淺議院系教學秘書的工作范圍與特點

摘要: 教學秘書是學校各項教學工作具體實施者之一，是教學管理的生力軍，處于教學管理與改革的前沿，肩負著維持正常教學秩序，提高教學質量的重要使命。本文分析了教學秘書的工作范圍、作用和特點，對于教學秘書更好地開展工作具有一定的參考價值。

關鍵詞: 教學秘書工作范圍作用特點

根據教育部2007年文件精神，要把發展高等教育的重點放在提高教學質量上，而教學管理則是順利實施質量工程的保證。在整個教學管理過程中，院系級的教學秘書是學校各項教學工作的具體實施者之一，是教學管理的生力軍，處于教學管理與改革的前沿，肩負著維持正常教學秩序，提高教學質量的重要使命，其工作質量直接影響著教學工作的正常進行，甚至影響教學質量。可見，高等學校教學秘書的工作是十分重要的。教學秘書工作作為高等學校教學管理工作中最基層的工作，是連接教務處與各院系的紐帶，在督促、檢查、落實學校各項教與學活動中起著重要作用。院系教學秘書工作具有時間性強、任務量大、事務繁多和責任重大的特性，一旦工作不到位，二級學院的正常教學秩序就將難以得到保障。教學秘書必須熟悉教學管理、學生管理，掌握教學和學生管理的規律，具備一定的管理能力，只有這樣，工作建議、參謀意見才有針對性、合理性，才有價值。

一、教學秘書的工作范圍與作用

(一)教學秘書是培養計劃及相關政策制訂的參與者

教學秘書是一線的教學管理人員，熟知培養計劃在具體執行過程中存在的具體問題，能為領導修訂培養計劃提供具體的意見和原則，從而使新的培養計劃能更切合本校的實際情況。同時，教學秘書也是學校各種制度、政令的具體執行者，是教師和領導、教師和學生之間的橋梁和紐帶，最了解廣大師生的心聲，能為領導和上級部門進行決策提出建設性的意見和建議，是領導的參謀和助手。

(二)教學秘書是教學運行的組織者

協調有序的教學秩序來源于教學秘書日常的精心組織與管理。對于教師，從開學前的教學任務的安排，課表的編排，教學的進度，教學質量的調查，考試的安排與實施，等等，每一個教學環節都需要教學秘書親自完成。對于學生主要是學籍管理工作，是對學生從入學到畢業整個培養過程的管理。具體工作包括嚴格按照學校的相關規定政策，對學生的入學注冊、在學校的紀律表現、學籍變動、學習情況、專業方向選擇、課程選修、各種大型(全國計算機等級、大學英語等級等)考試報名、成績記錄和畢業資格審定等方面的管理。

教學秘書必須認真、細心、耐心地做好學籍管理和進修委培工作，學生課程考核材料審查，成績一覽表的錄入、輸出、存檔工作，組織好學生進行網上選課工作，以及學生的學位審核和畢業證書、學位證書發放工作。

(三)教學秘書是教學質量的監控者

教學秘書是教學管理最基層的管理者，其工作性質決定了其對教學質量最有發言權，所以要做好系部的督導工作。通過教師的教學進度，作業的批閱程度，學生的學習成績，以及各種質量調查問卷等活動，評估教學效果，提出存在的真實問題，根據實際情況，提出符合實際的建設性建議和措施。并將領導在此基礎上形成的決議進行落實，通過不斷的監和控，達到提高教學質量的目的。

建立和完善由教學信息員和教學督導員組成的多層次、全方位、實時化的教學信息反饋系統，對教學狀態實時調控，包括教師課堂教學質量評價、教學督導條例、領導聽課制度、考教分離制度和考試質量分析制度等一系列質量監控措施。

(四)教學秘書是廣大師生的服務者

教學秘書不僅是管理者，更是為學生、為教師、為教學服務的基層服務者。因為他的工作對象就是教師和學生，學生日常的請假、休學、成績的錄入、選課、學分等，每一項工作都離不開教學秘書。還要為教師進行教材征訂、安排任務、編排課表、安排考試、登錄成績等，特別是兼有公共教學任務的單位，教學秘書還要負責和外單位進行溝通和協調工作。

