試論企業(yè)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容及改進(jìn)完善措施

任冬梅

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善,許多企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模日益擴(kuò)大,業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜,更有許多企業(yè)跨行業(yè)、跨區(qū)域集團(tuán)化經(jīng)營,面臨越來越多不確定因素和各類風(fēng)險,內(nèi)部控制管理已成為企業(yè)內(nèi)部管理體系中不可缺少的重要組成部分。內(nèi)部控制作為現(xiàn)代企業(yè)制度下自我約束機(jī)制的重要組織部分,是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)的重要管理手段。建立健全內(nèi)部控制制度,充分發(fā)揮內(nèi)部控制職能,對于完善企業(yè)治理,促進(jìn)企業(yè)科學(xué)管理,改善組織經(jīng)營,提高經(jīng)濟(jì)效益等方面具有極其重要的作用。因此,企業(yè)必須健全內(nèi)部控制制度,使內(nèi)部各職能部門及人員都能夠有效地進(jìn)行工作。筆者通過對內(nèi)部控制的內(nèi)涵、重要性和重要作用進(jìn)行分析,論證了改進(jìn)和完善內(nèi)部控制及確保其有效運(yùn)行的對策。

一、內(nèi)部控制的重要作用及其控制內(nèi)容

(一)內(nèi)部控制的涵義及其重要性

內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、經(jīng)理階層和全體員工實(shí)施的,為營運(yùn)的效率效果、財(cái)務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法令的遵循性等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而提供合理保證的過程。內(nèi)部控制是衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標(biāo)志,實(shí)踐證明:得控則強(qiáng)、失控則弱、無控則亂。企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā),按照自身經(jīng)營特點(diǎn)和管理系統(tǒng)要求,實(shí)事求是地建立自我調(diào)整、檢查和制約的內(nèi)部控制體系,從而形成一個建立完整、運(yùn)用靈活、富有實(shí)效的控靜網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),這也是企業(yè)經(jīng)營管理順利運(yùn)行的根本保障。

(二)內(nèi)部控制的重要作用

內(nèi)部控制是一個系統(tǒng),是一個過程,是企業(yè)防范風(fēng)險的內(nèi)在積極性和能力,它表現(xiàn)為系統(tǒng)的、動態(tài)的、主動的和持續(xù)的控制活動過程強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制,是現(xiàn)代企業(yè)生存發(fā)展必須遵循的基本法則。強(qiáng)化內(nèi)部控制,對企業(yè)防范和化解經(jīng)營風(fēng)險,幫助企業(yè)改進(jìn)管理、完善制度,對實(shí)現(xiàn)公司的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)增加企業(yè)效益,具有重要的促進(jìn)作用。它對增強(qiáng)企業(yè)競爭力和提升企業(yè)價值,使企業(yè)健康理性發(fā)展,既具有保駕護(hù)航的作用,也具有積極的推動作用。

(三)內(nèi)部控制內(nèi)容

內(nèi)部控制理論的發(fā)展,經(jīng)歷了內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)和內(nèi)部控制整體框架四個聯(lián)合體,總括這四個階段內(nèi)部控制的內(nèi)容,主要體現(xiàn)在三個方面:

1.內(nèi)部控制是企業(yè)治理的重要機(jī)制。在現(xiàn)代企業(yè)制度下,股東、董事會和經(jīng)理人員權(quán)利、責(zé)任及利益的相互制衡,是企業(yè)內(nèi)部控制和治理的基本內(nèi)容。

