淺談院校管理業務流程的優化再造

2009-05-12 03:14:34濮小金

消費導刊 2009年7期

[摘要]隨著校園網在院校的普及，傳統的管理模式已經難以適應現代化教育的要求，必須對現有管理業務流程進行優化再造。優化再造包括文化觀念的優化再造，工作流程的優化再造，組織結構的優化再造。同時，我們還應該把優化再造與院校整體改革結合起來，使優化再造發揮更大的作用。

[關鍵詞]院校管理業務流程優化再造

國家社會科學基金項目，編號：08GJ186-023

作者簡介：濮小金 (1951-) ，男，解放軍信息工程大學理學院教授，主要研究方向：信息化理論。

一、院校管理業務流程優化再造的涵義

業務流程再造（Business Process Reengineering，BPR），是由美國著名企業管理大師、原麻省理工學院教授邁.哈默于1990年提出來的，“它是指對企業的經營過程做根本性的重新思考和徹底的翻新，以便使企業在成本、質量、服務和速度等重大特征上獲得根本性的改善，并強調通過充分利用信息技術使企業績效獲得巨大提高。其中，根本性、徹底性、戲劇性和流程是核心?！盵1]由此可見，作為一種基于信息技術的、為更好滿足顧客需要服務的、企業組織的工作流程改進的業務流程再造，它突破了傳統勞動分工理論思想體系，強調以流程為導向，使企業最大限度地適應以顧客、競爭、變革為特征的現代企業經營環境，以這種思想重新設計的企業組織不僅可以帶來組織結構扁平化和組織機構精簡的結果，而且可為企業組織的根本性改造提供一個新的突破。

所謂校園業務流程優化再造，是指依托校園網，運用現代管理學思想、經濟學的市場機制原理和現代化的技術，把院校的工作流程進行根本性的、徹底的重新設計，使院校的行政成本、公共物品及支出、服務質量、效能與效率都具有可量化的苛刻標準，最終達到院校行為、業務流程的革命性變化。

校園網是院校機關在業務活動中全面應用現代信息技術進行管理和辦公，為受教育者提供信息化服務的一種工具。校園網的建設不僅能夠改進院校的服務水平，而且為改變傳統業務流程提供了機遇和條件。“網絡化辦公要求機關各職能部門打破固有的工作模式，為同一個公務協同工作?！盵2]這樣做，要求院校的業務流程根據校園網運作的內在機理進行有目的、有組織地優化和再造。傳統院校業務流程的工作機制、工作方法、工作思路甚至部門的設置等都將發生深刻的變革。

在校園網環境下的行政流程優化再造，以受教育者需求和輸入各種公共信息為起點，以創造出對受教育者有價值的“產品”或服務為終點，以受教育者滿意為目標，它有兩個基本特征：一是面向受教育者，以事務為中心。二是跨越職能部門、所屬單位的現有邊界。

二、院校管理業務流程優化再造的基本內容

（一）工作流程的優化再造

1．合理界定業務流程邊界，約束院校行政行為，是院校管理業務流程優化再造的前提。業務流程的邊界定位主要是界定業務流程的起始邊界的空間范圍。業務流程的起點是院校管理問題，終點是院校管理問題的解決。業務流程的空間邊界是院校管理活動，作為院校行政權力與行政職能作用于教學和學生的公共行政活動，院校行政行為應該在此范圍內活動，凡是超越邊界的行政行為都是不允許的和非法的，也是無效的。合理界定業務流程邊界，可以明確院校的行政行為范圍，凡屬于行政流程以外的作業，都不屬于院校的行政行為。合理界定業務流程邊界，可以使院校行政行為規范化，即根據院校各項職能的性質、目標及其作業流程規律，進行優化整合，確定行政行為的基本路徑，設置相應的組織機構。

