高等學校推行無紙化辦公的探索

摘要:無紙化辦公是辦公自動化系統工作原形的抽象。通過高校推行無紙化辦公的探索，研究無紙化辦公模式在高校辦公自動化系統中的具體應用。在網絡覆蓋的今天，無紙化辦公為高校行政管理在節約建設成本、提高辦公效率等方面發揮重要的作用。

關鍵詞:無紙化辦公;辦公自動化;高校管理

中圖分類號:TP315文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2009)35-9986-02

The Exploration of the Implementation of a Paperless Office in Colleges and Universities

ZHANG Yan-qing

(Harbin University of Science and Technology， Harbin 150080， China)

Abstract: Paperless office is a working prototype of the embodiment of office automation system. The paper tends to carry on a research of the specific application of paperless office mode in office automation system in colleges and universities through the exploration of the implementation of a paperless office. In a world that is widely covered by Internet， paperless office plays its unique role in college administration in the aspects of construction cost savings， improvement of office efficiency，etc.

Key words: paperless office;office automation;college administration

美國未來學家托夫勒曾在《在第三次浪潮》一書中做過預言:“后工業社會將必然進入無紙化辦公的時代”。隨著計算機在高校辦公自動化系統中的普及和應用，數字化文檔已經越來越多地動搖了傳統紙質文檔的地位，無紙化辦公已經成為高校未來辦公的一種新趨勢。無紙化辦公是辦公領域的一次現代化技術革命，是現代化辦公的一種標志，在提高高校行政辦公效率，改善陳舊落后的辦公制度，屏棄落后于時代的傳統辦公觀念等方面都起著里程碑的作用。高等學校推行無紙化辦公有著時代的意義和現實的可操作性。

1 高校辦公自動化建設的重要意義

伴隨信息技術的不斷發展，高等院校對辦公自動化系統的全面推廣，對信息化技術的高度重視，在高校推進辦公自動化建設的改革勢在必行。經過幾年的辦公自動化建設，各高校的校園網站已經逐步開通，各職能部門電子政務的內網、外網也投入運行。校園網站可承載高校各黨政機關、學院和教輔部門的電子政務業務，整合校園內的網絡資源，通過互聯網為實現高校電子政務的網絡互通和政務系統的協同發展奠定了基礎[1]。校園網站的建立，為高校行政管理人員與廣大師生和全體教職員工搭建了新的溝通紐帶和服務橋梁。

1.1 提高行政效率的有效途徑

推行辦公自動化改革，是高校行政部門的一項基礎性工作。辦公自動化系統的建設是以教學任務為導向，以現代信息網絡技術為依托，逐步形成與時俱進的新型高校管理模式。促進高校行政職能轉變，降低運行成本，提高行政效率，使行政部門的運轉更加規范協調、辦事更加公正透明、工作更加高效便捷[2]。從這個意義上講，高校推行辦公自動化不單純是一項技術革新，而是事關高校行政效率的一件大事。

1.2 加強高校信息化的龍頭工程

辦公自動化建設的規模、速度和水平將直接影響著高校推行電子政務和信息化建設的進程。辦公自動化也為電子政務和信息化提供了良好的支持環境和對接方式。辦公自動化建設將成為高校信息化水平的重要標志和優化高校行政管理效率的重要動力。

2 高校辦公自動化建設的發展策略

2.1 創新行政模式

推行高校辦公自動化改革，要對高校內部行政模式進行較大調整，優化和擴展行政管理模式和服務方式。將信息技術在高校行政管理中的應用從簡單的取代手工勞動提高到工作方式優化的新層次，需要學生、教師、行政人員等眾多服務對象通力合作。高校行政人員推行辦公自動化系統，要適應新的制度環境，調整行政組織，改進行政方法，進行行政改革，實現行政模式創新，組織結構重新設計，業務流程重組[1]。這是高校信息技術發展到一定階段的必不可少步驟。

2.2 加強人員培訓和信息技術知識普及

高校辦公自動化建設是一項信息知識含量豐富、信息技術要求較高的工作，行政人員使用計算機網絡的實踐經驗是開展辦公自動化建設的基本要素。目前，高校機關的許多工作人員尚不具備較高的計算機網絡等現代辦公知識和技能，他們更習慣于傳統的辦公程序和辦公方式，高校應開展行政人員相應的培訓工作[2]。通過高級計算機技能培訓，使行政人員掌握一定程度的信息知識和應用技術，提高其計算機應用水平，做到能夠在日常工作中實現無紙化辦公和網上互動式操作。

2.3 辦公自動化的建設和實施

辦公自動化和信息化的發展，不可能全面開花，齊頭并進，必須有選擇、有重點地進行。辦公自動化在高校一些具體領域的建設相對比較容易，比如在黨政機關、圖書館、編輯部、檔案館等職能部門推行辦公自動化管理。但是理工大學擁有東、南、西三個校區，還有遠在山東的榮成學院，要實現跨地區的辦公管理，特別是開展某項工作涉及多個部門的在線服務時，難度之大可想而知。這不僅對公共管理本身提出很高要求，而且對辦公自動化的技術、安全等都提出了很高的要求。由此可見，高校在辦公自動化的具體實施中，應該遵循先易后難、先簡單后復雜的原則，穩步推進，這是推行這項開創性工作的成功保證。