2.企業(yè)的內(nèi)部控制的內(nèi)容。按照不同的控制領(lǐng)域可以劃分為會計(jì)控制、管理控制和內(nèi)部審計(jì)控制。內(nèi)部會計(jì)控制是為了保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全完整和提高財(cái)務(wù)報告的正確性和可靠性而建立的。具體包括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批手續(xù)、經(jīng)濟(jì)活動的會計(jì)核算制度、財(cái)產(chǎn)物資的保管制度、內(nèi)部稽核制度等等。內(nèi)部管理控制包括組織的計(jì)劃和為提高經(jīng)營效率、保證企業(yè)既定管理政策的實(shí)施而采取的所有措施和方法,主要內(nèi)容有計(jì)劃控制,信息、報告控制,操作與質(zhì)量控制,人員組織與培訓(xùn),業(yè)務(wù)核算與統(tǒng)計(jì)核算,其他控制。內(nèi)部審計(jì)控制是根據(jù)系統(tǒng)的控制目標(biāo)和既定的環(huán)境條件,按照一定的依據(jù)來審查調(diào)節(jié)被審計(jì)單位經(jīng)濟(jì)活動的一種控制活動。它的主要過程是對照標(biāo)準(zhǔn)、查明問題、提出措施、監(jiān)督糾正。

3.內(nèi)部控制的整體框架。它由五個要素構(gòu)成,即控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與交流、監(jiān)督。在內(nèi)部控制體系中,控制環(huán)境是整個體系的基礎(chǔ),良好的控制環(huán)境為提高內(nèi)部控制效率、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目標(biāo)提供了重要的保障。風(fēng)險評估在充分考慮影響機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)的內(nèi)部不確定性因素的基礎(chǔ)上,明確了內(nèi)部控制的“關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)”。控制活動在風(fēng)險評估的基礎(chǔ)上,針對“關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)”,進(jìn)一步明確“行動和控制活動的要點(diǎn)”,并制定一系列政策和相關(guān)實(shí)施程序。監(jiān)督管理則通過獨(dú)立的內(nèi)部稽核部門對內(nèi)部控制系統(tǒng)各個要素的運(yùn)行情況進(jìn)行有效的監(jiān)控,并且對現(xiàn)有政策及程序是否健全作出判斷。信息與交流則貫穿于內(nèi)部控制程序的全過程,為內(nèi)部控制體系各個要素的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供有效的信息支持,以便于及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制過程中的問題并采取有效的補(bǔ)救措施,確保內(nèi)部控制的效率和內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。這五要素相互聯(lián)系,相互作用,對不斷變化的情況作出積極反應(yīng),形成一個持續(xù)不斷的動態(tài)過程。這個過程既無起點(diǎn),也無終點(diǎn),不斷發(fā)揮作用,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。

二、改進(jìn)和完善內(nèi)部控制的對策

(一)充分利用電算化條件加強(qiáng)內(nèi)部控制

1.嚴(yán)格分離系統(tǒng)中的不相容職務(wù)。按電算化運(yùn)行程序建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制度,將系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護(hù)人員這三種不相容職務(wù)互相分離,互不兼任。

2.針對電算化特點(diǎn)強(qiáng)化系統(tǒng)操作及維護(hù)控制。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)權(quán)限、操作流程及注意事項(xiàng)等,如嚴(yán)禁越權(quán)操作。操作過程中出現(xiàn)的問題要詳細(xì)記錄并向管理人員報告,無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入機(jī)房等。對硬件的維護(hù)控制,應(yīng)按照固定資產(chǎn)造冊登記,專人保管,制定設(shè)備使用、檢修制度;對數(shù)據(jù)的控制,應(yīng)對數(shù)據(jù)處理的輸出結(jié)果指定有關(guān)人員定期檢查;對軟件的控制,防止對軟件的非法修改和刪除。

(二)建立統(tǒng)一科學(xué)的內(nèi)部控制評價標(biāo)準(zhǔn)

我國理論與實(shí)務(wù)界尚未對內(nèi)部控制評價內(nèi)容形成一致的意見。獨(dú)立審計(jì)師對財(cái)務(wù)報告內(nèi)部控制有效性進(jìn)行審計(jì)時,主要是針對財(cái)務(wù)報告形成過程中所有重要的內(nèi)部控制有效性進(jìn)行評價,對于外部審計(jì)師應(yīng)該執(zhí)行哪些評價程序、遵循哪些標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)該在什么情況下承擔(dān)責(zé)任、承擔(dān)什么責(zé)任等需要慎重解決的問題都沒有明確規(guī)定。外部審計(jì)師對內(nèi)部控制進(jìn)行評價并出具評價報告的前提條件就是要對內(nèi)部控制評價進(jìn)行規(guī)范,規(guī)范制度要考慮是否具有操作性和指導(dǎo)性。必須統(tǒng)一目標(biāo),確定標(biāo)準(zhǔn),尋找一套評價內(nèi)部控制的有效性和效率的指標(biāo)內(nèi)容。