2．構造有序、規范的業務流程，排除非業務流程行為，是院校管理業務流程優化再造的重要任務。業務流程是完成行政目標的全過程，這一過程由諸多工作環節和步驟組成，每一工作環節（次級流程）都有一定的指向和順序，其過程有較強的邏輯性。如果違背這一流程邏輯，非業務流程行為就會產生，行政行為就會走樣，行政目標就難以有效完成。但這決不是說，這一業務流程內的每一工作環節和步驟都是固定不變的，當內外環境發生變化時，流程內的工作環節和步驟也會變化，只不過這些變化不能影響其先后順序和整個流程的內在邏輯罷了。

3．設計合理的業務流程構造，推進院校職能的轉變，是院校管理業務流程優化再造的中心工作。業務流程構造是院校行政流程之間的比例關系與結構。每一層級基本業務流程結構都由縱向和橫向兩方面構造組成?？v向流程更多的是以院校行政指揮為主的流程，它有自己的流程結構，而橫向流程更多的是各職能部門作業性流程，它也有自己的流程結構，縱向流程和橫向流程交錯構造，組成業務流程的基本結構。“橫向流程作業的有序展開受到縱向行政管理流程的指揮和控制，但橫向作業流程的內在邏輯關系又是縱向行政指揮時不得不注意和慎重對待的問題，否則就有可能導致外行指揮內行，從而規定了縱向行政管理流程的基本路徑和工作環節的確定?！盵3]由此可以看出，業務流程基本結構與院校機構及其職能顯然有密切聯系，院校職能的轉變離不開院校的行政流程的重構。

4．以信息化整合業務流程，防止人為干擾，是院校管理業務流程優化再造的基礎。高效精干的業務流程是以信息化來支撐的。科學技術和現代資訊把原來若干個管理環節、若干個流程作業線加以重新整合。專業化程度的提高，使原本“萬金油”式的行政職能變得清晰而可以相對劃定邊界，交由合適的部門和人員來完成，從而更快、更省、更有效地完成工作任務。此外現代科技和資訊還將提高業務流程信息傳輸的品質，有利于提高行政決策的質量，也會提高業務流程的規范程度，防止行政行為的人為干擾，提高行政控制水平。

5．以法制化保障業務流程各環節的順暢，防止行政行為失控，是院校管理業務流程優化再造的保證。經過重新整合改造后的業務流程要得以順利進行，必須以法制來規范和保障。一是流程本身需要法律和制度來保障，以嚴格規范的程序法保證其指向正確和路徑、步驟的通暢。二是院校及其職能部門在業務流程中的具體行政行為，也要以實體法來規范其權力和義務，依法行政。

（二）組織結構的優化再造

傳統的院校組織結構是呈金字塔式的，中間環節眾多，導致機構臃腫，信息流、資金流、物流等在最高層與最底層間流動緩慢，且增加了傳遞成本，對于院校管理部門而言，這樣的金字塔式結構往往使傳遞中的信息流發生偏差。而院校管理業務流程優化再造，要求院校的組織結構趨于扁平化，使最高層與最底層之間可實現直接溝通，免去繁冗的中間環節，加快信息流的傳遞，同時大大降低運作成本。因此，必須進行組織結構的再造，縮減中間管理層，增寬管理幅度，促進院校信息化建設。

（三）文化觀念再造

院校管理業務流程優化再造牽涉面很廣，各個部門的利益將再分配，工作人員已有的利益將受到威脅，院校管理業務流程優化再造必然會遭到各方面的抵制，因此，觀念再造非常必要。觀念再造的目的是讓院校工作人員了解業務流程優化再造的意義，明確業務流程優化再造的重要性。觀念再造，要求工作人員對以往心中熟視無睹的流程模式和運行機制進行重新思考；要求工作人員徹底擺脫頭腦中的舊框框，重新認識全新的業務流程及相應的組織結構、運行機制。為此要做好以下三方面的工作。

