結構及系統結構如下圖1、圖2、圖3：

創新之處：本系統采用基于模板的網站發布技術，用戶可以定制各自的模板，再與網站欄目相關聯，通過對系統中的文件的發布，實現了網站欄目的自定義和網站信息的自動發布；

本系統提供高級檢索、全文檢索，在高級檢索中，用戶可以選擇所有可用于檢索的字段，并且按照邏輯關系的先后添加查詢條件，或者添加條件組。同時還提供了快速查詢界面的定制功能，便于用戶快速實現；

本系統提供的二次開發接口是通用的開發接口，它可以實現與各種應用系統的銜接。系統提供通用的XML數據接口，支持檔案系統各個單位間移交、接收檔案，以及與其他辦公自動化、檔案年報等應用系統的數據交換。二次開發接口基于純Java技術實現，采用了面向對象的設計方法。采用Java進行編碼，采用J2EE的架構。數據都是以XML的方式提供。這樣的數據結構屏蔽了數據的差異性，以便在網絡上傳輸。

效益：有利于將檔案信息資源轉化為生產力，是鄭州市檔案局參與電子政務的重要組成部分，在推動鄭州市經濟的發展，提高鄭州市的競爭力，吸引外資，促進經濟轉讓與推廣等方面有著積極的作用；提高了查詢速度，一次查詢只需幾秒鐘；延長了保存期限，100年以上，保真性高，而一般紙介質只能保存10年左右；內容更加全面完整，不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容；實現7×24小時的實時在線，全球任何角落的使用者都可以訪問自己所需的檔案資料；檔案信息資源的在線接收為各立檔單位節約了大量的人力、物力，節約了大量寶貴的時間，提高了效率，其間接的經濟效益也非常的巨大。

鄭州市電子公文檔案中心成功的經驗

1、找準定位

電子文件中心，要干什么，能干什么，這個問題首先要搞準。有了明確的需求，可以說項目成功了一半。電子文件中心，可以建成數字檔案館，可以建成電子文件備份中心，可以建成窗口式電子文件查閱室，應結合本地電子政務發展實際，及資金情況，統籌規劃，不可一哄而上，貪大求全。

如果本地正在開發電子政務系統，可由檔案部門提出增加歸檔管理功能，這樣與電子政務系統結合緊密，電子政務系統建設成功了，電子文件中心也建立好了，應該是比較理想的方案。

如果已有電子政務系統，就必須修改政務系統，以便從中接收數據。

2、取得市政府領導支持

檔案部門是一個弱勢部門，這個項目又與電子政務結合緊密，沒有市政府領導的高度重視，統一協調，是難以成功實現的。

“善弈者謀勢，不善弈者謀子。”鄭州市檔案局領導班子積極協調與市政府關系，爭取把檔案信息化工作納入全市信息化建設總體規劃。鄭州市電子公文檔案中心就是市檔案局根據鄭州市政府鄭政[2005]4號文《關于鄭州市2005年度電子政務建設和應用任務的通知》的精神進行籌備的。此項目的實施由市政府統一安排，統籌資金，前期投資已達50余萬元，在建成后每年市財政還將撥付15萬元運行費。這為項目的成功實現打下了堅實的物質基礎。

3.慎重選擇公司，制定合理方案

鄭州市檔案局領導非常重視這個項目，下決心一定要將它建好，為此，專門于2005年7月3日召開了鄭州市電子公文檔案中心設計方案評議會，結合鄭州實際，把握時代脈搏，初步確定了“鄭州市電子公文檔案中心”的方案。

2005年11月10日鄭州市政府采購中心對鄭州市檔案局電子公文檔案中心項目進行了公開招標，由技術力量雄厚、售后優良、有相關開發經驗的北大方正研究院中標。方正公司有多個擁有自主產權的產品，如全文檢索、導庫軟件、數字水印技術等，又參與了國家檔案局《電子文件管理細則》的制定，在技術先進性的把握上又上了一個新臺階。

整個開發過程文檔嚴格遵照CMM標準執行，項目開發有合理的開發計劃和詳細的進度安排計劃，提供了專業、高效的人力資源保障，嚴格控制項目風險，售后服務及時、可靠。最終驗收時，專家給予高度評價，這與我們選擇了一家好的開發商是分不開的。

4、做好與電子政務系統的數據接轉工作

我們深知，整個系統是從電子政務系統中獲取數據的，因此與電子政務系統的接口是否安全準確運行，是項目成功的關鍵。鄭州市檔案局、開發“電子公文檔案中心”的公司（即北大方正）、開發“政務系統”的公司、負責電子政務的鄭州市政府辦公自動化中心四方主要負責人及技術人員一起研究，制定了數據接轉方案，用以指導雙方開發人員基于共同的文檔實現數據銜接，兩系統通過Oracle數據庫交互，開發“政務系統”的公司將政府電子政務系統數據導出到Oracle數據庫，北大方正從數據庫中提取公文信息。

簽署協議，規定方案為《鄭州市電子公文檔案中心需求規格說明書》不可分割的組成部分，具有同等的法律效力。方案文本原件一式四份，甲乙雙方（即鄭州市檔案局、開發“政務系統”的公司）各持一份，鄭州市政府辦公自動化中心、北大方正各持一份。從法律角度限定開發“政務系統”的公司按時、保質保量地修改電子政務系統。

當然，鄭州市電子公文檔案中心也有不足之處，如由于資金有限，未能實現異地備份；數據格式不統一，現在電子公文檔案中心的數據有：html,txt,doc,pdf,gd,s2等文件格式，需要用戶下載多個瀏覽器，不太方便。有些格式是版式文件，如市政府文件經常采用書生格式（gd后綴），不能實現全文檢索。雖然也可以將書生文件格式轉為文本文件格式，但會丟失版式。因此，如何在保持文件“原汁原味”與實現全文檢索間實現平衡，應該是以后的研究課題。

(作者單位：鄭州市檔案局)