(三)完善企業(yè)內(nèi)部牽制機(jī)制

內(nèi)部牽制是建立內(nèi)部控制制度的基本原則,也是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制有效性的關(guān)鍵因素。在強(qiáng)化職業(yè)道德自律機(jī)制的同時,應(yīng)該實(shí)施必要的內(nèi)部牽制。內(nèi)部牽制的落實(shí)主要由適當(dāng)授權(quán)、不相容工作的責(zé)任分工、憑證和記錄、接近控制、獨(dú)立檢查等環(huán)節(jié)采實(shí)現(xiàn)。對于一個業(yè)務(wù)流程,不能由一個部門或一個人完成一項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程,而必須由其他部門或人員參與,并且與之銜接的部門能自動地對前面已完成的工作進(jìn)行正確性檢查。例如在會計(jì)信息收集、歸類過程中,除了制單外,必須有復(fù)核并由財(cái)會主管審批;在現(xiàn)金流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)中,現(xiàn)金收支的審批、收入和支出、印鑒的保管、記賬等業(yè)務(wù)應(yīng)分工管理,互相牽制。工作輪換制是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部牽制的有效手段。在實(shí)際工作中,應(yīng)根據(jù)不同崗位在管理系統(tǒng)中的重要程度,明確規(guī)定并嚴(yán)格控制每一員工在某一崗位的履職時間,并對關(guān)鍵崗位進(jìn)行頻繁輪換,從中暴露出存在的問題揭示出制度設(shè)計(jì)和管理的缺陷,以便進(jìn)一步改進(jìn)和完善。

(四)嚴(yán)格內(nèi)部審計(jì),強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督的執(zhí)行力

1.設(shè)立單獨(dú)的內(nèi)部審計(jì)部門,增強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的權(quán)威性。內(nèi)部控制有效性的實(shí)現(xiàn),執(zhí)行是關(guān)鍵。設(shè)立單獨(dú)的內(nèi)部審計(jì)部門,直接對董事會負(fù)責(zé)。在保障內(nèi)部審計(jì)獨(dú)立性的基礎(chǔ)上,增強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的權(quán)威性,對內(nèi)部經(jīng)營單位財(cái)務(wù)收支的真實(shí)、合法、效益、企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動等執(zhí)行制度的情況進(jìn)行全面監(jiān)督,充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)對內(nèi)部控制制度的審查和評價作用,從而起到監(jiān)督和保護(hù)企業(yè)的資產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)安全的作用,促進(jìn)企業(yè)朝著合理、合法的良性方面發(fā)展,保證企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。

2. 加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)的內(nèi)部控制審計(jì)。內(nèi)部控制審計(jì)是對企業(yè)內(nèi)部控制制度的再控制。加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)的內(nèi)部控制審計(jì),一是為了保障國家作為出資人的合法權(quán)益不受侵犯,確保國有資產(chǎn)的安全和增值。二是為了防范投資風(fēng)險和經(jīng)營風(fēng)險,確保企業(yè)對所投資企業(yè)和項(xiàng)目的有效管理和控制。三是強(qiáng)化對內(nèi)部控制的有力監(jiān)控,企業(yè)能否建立完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)并切實(shí)予以實(shí)施,需要外部力量予以保證。內(nèi)部審計(jì)也為降低企業(yè)自身的風(fēng)險而督促企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人改進(jìn)內(nèi)部控制,降低企業(yè)營運(yùn)的風(fēng)險,提高企業(yè)營運(yùn)的效率和效果,進(jìn)而保護(hù)投資者的利益。