因此，教學秘書是整個教學管理網絡中的樞紐，如果教學秘書不能在教學管理中發揮應有的作用，將會導致整個教學管理工作脫節，對外溝通出現障礙，造成整個教學秩序混亂。

二、教學秘書工作的特點

(一)服務對象的特殊性

教學秘書工作對象為主管領導、教師和學生，教學秘書處在中間環節，首先，教學秘書對主管領導負責，并將其布置的任務、指標具體為執行任務，分別根據學生、教師兩個不同對象安排工作;其次，教學秘書要將從教師、學生獲得的教學信息、建議等反饋給主管領導。另外，根據實際工作情況，教學秘書還必須將自己的工作結果進行總結，并將建議反饋給主管領導。在教師與學生之間，教學秘書還起著聯系人的作用，將學生的信息與建議反饋給教師，同時協助教師對學生進行教學管理。

由于高校是知識分子薈萃的場所，職稱高低、年齡大小、學科不同、地域差別等，以及固有的傳統觀念和教學改革、創新所產生的碰撞，常使教學秘書處于非常“尷尬”的境地。高校學生地域的差異性也給教學秘書的工作帶來了難度。因此，服務對象的特殊就對教學秘書提出了很高的要求。

(二)教學事務的繁雜性

在院系幾乎所有的教學事務都由教學秘書處理，包括每學期的教學計劃錄入、確認，各個階段的檢查工作，平時的調停課管理，日常的教務通知的上傳下達，以及各學期的補考、重修錄入統計等。有人曾經做過統計，僅每年的6月15日至30日之間，教學秘書面臨所有畢業生的論文答辯安排及畢業審核學位證書發放，僅此一項工作，教學秘書至少打400通電話，“飛信”集中通知不少于50次，無數次地催交各答辯小組的論文，檢查其規范性，同時還要無數次地接聽和接待學生關于畢業咨詢和補考的相關事宜。在此期間還要面臨新生大類分流工作，期末考試安排，等等。所有教學秘書基本都是超大負荷運轉，每天加班到晚上9點是常事。

(三)教學工作的常規性、時限性

教學工作中有許多是常規性工作，例如:每學期初的學期初補考，教學計劃錄入，教學任務下達，中期的教學檢查，期末的考試管理和學期的教學任務分配與工作量計算等，還有常規的教研課題申報、課程建設申報，等等，這就需要教學秘書有謀略、有計劃地做好多項工作。同樣教學工作中又有許多時限性的，例如:每次考試成績的及時上網、學院有關通知的及時傳達或轉發等，這就需要教學秘書在較短的時間內全力以赴地完成。

(四)管理過程的政策性、協調性

教學秘書在工作過程中，經常會涉及教育的政策法規、學校的各項制度等，又使其工作具有一定的政策性，需要熟練掌握學校關于教學方面的各項管理規章制度，如學生考試作弊制度、學籍制度，等等。當學生對選課及學籍等各方面處理有異議時，教學秘書就要及時根據學校相關政策做好解釋工作。

教學秘書還要做好學校和學院的協調工作，與學校職能部門之間、與其他院系之間、與主管領導之間、與本院系教師和學生之間相互溝通、協調。

因此，教學秘書需服從教務處和學院的雙重領導，直接參與教學活動的組織、安排，并根據教務處的要求，對二級學院的教務工作進行日常管理。日常教學工作是教學秘書的主要工作內容，需要認真貫徹執行相關政策。教學秘書在學院教學管理上有著互通信息、上傳下達的橋梁作用。

參考文獻:

[1]錢文彬，任會兵.淺談新時期高校教學秘書工作.天津市教科院學報，2005，(4).

[2]楊彤，廖菁.高校學生管理人性化探討.邵陽學院學報(社會科學版)，2005，4，(1).

[3]許薇.高校教學秘書工作的藝術性.考試周刊，2008，(3).