淺析高校教務管理中的信息互動

摘要: 校園網絡環境下的信息互動促進了高校教務管理模式的改進，盡管目前還存在一些問題，但仍然有很大的提升空間。本文對高校教務管理中的信息互動的方式及作用、新問題、新空間進行了闡述。

關鍵詞: 高校教務管理信息互動人機系統

校園網絡建設與教育管理信息系統(EMIS)的應用為高校教務管理的信息化、自動化提供了通信、協調等技術支持，促進了學籍管理、專業設置及課程管理，考務管理及學生的成績管理，實習、實訓、畢業論文等實踐環節，教學質量評估和學位管理等信息資源的整合與共享。教務管理人員與微機結合構成的人機系統因此改變了傳統高校教務管理的運作模式，建立在信息的采集、傳輸、儲存與處理基礎上的信息互動成為教務管理的重要方式。

一、高校教務管理中信息互動的方式及作用

在高校教務管理中，教務處(部)與各學院及各學院之間的信息互動的方式有電話、會議、FTP、電子郵件、短信及QQ群，它們各有優長，共同為日常管理工作的有序、高效運轉搭建了信息平臺。其中，QQ群及短信平臺因其在信息發布與反饋方面的成本、時效性等方面的優勢，越來越受到管理者的重視。

(一)QQ群在教務管理中的作用

1.為教務處(部)和各學院的教學秘書提供了一個快捷的交流空間。QQ群里除了各個學院的教學秘書，還有教務處的領導和各個部門的工作人員。教務管理工作環環相扣，很多工作都是教務處統一部署，各個學院具體實施。QQ群能快速地發布信息，各學院可以在同一時間收到信息，迅速統一行動，大大地提高教務管理的效率。

2.促進了各個學院之間的交流。教學秘書這支隊伍由于各種原因，存在一些不足之處，如隊伍不夠穩定;教學秘書所學的專業五花八門，并非都是秘書專業畢業的，等等，這是教務管理工作困難之一。筆者是非秘書專業，QQ群為筆者提供了一個學習平臺。各個院系的教學秘書在群中交流工作方法，每個具體的工作用什么方式方法處理更合理，互相提醒這個時間段要做什么事，互相問候最近在忙些什么，等等，這樣新手也可以在大家共同的幫助下迅速成長，同時也拉近了各個院系之間的距離，有益于各學院之間的在公共課的選修、考試安排等方面協同工作。

3.縮短了領導和教學秘書之間的距離。教學管理工作非常繁瑣，情況復雜，很多時候教學秘書不知道怎么處理才符合政策規定。這時，教學秘書可以在群里向教務處的領導咨詢，即時解決工作中的具體問題。

(二)短信平臺在教務管理中的作用

高校教學秘書主要是協助學院分管教學工作的院長進行常規教學管理，協調解決教學過程中出現的問題，確保教學工作的順利進行。在加強教學過程管理的過程中，短信平臺發揮了積極作用。

1.將教師和教學秘書很好地聯系起來。在教學的過程管理中，教學秘書要將上級的指示精神、院領導近期工作的部署和近期教學方面的一些工作傳達給教師。短信平臺具有快捷、覆蓋面廣、廉價等優勢，能很快地將訊息傳達給教師，避免電話通知在時間、成本方面的浪費。

2.將學生和教務管理工作聯系起來。教學管理工作首先是面向全體學生的。各種考試考核工作、學籍問題、重新學習、實踐活動、畢業設計(論文)相關工作、臨時的教學方面的通知等都需要通知到全體學生。通過短信平臺，教學管理者就可以在最短的時間內將通知發給班級負責人。另外，在教務管理工作中，接觸特別頻繁的往往是一些學習上需要幫助的學生，他們有的掛科太多留級了，有的是轉專業的，有的是休學后又復學的，這些學籍異動的學生需要我們提供更多的幫助。他們有的課程是隨著本班學生一起上課，有的課程要免修，有的需要跟別的班級后續或補修一些課程，這些學生給教務管理工作帶來不少的麻煩。短信平臺減輕了教學秘書在這方面的工作負擔。

