高校系(部)檔案文秘人員需要的五種意識

摘要: 高校檔案是高校從事教學、科研、黨政、學生管理和其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的歷史記錄。作為原始信息，它在高校的人才培養和科學研究諸領域中發揮著基礎性的作用。只有實現檔案良好的管理，才能真正提高檔案利用率，增強檔案的實效性，給高校帶來長遠效益。因此，提高檔案文秘人員的素質，是管理利用好檔案的關鍵。

關鍵詞: 高校檔案高校系(部)檔案文秘人員五種意識

隨著改革開放的不斷深入，經濟發展和社會進步推動了檔案事業的發展，特別是信息化時代的到來，促使檔案工作發生了顯著變化。檔案工作的領域拓寬了，檔案服務的范圍擴大了，檔案工作的手段更現代化了，這就對從事文秘檔案工作人員的綜合素質提出了更高的要求。

高校檔案是高校從事教學、科研、黨政、學生管理和其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的歷史記錄。作為原始信息，它在高校的人才培養和科學研究諸領域中發揮著基礎性的作用。只有實現檔案良好的管理，才能真正提高檔案利用率，增強檔案的實效性，給高校帶來長遠效益。提高文秘檔案工作人員的綜合素質是做好文書檔案的關鍵。要保證檔案的完整和質量，提高文秘檔案工作人員的綜合素質，尤其是要具備以下五種意識。

1.檔案意識

所謂檔案意識，指人們對檔案這一社會現象全面、完整的認識，包括對檔案的作用、價值、意義等問題的正確了解和判斷。文秘人員負責制發公文、處理各種信息、會議記錄等文件材料的形成工作，其檔案意識是做好檔案工作的前提和基礎，其檔案意識直接關系到檔案案卷的質量。作為一名合格的文秘人員，首先，要充分認識到作為高校活動的原始記錄和第一手材料，文書檔案具有其他資料所不能替代的重要價值，除了表現在為日常工作提供憑證和參考外，更重要的是維護和反映高校歷史的真實面貌。借助檔案，我們才能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。其次，要充分認識到利用檔案是檔案工作的根本目的，檔案的價值也由此得到體現，文秘人員必須樹立堅定正確的服務思想和良好的服務態度，為領導決策提供可靠的依據和參考。再者，要充分認識到文秘人員作為檔案的最初形成者和辦理者，保護檔案更是責無旁貸。所以，培養良好的檔案意識，是文秘人員的必備素質。文秘人員如果不具備良好的檔案意識，是難以做好文書檔案工作的。

2.責任意識

做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，這是文書檔案工作人員的根本任務，需要文秘人員具有強烈的責任意識，需要文秘人員以敏銳的目光、負責任的態度和奉獻的精神搞好檔案工作，自覺地把檔案工作融入文秘工作的范圍，積極主動地支持檔案工作。檔案不是文件材料的簡單疊加或機械組合，而是經科學分類組合后產生的有機整體，只有那些具有查考利用價值的文件材料，才能最終作為檔案保存。因此，文秘人員要從保存本單位歷史的高度出發，盡可能地保證文件材料的齊全、規范、準確，不因一時一事的需要隨意破壞文件材料的完整性、真實性和系統性;要準確地界定檔案的范圍和價值，既不能不加區分地全盤接受，又不能隨意處置，忽視檔案記錄形式和載體形態的多樣性，導致出現歸檔不全，遺漏有價值的檔案的現象。

3.主動服務意識

在實際工作中，許多文秘人員認為檔案工作與己無關，不愿意甚至拒絕配合做好檔案收集工作。而事實上，由于文秘人員所處的位置特殊、接觸面廣、接收的信息量大，更有利于做好檔案工作。首先，文秘人員要主動配合檔案部門做好檔案收集工作。要注重檔案形式和載體的多樣性、多形式、多載體積累檔案信息，主動保護文書原件不受損壞，并確保有密級的文書不丟失、不泄露，從而使立卷的文書達到數量完整與實質完整、實體安全與機密安全的統一。其次，文秘人員要主動做好檔案利用工作，為領導決策服務，充分發揮檔案潛在的功效。樹立明確的服務思想，堅持在管理中做好服務，在服務中加強管理，要養成善于利用檔案的好習慣，積極利用檔案為本職工作服務，切實當好領導的參謀助手。當然，在檔案利用過程中，特別要處理好保密與利用的關系，增強保密意識，克服思想上的麻痹大意，時刻繃緊保密這根“弦”，這樣才能為高校的發展建設提供有力的保障和服務。

4.信息意識

文秘人員的職責主要是為學校領導或領導層服務，全力協助領導快捷、高效地開展工作。文秘人員對領導的輔助最主要的是信息輔助和事務輔助。在信息輔助方面，信息的來源渠道很多，其中檔案信息以其真實性、原始性、完整性、傳承性等特點成為眾多渠道中最重要的一條渠道，有著其他渠道無法比擬的優點。文秘人員要善于利用好檔案信息渠道，敏銳地捕捉有價值的檔案信息，在領導決策過程中出謀劃策，為領導決策、資政提供可靠、有用的信息支持，充分發揮其參謀助手的作用，從而也使檔案的價值得以充分體現。

5.自我學習意識

文秘人員除了應具備一般管理干部的素質之外，還必須具備與秘書本職工作的性質、任務相應的更高、更嚴的要求。文秘人員應該是在“專才”基礎上的“通才”，自身要有自我學習的意識，在當前以終生學習為目標的社會里，不斷提高自身的知識水平，這是非常重要的。在加強所從事的專業知識的學習基礎上，文秘人員還必須拓寬知識面，增強現代管理意識、創新意識，積極學習利用校內計算機網絡，做好文書與檔案工作的銜接，適應新形勢的需要。此外，還要虛心向檔案專業人員學習，積累工作經驗。高校檔案專業人員專業知識牢固，工作經驗豐富，文秘人員應虛心向他們請教，確確實實彌補專業不足，規范文書檔案管理，以適應檔案工作需要。

高校檔案文秘人員的素質直接影響著檔案工作的各個環節，因此，必須把培養和提高文秘人員的綜合素質作為一項長期的任務來抓，以此促進高校檔案工作的持續健康發展，才能為高校教學和科研提供更好的服務。

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