實現檔案工作的規范化和標準化

郭江偉

【摘 要】 工作實踐表明，公文規范的制發是檔案工作規范化、標準化的前提。在此基礎上，檔案管理要實施“以我為主”的立卷歸檔原則。一是要改變傳統的立卷方法，由以“卷”為單位改為以“件”為單位；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；三是推進以計算機為現代科技手段在檔案部門的有效利用，促進文檔一體化管理的實現。

【關鍵詞】 檔案管理；規范化；標準化

檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，做好檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節，在檔案管理搞好硬件建設的同時，規范地做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。多年的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，它們具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，文書處理和檔案管理是相互銜接的兩個流程，具有許多共同之處，文檔一體化的目的，是理順文書處理和檔案管理兩個環節之間的關系。因此，要強化文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化的工作意識和指導思想，在實際操作中，嚴格把住文書處理工作規范

化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、公文規范的制發是檔案工作規范化、標準化的前提

公文的形成不是任意的，而是伴隨著各行政機關、團體和社會組織的職能活動產生，有其自身的規律和特點。行政機關公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。一個行政機關制發的公文是否規范，也是這個行政機關綜合素質的體現。我們應以《國家行政機關公文處理辦法》為標準，進一步規范公文格式，努力提高公文質量，可以說公文制發的是否規范，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的歸檔質量，也決定了檔案工作規范化、標準化的質量問題。因此，在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙、排版和幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。二要注意制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題的擬制、抄送單位是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則，推進檔案工作規范化與標準化

實現檔案工作規范化、標準化，主要是體現檔案的來源，即“以我為主”。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。機關工作中形成的文件一部分是本機關的內部文件，一部分是本機關的收文。整理歸檔后本機關的文件是工作考察和歷史研究的一手材料，也是檔案工作的基礎，在確定歸檔范圍和保管期限時，本機關形成的文件材料是收集的重點，歸檔是否齊全，整理是否規范，直接關系到檔案的完整和檔案工作質量。因而提高檔案歸檔的工作規范化、標準化，一是要改變傳統的立卷方法，在實際檔案工作操作中，由以“卷”為單位改為以“件”為單位，雖然這種整理的方法簡化了，但在整理時，要把握好，不是所有的文件材料都需要歸檔，而是要正確分析，區別對待，在確定機關文件材料歸檔范圍時，既要保證該歸檔的文件材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”，又要注意不該歸檔的文件材料不能歸檔，防止“有文必檔”。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，在實現文件級管理后，需歸檔文件可以在處理完畢后隨即歸檔，使文書檔案工作化整為零，減輕歸檔工作的壓力，提高檔案利用的效率。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，對歸檔文件進行合理的分類，不但能有效地揭示出歸檔文件之間的內在聯系，使全宗成為一個有機整體，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、改革文書檔案的立卷方法，實現文件級檔案管理

工作實踐證明，做好檔案工作規范化、標準化的工作進程中，必須要注意解決好以“件”為單位整理歸檔文件的立卷方法問題，首先，推進以計算機為現代科技手段在檔案部門的有效利用，促進文檔一體化管理的實現，為檔案信息化建設打好基礎。傳統的組卷模式是按照“六個特征”相結合使用的原則，將歸檔文件組成不同的保管單位（案卷），對文件實體進行相對集中和系統化，編制必要的檢索工具，實現對文件的檢索利用。《歸檔文件整理規則》提出的文件級整理思路，與文件形成的特點相一致，充分利用文書處理取得的成果，借助計算機具有的強大的隨機、多途徑檢索能力，滿足檢索的需要，從而提高工作效率，促進文檔一體化管理的實現，為檔案信息化建設打好基礎。其次，簡化整理程序，提高工作效率。傳統的立卷方法注重“六個特征”，標準的可操作性差，受人為因素限制較大，隨意性較強。按卷整理檔案，過程繁瑣復雜，如編目，每一卷抄一個卷內目錄、每一卷擬寫案卷標題，之后還要抄寫案卷目錄、全引目錄，手工工作量大、效率低。《歸檔文件整理規則》實施后，取消了立卷過程中一系列繁瑣的工作，簡化編目要求，文件歸檔隨辦隨歸，減輕集中整理的壓力，整理程序簡化易操作，緩解了檔案工作人員的工作壓力。文書立卷方法的改革，使檔案整理工作得到了解放，也為做好檔案工作規范化、標準化打下了良好的基礎，檔案管理人員可以將精力更多地投向建立科學便捷的檢索體系、豐富檢索途徑和完善服務利用上，編制實用的有價值的檔案編研資料，發揮檔案信息資源的作用。