中小型制造企業物資采購系統設計

摘要:采購系統是制造類企業ERP系統的主要子系統，設計符合企業采購模式的采購系統顯得尤為重要。分析了某高分子制造類企業的功能結構，探討了訂單式企業采購業務流程，介紹了物料清單(BOM)設計方案，并且結合實例研究了ERP環境下采購管理系統的設計方案，對采購管理系統的主要功能模塊的實現作了研究。

關鍵詞:ERP;采購管理;BOM

中圖分類號:TP311文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2009)35-10110-04

The Design and Development on Purchase Management System of Manufacturing Enterprise

ZHANG Jian-dong1， KONG Mei-yun2， SU Zhi-jun3， WU Guo-wei4

(1.Tourism College of Zhejiang， Hangzhou 311231， China; 2. Zhejiang Vocational College of Commerce， Hangzhou 310053， China; 3. Zhejiang Tongji Vocational College of Science and Technology， Hangzhou 311231， China; 4. Hangzhou XiaoShan Water Group CO. LTD. Hangzhou 311202， China)

Abstract: The Purchase Management System is one of ERP Sub-systems of manufacturing enterprise. and it is very important to design a mode according with the enterprise. This thesis analyses function model and operation flow of some composite materials enterprise. Introduces the project of BOM design， and researches the sub-system scheme based on ERP. Then， details the realization of the main models of the sub-system.

Key words: ERP; purchase management; BOM

目前，國內有大量的中小型制造企業，其模式為多品種、小批量、按訂單組織生產，按計劃采購物料。涉及的物料種類繁多，其管理手段和技術還有一定的不足。隨著企業的發展，供應商數量和需采購的物資品種等增長較快，企業內部對供應商的交貨日期、價格、質量等越來越嚴格，迫切需要從規格指標、價格、質量、交貨期等方面及時掌握采購狀況。為了解決這些問題，開發出適合公司管理機制需要的、具有高性能價格比的采購管理系統，幫助他們迅速安全地提高企業的管理水平。

ERP思想的引入無疑極大地提高了現代企業的競爭力，在ERP模式下，采購管理系統是整個ERP系統的重要子系統，它改變了傳統的采購業務的處理方式，優化了采購過程，提高了采購效率，降低了采購成本、改善了企業內部以及整個供應鏈各個環節的管理和調度、提升了企業經濟效益。

文中以某高分子材料公司為實例，以采購的訂單驅動為理念，提出了貼近企業現行采購管理模式的管理系統，滿足企業的經營管理要求，為企業提供信息化決策依據。

1 系統需求分析

1.1 系統的業務數據流圖

采購部門是企業物料的重要入口部門，是物流的主要部門，與各個部門有密切關系，與生產部門、財務部門和倉庫部門的業務聯系是根據生產計劃和物料需求制定采購計劃，并形成用款計劃交財務部門，再發出采購訂單，供應商按計劃供應物料，倉庫部門根據訂單接受物料，安排檢驗，合格后辦理入庫，入庫單據交財務，并形成應收款。如圖1是采購系統的第一層數據流。

1.2 系統的功能簡介

采購管理系統主要設計功能是依據物料需求計劃，確定物料的采購日期、品種數量等，制定采購單;接貨后根據訂單進行驗收，合格后入庫。根據采購業務分析，采購業務的ERP管理分為五大子系統，具體功能設計如下:

1) 采購基礎信息管理

① 物料清單(BOM)設置:此功能與生產部門相結合，維護每一種產品的物料清單樹，確認產品所需的最終物料品種及數量;

② 物料基礎信息維護:維護物料的編號、名稱、規格、單位、庫存的上下限等信息;

③ 采購員信息維護:記錄采購員的基本信息。

2) 采購計劃管理

① 采購計劃維護:采購計劃文件當中的物料種類、型號、規格、數量、總價等信息的維護;

② 采購計劃生成:完成采購計劃文件，經審核后向采購部門發出執行計劃的命令;