1．要克服管理人員的官僚習性和僵化的文化，營造積極創新的思維和態度，服務于受教育者的行政管理文化氛圍。

2．要積極倡導學習，增進能力，加強院校管理人員專業化技能的培養，包括：執行業務所需的工作技能，業務規劃和變革所需要的專業性知識，以及提供多元化自我學習和進修機會，建立起學習型的院校管理文化。

3．要注意文化轉型的漸進性，在漸進中實現突破。院校管理業務流程優化和再造，必然會涉及院校組織結構、工作方式，甚至是權力的再分配，因此，業務流程的再造必須以一種漸進的，逐步優化的方式進行，每一步都要抓住機遇，既要善于局部突破，又要注意整體推進。

三、院校管理業務流程優化再造應注意的問題

（一）院校管理業務流程優化再造必須凸顯以人為本的管理理念

院校管理業務流程優化再造，不僅僅是工作方式的轉變，更是管理科學的革命。流程再造后，原來由多個部門或專業人員完成的工作任務，變成由一個人或幾個人組成的“流程小組”來完成，行政人員將獲得獨立解決問題的行動自主權。“對行政人員的管理方式不是監督、控制，更多是指導、幫助和支持，考核方式也由部門工作量的考核，轉變為以業務小組為中心的績效考核?！盵5]由于新的工作流程對行政人員的綜合素質和能力要求提高了，行政人員必須具備基于處理多項業務、協同作業、信息化集成管理等新流程所要求的知識和業務能力，因此，在管理過程中，必須突出以人為本的管理理念，包括對被管理者的人性化管理和對管理者本身的人性化管理，全面提升以人為本的管理水平。

（二）院校管理業務流程優化再造必須與院校信息化建設同步進行

信息技術是院校管理業務流程優化再造的“發動機”，而院校管理業務流程優化再造只能在信息技術創新的基礎上才能發揮效能。院校管理業務流程優化再造就是建立在信息集成原則和信息化基礎上的組織再造。信息技術應用的真正力量不僅僅是使以往的活動做得更好，而是要突破原有的一些默認和規定，創造出一種全新的組織結構與工作方法，使院校組織的管理模式和服務質量發生質變，這也是院校行政組織再造的基礎所在。

（三）院校管理業務流程優化再造必須進行配套的體制改革

“利用網絡信息技術再造業務流程，不僅僅是工作流程的簡單轉換，還涉及行政組織的制度改革、行政組織的結構調整、行政人員能力的提高以及行政組織文化的再造?！盵6]具體來說，院校管理業務流程優化再造的配套措施至少應當包括以下幾個方面。

1．轉變院校管理職能，將非教學科研的行政行為從原有的行政業務流程中剔除出去。

2．盡可能做到對現有行政組織和公共服務職能的集成化，并以法定化的方式明確行政業務流程的范圍與邊界。

3．根據優化后的行政業務流程，調整、撤并不必要的行政部門，減少不必要的行政層級、裁減不必要的冗員，使行政組織結構扁平化、精干化。

4．廢除不必要的規章制度和煩瑣的程序，簡化辦事手續，并對基層行政人員擴大授權。

5．建立跨部門的流程管理機構、配備強有力的領導負責內部的流程管理，明確其職責范圍，制定行政業務流程內部的運轉規則與各行政業務流程之間的關系規則，并以核心工作流程為中心，編制工作流程圖，代替傳統的組織機構圖。

6．建立溝通行政組織內外的電子化信息傳遞網絡，并通過技術維護確保流程管理信息系統的暢通性與安全性。

7．行政人員要轉變觀念，樹立以服務為導向的工作意識，并通過培訓、信息共享以及構建學習型組織，全面提升行政人員的綜合知識水平和信息處理能力。

8．通過建立一種鼓勵創新、相互溝通、積極協作、強烈事業心和使命感、善于自我管理的行政組織文化，確保新流程下的流程小組或行政人員能夠實現自我協調和院校管理責任的內化。

注釋

[1]李國光《商業世界》第54頁，2004，04，第10期