中國海油資金和預算管理系統

胡悅嘉

摘要：資金是企業的血液，在金融危機時期下，企業掌握“資金流”尤為重要。通過資金與預算管理信息系統，完善資金監控和調度手段，提高資金調控能力，為企業生產經營提供全面、真實、快速、有效的決策信息。本文對中國海油資金和預算管理系統的架構、特點、實施效果做了闡述，并簡述了資金和預算管理系統存在的問題與展望。

關鍵詞：資金；預算；金融危機

1項目建設背景

美國次貸危機引發的全球金融風暴迅速蔓延，席卷全球。受金融危機影響。世界市場原油需求急劇萎縮，國際原油價格大幅下滑。國內石油石化行業產值和基礎原料生產增速明顯放緩，主要產品產量增速明顯放緩，需求放緩導致石油及石化產品價格大幅下降，且下跌勢頭顯著加快。對我國石油石化企業生產經營產生很大沖擊和影響：資金縮減、收入減少、盈利能力大幅下降。

在應對金融危機的挑戰中，我國石油石化企業采取的有力措施之一就是實施積極高效的資金運作策略，著力在保障大局穩定和生產建設資金需求上下功夫。資金是企業的血液。是企業做好各項工作的前提和保證。作為資金密集型行業，石油石化企業要應對金融危機就必須注重現金流管理，科學預測資金收支與余缺，細化資金預算安排。穩健理財，切實保障生產經營的資金需求。石油石化企業通過建立功能完善、安全高效的資金和預算信息管理系統，完善資金監控和調度手段，提高資金調控能力，為企業生產經營提供全面、真實、快速、有效的決策信息。

預算管理和資金管理均為公司日常管理的核心業務。中國海油總公司計劃預算管理部門有總公司計劃部和財務管理部。計劃部負責投資類支出的預算管理工作，財務管理部負責經費類支出的預算管理工作。總公司資金管理部是資金管理的歸口部門，其日常工作包括總公司資金支付和現金管理。預算管理和資金管理的基礎工作是相互銜接、相互支撐的業務環節。特別是在具體的操作層面。存在大量預算信息和資金記錄，這些信息及時有效的共享和沉淀十分必要。

公司對資金的支出管理有相應的管理規定。規定一切支出都以預算為依據，每筆付款都要根據預算類別的不同，按照一定審批程序，由相關管理部門和有關領導審批后撥付。這些審批流程都是跨部門的。投資類支出要經過計劃部預算審核；經費類支出則要由財務管理部預算進行預算審核。由于缺少信息系統的支持，部門之間信息無法共享，大大制約了資金和預算管理水平和效率的提高。問題主要表現在以下一些方面。

(1)無法及時準確掌握預算資金的執行情況，影響預算資金撥付管理的有效性。

(2)每月大量的資金支出，由于缺乏信息共享。難以制定出準確的用款計劃，容易造成利息損失。

(3)完全手工化的管理，缺乏操作過程的可追溯性，存在一定風險隱患。

(4)統計報表耗費太多人力，影響報表的及時上報。

針對上述問題，中國海洋石油總公司決定自主開發一套滿足自己業務需求的資金和預算管理系統。

2系統架構及特點

2.1網絡拓撲結構圖(如圖1)

2.2資金和預算信息系統設計

中國海油進行了資金和預算管理系統的設計，主要解決三個方面的問題：一是建立管理流程，二是設計輸出報表，三是制定信息安全管理策略。

2.2.1管理流程

資金和預算管理系統實現跨部門的業務流程，各相關部門信息共享的需求。為了提高工作效率，系統對付款流程進行了簡化，合并了部門內部一些崗位的功能。請款單位提交付款申請后，系統自動判別出所付款項是屬于投資類還是經費類。投資類支出由計劃部審核，經費類支出由財務管理部審核。計劃部或者財務管理部審核通過的請款，資金部根據用款單位的資金情況決定付與不付。如果支付，則整個付款流程完成。如果不能支付，就要將付款申請退回預算審核部門。并說明處理意見。預算審核部門可以取消審批，并將付款申請退回請款單位。請款單位可以取消請款或者重新請款。付款審批流程如圖2所示付款審批流程圖。