③ 庫存報警:實現對庫存物料的自動統計，遇到需采購的物料庫存低于庫存下限時發出報警，并生成采購計劃初步文件。

3) 采購訂單管理

① 采購合同信息維護:包括交貨方式、時間、地點，結算方式，驗收方式等信息的維護;

② 采購單生成:根據采購計劃、采購合同等信息生成采購訂單，交主管部分進行審核和批準。

③ 采購訂單審核:此項功能由主管部門來進行操作;

④ 采購記錄查詢:查詢指定一段時間內的采購記錄，并提供打印功能。

4) 收貨管理:

① 收貨單管理:記錄收貨單一些基本信息;

② 檢驗單管理:記錄檢驗的結果、合格率等信息;

③ 采購成本核算:統計采購的所需的運費、購買款等。

5) 供應商管理:

① 供應商基礎信息維護:記錄供應商的基本信息;

② 供應商評估:采購員根據供應商的供貨情況、價錢等對供應商的進行打分，為下次采購提供依據。

2 系統方案設計與實施

采購管理系統是基于整個ERP環境下的一個子系統，系統的運行必須具有高性能的計算環境和管控一體化的系統環境。系統采用了C/S結構，在設計ERP系統結構時，IT部門必須考慮三個層次:應用層、表示層和數據庫層。應用層是客戶端運行界面，用以向表示層發出數據請求;表示層就是業務邏輯層，包含客戶端請求的表示邏輯，表示層接受請求后，根據業務規則對請求作出響應，客戶端由應用層顯示請求后的應答。數據庫層是現有應用與數據庫結合，包含了安全性評價過程中數據信息的數據庫系統。

2.1 系統的流程設計

采購活動是企業資金占用最多的活動，值得注意的是現在很多中小型企業都有采購流程，但流程多而冗長、煩瑣，使得流程沒有真正發揮效力。隨著供應鏈模式和電子商務技術的發展，對于采購的沖擊很大。流程規范是企業管理的根本。采購要盡量減少無效或者不增值的活動，將業務的審核和決策點定位于可執行的地方，縮短信息溝通渠道和時間，提高采購效率。

采購來自于銷售部門根據銷售定單向采購部門提出采購申請，寫明物資名稱、規格、型號、數量等信息，采購部門根據分析匯總再通過查詢庫存核實后制訂相應的采購計劃。然后根據供應商的指標信息記錄選擇合適供應商，簽訂合同之后生成采購訂單。采購部門也可以根據倉庫的庫存報警信息，初步生成采購計劃。采購的流程以采購單為核心展開，從圖2的系統流程圖可以看出，采購流程的大部分都涉及采購單，根據流程分析，設計系統時將采購單的狀態分為7種:0 創建完成;1 審核通過;-1 審核未通過;2 待批準;-2 未批準;3 部分到貨;4 完全到貨。

2.2 物料清單(BOM)設計

物料清單是ERP運行三個基礎信息之一，由BOM表數據可以快速知道生產某產品所需要的物料的類型，數量。物料清單(BOM)表的設計屬于ERP中的關鍵技術。BOM表達的是產品與物料之間的關系，其關系如圖3所示。

多數中小型制造類企業的產品大多結構層次比較簡單，對于需要進行二次加工的產品公司一般采用外發加工成半成品之后再拿回公司進行生產。因此該采購系統的BOM結構采用了簡單的“單父-單子”的數據結構，一個父項編號下有多個子項編號，一個子項編號同時屬于多個父項編號的情況。BOM表中相同的產品物料組合關系只記錄1次。BOM以產品編號+物料編號為主關鍵字。其優點是適應性好，每一種父子結構關系只存儲一次，存儲數據量小;便于進行物料分解和材料匯總。構造BOM表時候主要考慮以下兩個方面:

1) 在BOM表中，每一種原料必須有一個唯一的編碼。原料如果尺寸不同，則作為不同的編號。對于同一種材料，不管出現在哪個產品中，都使用同一編號;

2) 一種產品編號可能對應幾種物料編號，必須明確所需物料的數量;