二、高校教務管理中信息互動的新問題

校園網絡為高校教務管理提供了信息互動的有效途徑，提高了教務管理的工作效率，但也帶來了一些新的問題。

(一)在信息的發布與反饋過程中，重視信息的發布，輕視信息的反饋。教務管理人員在一定程度上是信息的操作者與執行者，但同時也是信息的反饋者。他們反饋的不僅是執行的結果，而且應包括源信息本身在實施過程中可能出現的問題，如果忽視這一部分信息反饋，必然導致只見數字不見人，只問結果不顧過程，這種不平衡顯然不利于管理工作的改進。

(二)信息互動中的真實性問題。信息的采集、傳輸、儲存與處理應該是準確、公正、公開的，這是高校教務管理工作的基本原則，在一些具體數據的處理過程中也體現了這一基本原則，但在涉及評教評學等環節時，人為的因素就會影響信息的可信度。首先是學生評價的可信度。有的班級無論教師授課如何，都一律評優，有的甚至由學習委員約集班干部代替全班同學完成“任務”。此外，學生對不同的課，比如專業課與公選課的態度不同，也影響評價的公正性。其次是信息處理的可信度。如何將高校內部的學生評教與所謂的“評師網”鏈接，由誰來擔任管理員，過濾哪些信息，發布哪些信息，將校內哪些教師鏈接在一個頁面等都是值得推敲的問題。如果管理員沒有職業操守，學生的評教信息就有可能被人用作它途。最后，學生評教的結果以何種方式公布，才能達到教與評互動的目的，也會影響到信息互動的效果。

(三)在高校教務管理的人機系統中，機器子系統、人機界面的開發及維護受到高度重視，而對人的子系統及人機系統所處的環境有些高校則重視不夠。人在人機系統中的主體地位不僅僅是一個計算機應用技術的培訓問題，人的可靠性也不僅僅與操作失誤或故障性差錯相關，它涉及心理安全問題、職業歸屬問題、自我實現問題。高校教務管理人員作為一個群體，承擔的工作十分重要，但對其定位卻十分模糊。

(四)信息互動使信息數量激增，也產生了大量垃圾信息，還可能導致教務機密的被盜，或者一些人利用網絡平臺，故意泄漏教務機密。

三、高校教務管理中信息互動的新空間

高校教務管理中的信息互動應當充分考慮人的因素，真正營造一個以人為本的虛擬環境。QQ群就是這樣一個可以和諧人際關系的公共空間。我校主管教學的校長也加入了QQ群，并在每天早上向群里的成員說聲早安，給大家發個笑話，很好地調節了工作氣氛，也讓教學秘書感受到了上級對大家工作的關注與尊重，極大地調動了教務管理人員的工作積極性。除此之外，還有另外兩種方式可以將教務管理中的信息互動推向深入。

(一)博客

在高校教務管理中，隨著管理人員與機器的相處時間不斷增多，人與人之間的交流溝通似乎退居次序。在一個非面對面交流的虛擬空間中，如何向對方展示自己的個性和喜好，為因工作的關系群集在一起的雙方或多方提供一種交流的可能性，博客的出現在一定程度上解決了這個問題。博客的個人性、情感性、真實性賦予抽象的博主以感性色彩，管理人員之間可以通過博客增進了解，領導也可以通過博客，將自己對高校教務管理的理念以個人化的方式傳輸給各級管理員，并可及時了解下屬的意見和建議。

(二)論壇

論壇是一個可以公開發表自己意見的虛擬空間，如果高校教務管理充分利用這個平臺，就可以聽到來自各個層面的最直接、最新、最尖銳的聲音。樓主不僅可以從帖子的點擊率看出網友對所討論問題的興趣，而且可以通過論壇培養學生對教務管理的民主參與意識，增加教務管理工作的透明度，在廣泛的監督中提升高校的教務管理層次。所要注意的是以什么樣的心態面對質量參差不齊的各類信息。

校園網絡環境下的信息互動促進了高校教務管理模式的改進，但也帶來了一些新的問題。在人機系統中，管理者不僅是操作者，而且是具有情感和自我實現需要的人。高校教務管理員隊伍的穩定與素質的提升與其在人機系統中的角色定位大有關聯。網絡虛擬空間為信息互動提供了新的平臺，但也潛隱著一些新的問題，如何面對諸如互動中的情緒化、隨意性等現象，如何培養管理人員的職業操守，如何評價信息互動中的民主參與意識，等等，都值得進一步探討。

參考文獻:

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該論文得到南通大學教學研究立項課題資助，項目編號為:07A47