2.2.2輸出報表

資金和預算管理系統的報表格式在行業中沒有現成的規范可以遵循，行業沒有統一的報表格式。報表的種類和格式按照各部門需求來設計，并根據管理需求的變化，對報表隨時調整和修改。為了滿足用戶對報表的靈活要求，系統自動產生的報表允許轉換成EXCEL格式的文件。統計報表中實現支持多種幣種。

2.2.3安全保障

資金和預算信息系統中的各部門的用戶只能看到與本部門業務相關的信息。系統通過兩種方式實現了對各部門信息的安全保障。一是通過在注冊用戶信息中含有部門信息的方式。實現部門間信息的隔離；二是通過用戶授權的方式，限制某些用戶只能訪問系統的特定功能。這兩種方式結合起來，既保證了用戶對信息的靈活使用，又保證了信息的安全。

在管理流程中，有多個用戶角色，每個用戶有特定的數據訪問權限。系統在數據庫中記錄用戶所做的操作。如發生誤操作，出現信息錄入錯誤等情況，數據庫管理員可以很容易地發現是由哪位用戶的操作引起的錯誤。

2.3主要實現功能

資金和預算管理系統主要實現功能有：投資預算管理、經費預算管理、付款流程管理、存款管理、綜合信息查詢、統計圖形、資金部報表、計劃部報表、財務部報表、請款單位報表、編碼管理、系統管理。(如圖3)

2.4數據庫清單(如表1)

2.5資金和預算管理系統特點

資金和預算管理系統以預算為依據，以信息系統為支撐，以跨部門付款審批流程電子化和網絡化為核心內容。其基本原理是打破部門壁壘，將預算管理和資金管理作為一個整體考慮，建成一個統一的管理信息系統。實現部門之間信息共享，提供高效方便的信息獲取手段，使管理者能夠快速而全面地掌握資金運作的整體狀況，提高宏觀控制能力；優化付款流程，將跨部門的付款審批工作放在網上進行，實現付款管理電子化和流程化，不僅提高審批效率，而且能預知每筆資金所處的審批狀態，使資金的使用更有預見性和計劃性，避免利息損失。還可以對每個操作進行追溯，增強了防范風險的能力。

資金和預算管理系統既實現了部門間信息共享，又保證重要信息不被外泄；既實現了流程化管理，又保證了高效率。做到了過程可控制，操作可追溯。使用靈活，安全性高。達到了優化流程，規范業務。提高效率，提升在資金管理中宏觀控制能力的效果。

3實際應用效果

資金和預算管理系統在總公司機關各部門全面推廣使用，并進一步推廣至總公司全資子公司，同時在使用過程中不斷完善。目前用戶總數已達80多人，取得了很好的實施效果。

規范和強化了總公司預算資金撥付流程。協調了預算資金管理各相關環節的分工和合作。使預算資金的控制更加可靠和準確。

數據入口徑一致，各部門所使用的數據都保存在同一數據庫。從而實現信息共享，同時實現數據之間相互核查的可比性，保證了數據的一致性、有效性和準確性，提高了信息質量。

信息獲取手段方便高效，有利于各級領導掌握最新的資金情況。隨時控制資金的流動和增減；有利于制定出合理的用款計劃。避免利息損失。提升了領導在資金管理方面宏觀控制能力。

所有操作都在系統中保留痕跡，便于追溯，增強了抗風險能力。

實現了資金撥付數據及總公司各賬戶信息記錄、保存、統計、查詢、打印等日常管理及維護工作的程序化和信息化，簡化了使用者的部分工作，有效縮短了各部門編制各種報表的時間。提高了工作效率和質量。

通過設置使用者權限的方式，對不同層次的管理者使用信息的權限進行了明確定義，從而保證了系統安全，并達到了對預算信息和資金信息安全保障的要求。同時擴大了管理信息合理使用者的范圍。

為總公司推行ERP做好了信息化基礎，并有可能成為ERP的一部分或補充。

4存在的問題與展望

資金和預算管理系統存在的問題是沒有和ERP集成。通過集成，使資金支付后，財務部記賬形成一個完整的系統流程。存在出納向系統導入財務數據的問題，在資金和預算管理系統和ERP集成后，可以直接查詢預算執行情況。資金和預算管理系統與公司正在實施的全面預算系統有功能重疊的地方。因為系統是自主開發的，存在開發代碼難以長期維護的問題。為了解決上述問題，中國海油正在計劃對資金和預算管理系統進行升級改造的工作。在不久的將來，新系統將更能滿足中國海油資金管理要求、預算管理要求和用戶需求。