2.3 數據庫設計

ERP系統本質上是一個數據庫應用系統，它以數據庫系統為基礎通過許多應用軟件組成一個復雜的應用系統。采購管理系統是ERP系統的核心系統，本系統采用了功能強大的關系數據庫管理系統MS SQL Server 2000，對系統功能建模之后就可以對系統進行系統建模。經過前期的需求分析、信息流程分析、數據收集，明確了采購管理子系統的數據字典，消除了一些冗余的聯系，形成基本的E-R圖。如圖4所示。

3 系統實現

3.1 庫存報警

在采購管理系統中設置庫存報警這個功能，是充分考慮了生產實際過程中遇到的一些情況。采購一般是按照采購部門的采購申請進行的，但遇到大的產品訂單時，庫存的物料不夠，而庫存部門如果不能及時統計物料的數量，就會造成采購不及時，影響到生產，因此設置了報警功能。一般在兩種情況下會發生庫存警告:

第一種在下達生產定單之前:由生產訂單中由產品數量(num)，通過BOM表檢索得到生產1單位產品所需要的物料型號及數量(MaterialAmount)，可以得到所需的物料總量:MateTotal= MaterialAmount × Num，然后再獲得該種物料的庫存數量(Amount)，同時查詢物料基礎信息表，獲得該物料的庫存上限(UpperLimit)與下限(LowLimit)。當 Amount - Materialtotal <=LowLimit時發出該種物料的庫存不足的警報，當Amount - Materialtotal >= UpperLimit時則發出庫存超限的警報。將獲得的四個數據進行相關計算，依此確定采購該物料的數量N應該控制在N下和N上之間，其中:

第二種情況是當倉庫管理部門進行盤店時，每日報備時，獲得企業所有的物料信息然后該種物料的庫存數量Amount與庫存下限LowLimit進行比較，如果Amount <= LowLimit，則發出庫存不足的警報。并確定采購的數量，采購數量N上限和下限:

庫存報警時將出現警告的物料名稱、采購數量的上下限，用類似QQ彈出消息框提醒采購人員。

3.2 采購單生成

采購系統通過采購計劃獲得需要采購的物料名稱、采購數量以及從采購合同中取得采購的單價、采購的方式等數據，形成采購單，如果是在庫存報警下形成的采購數量是根據采購量的上下限的平均即(N下和N上)/2來確定。但是如果物料價格偏低時，可以多采購囤積，偏高時減少采購量。給予采購部門一定的彈性空間，可以減少企業的采購成本。采購單生成界面如圖5所示。

采購單生成之后需要提交審核，通過審核的采購單才能執行。

3.3 供應商評估

采購部門確定供應商時，一般以得分高的為最先考慮對象。為了能夠公正合理的評價供貨商，避免采購中人為因素的弊端，需要對供應商進行量化計算，既需要通過多個指標來進行評價。供應商的綜合評價體系指標包括應包括質量體系、生產能力、服務能力、發展能力四項核心能力，根據企業的情況，系統選用了“收貨質量”、“價格水平”和“送貨及時率”來評估供應商的能力。這3個指標分別由不同的工作部門進行打分:收貨質量由庫存部門進行打分;價格水平由采購部門進行打分;送貨及時率由庫存部門打分;同時將供應商的歷史記錄也納入考慮范圍，并對這4項指標均進行了量化，每個指標設定為5分制。

為了簡單起見設定了四個指標:價格、質量、到貨快慢以及一個歷史記錄的加權指數。每個指標設定為5分制，由各個部門分別進行打分。評估公式設定為:

獲得該次供應商的評價結果作為歷史記錄的參考，如果是第一次采購的供應商則默認為3。通過這種算法可以將業務往來頻繁的供應商作為優先采購的對象。

由于目前只是使用到了4個指標，但是為了日后評估指數增多方便改進，在界面上預先放置了10組checkbox控件，根據客戶日后的需求可以增加新的指標。如圖6所示。

4 結束語

采購管理系統主要面向采購經理以及采購業務員，通過應用計算機技術協調采購業務，優化采購流程，減少采購環節，提高采購效率，節省大量的時間和人力成本，提升企業競爭力。

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