3 無紙化辦公主要實現的功能

高校的無紙化辦公模式實際上是依托于一整套綜合的辦公服務系統，它以數據為核心、以業務為基礎、以人腦為引擎，以工作流技術和協同方式為支撐，以平臺化、組件化的設計為思想，建立起一套數據交換、接口標準和安全保障都統一的自動化服務系統。高校無紙化辦公系統主要包括綜合辦公、公文管理、檔案管理、人事管理、系統管理、信息服務和系統幫助等流程。共7大模塊34個子模塊，足夠滿足高等學校的日常辦公需求。

高校各部門推行網絡自動化辦公，通過網絡進行文件的收藏、處理和調用。包括收發文件、流轉公文、處理公文、跟蹤處理情況、認證簽名等，逐步實現無紙化辦公。

3.1 無紙化辦公的功能實現

無紙化辦公方式可以在以下幾個方面體現出相對于傳統紙質辦公方式的優越性:

通過學校官網、電子郵件、移動QQ、MSN等網絡媒介，實現文本文件、影音視頻文件和各種信息的傳遞。

通過授權Web環境，實現信息的發布和公文的查詢。

通過日常公務管理功能，實現行政人員日常事務的管理和流轉。

通過個人事務處理功能，實現個人事務的處理和管理，為行政人員提供便利的條件。

通過資源管理功能，實現行政人員對高校資源的在線管理，充分利用和節約高校資源。

通過電子商務功能，實現高校與外界信息的交換。

4 無紙化辦公在高校的具體應用

4.1 取替傳統紙質文件的發放制度

以往，高校的行政管理部門每制定新的政策，傳達新的精神或提示重要通知，都要印刷大量的紙質文件，并由專人下發到各個部門。各執行單位收到文件后又要通過大量的重復印刷，發放到每個教職員工的手中，用這樣的方式傳達學校的各種信息。很明顯，這種既繁重落后又浪費人力、物力、財力的消息發布方式，不能適應經濟時代對高校行政管理效率快節奏的要求。無紙化辦公方式的適時出現，添補了傳統紙質文檔辦公方式落后的空白。高校各職能部門都可以在校園網上申請信息發布權限，由專人在網站主頁上發布各部門的重要通知，并在網站新聞欄目里配置RSS提要，通知各個部門下載、安裝RSS閱讀器，訂閱RSS消息提示。這樣操作，就算各部門工作任務再繁重，也不會錯過學校發布的任何重要信息。高校用無紙化辦公方式替代傳統紙質文件的發放制度，大大提高了學校新聞發布的工作效率，節約了大量的紙張，節省了辦公資源和人力的投入。

4.2 無紙化辦公在檔案館的應用

4.2.1 提高檔案館的工作效率

檔案館中電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用等工作都可由以往的文字管理人員負責，按照電子文件處理的要求確保歸檔電子文件的真實性[4]。無紙化辦公的推行，提高了檔案館的工作效率。

4.2.2 確定電子檔案歸檔范圍

規范電子檔案形成的制度和程序，確定電子檔案的歸檔范圍。在進行歸檔工作時，應將電子檔案制成光盤或其它數字承載形式，上交檔案室進行歸檔。上交電子檔案時要一式兩份，一份永久保存，一份備查留用。

4.2.3 確定電子檔案真實性

檔案館在接收電子檔案時要認真檢查電子檔案的完整性、有效性和原始性。認真核對接收到的電子檔案是否有信息破損或是否被非正常改動。

4.2.4 確保電子檔案安全保管

電子檔案的保管應符合國家相關的規定和標準。檔案館應為電子檔案配置安全保管的設備和設施，遵循電子檔案在防寫處理、豎立存放、避免擠壓、遠離磁場和強熱源、與有害氣體隔離、環境溫度和相對濕度等方面都達到標等國家相關規定，確保電子檔案的安全與完整。

4.3 無紙化辦公在文件審批流程的應用

推行無紙化辦公方式，提高文件審批流程的工作效率。傳統的文件審批流程需要由專人攜帶大量的紙質文件到學校各級職能部門尋求主管領導簽字，然后將簽字生效的文件拿到相關部門才能完成工作任務。采用無紙化辦公模式，由申請公事的部門在網絡客戶端將相關審批材料提交到審批部門，相關領導審閱后，通過加蓋電子印章的方式進行確認，確認完成后自動回復到相關部門并完成任務。整個工作流程在網上完成，將文件審閱和傳遞時間降低到最低，從而節約大量的人力、物力，節省審批時間，提高辦公效率。

5 結束語

無紙化辦公是辦公自動化系統工作原形的抽象。通過高校推行無紙化辦公的探索，研究無紙化辦公模式在高校辦公自動化系統中的具體應用。在網絡覆蓋的今天，無紙化辦公為高校行政管理在節約建設成本，提高辦公效率等方面發揮重要的作用。

參考文獻:

[1] 姚國章.電子政務原理[M].北京:北京大學出版社，2005.

[2] 劉邦凡.電子政務建設與管理[M].北京:北京大學出版社，2005.

[3] 陳江東.辦公自動化系統的系統分析[J].計算機系統應用，1998(10).

[4] 張海洋.從檔案管理角度看“無紙化辦公”[J].中國檔案報，2006(3).