一種基于Excel的師范院校教務管理應用

摘要:該文介紹了一種采用電子表格對師范院校教務管理方面的應用。以師范院校基本功考核情況的匯總為例，提出對學生基本功考核成績進行綜合判別的解決方法，具有一定的實用性，適用于師范院校教務管理工作。

關鍵詞:考勤管理;excel;函數;工作表

中圖分類號:TP391文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2009)33-9454-03

Applications of Excel-based Teacher Training Institutions in Educational Management

LIANG Dong， XING Jie-qing

(Department of Information Technology， Qiongtai Teachers College， Hainan 571100， China)

Abstract: This paper introduces the use of excel worktable for Colleges in the application of Educational Administration， In order to assess the situation of teachers colleges summary of the basic skills， for example， put forward the basic skills of students to conduct a comprehensive evaluation results determine the solution， with some practical help to improve the efficiency of working.

Key words: attendance management; excel; function; worktable

目前師范院校普遍采用購買商業軟件的方式來促進統計自動化的進程，尤其是在教務管理方面的商業軟件更是不可勝數。如我校就采用了正方教務軟件。商業軟件的技術比較成熟，功能覆蓋比較廣，能有效的滿足部分需求。但商業軟件不是完善的方式，它只能就學校共同的需求來開發，無法滿足各個學校不同的特殊需求，作為商品，它無法根據各個學校的要求提供不同的升級服務，也無法提供良好的維護服務和技術支持，因此不是所有學校都能接受購買商業軟件的方式。至于委托軟件工程師單獨開發管理軟件，除了價格更加昂貴外，服務與升級方面存在周期過長，對于使用中的突發事件無法在最短時間內解決，從而影響統計效率。[1]在師范院校教務管理方面，由于學校實際情況不同。并且教務管理過程中參與人員涉及面廣，在某些場合下采用專門軟件不如采用操作方式非常簡單，人機交流界面非常友好，上手非常容易的excel電子表格。西南大學園林園藝學院在“成績綜合評價”教務管理方面就采用了EXCEL中電子表格、函數和VBA編程結合起來的方法實現了對學生“成績綜合評價”的高效程序化[2]。在師范類院校基本功考核工作中使用EXCEL，相關人員對其基本操作可謂是簡單之至，可以說只要具有基本的計算機操作能力的用戶并且在日常工作中處理過手工制作的表格，對表格使用熟悉就可以很方便的掌握EXCEL的基本使用方法。本文工作具有效好的實用性。能在各學校教務管理工作中應用。

1 基本功考核成績情況的匯總方法

某高校學生基本功考核成績情況的匯總方法如下:

1) 基本功考核分四個單項進行，分別是簡筆畫、鋼筆、毛筆、粉筆。

2) 每個單項的考核均為百分制，六十分以下該單項為“不及格”，六十分以上該單項為“及格”。

3) 若某單項第一次考核六十分以下，該單項還可以補考一次，如果補考成績為六十分以上則該單項考核通過，該單項為“及格”。(某些情況下充許第二次補考，若補考60分以上同樣該單項為“及格”)

4) 基本功考核必須為四項成績考核均為“及格”匯總成績綜合評定才為“及格”。即四項成績中只要有一個單項考核是“不及格”則綜合評定為“不及格”。

在師范院校基本功考核工作中，對每屆學生每年匯總一次并根據考核綜合評定情況來核發基本功考核合格證書。

2 相關函數

根據以上基本功考核成績情況的匯總方法可知:由于每個單項均需判別出成績“合格”或是“不合格”，最后再來對所有單項匯總判別出綜合評定是“合格”或是“不合格”。在execl中實現只需If函數就可以較好的滿足這一需要。可以實現基本功考核成績情況單項判別與匯總判別功能。

IF函數的意義[3]:如果條件表達式經過判斷結果是對(真值TRUE)的，則返回值1;如果條件表達式經過判斷結果是錯(假值TRUE)的，則返回值2。

IF函數使用時的注意以及關鍵事項:

1) IF函數格式里的參數只能有‘條件表達式，值1，值2’三部分，并且是用逗號分隔，不可超過三部分;

2) 條件表達式是用比較運算符建立的式子，無比較就無判斷;

3) 兩個值若是數值數據可直接書寫，若是文本數據則要用雙引號括住;

4) 參數里面所有用到的標點符號都是英文狀態下的標點符號。

IF函數里可以嵌套函數;從值1或值2里進行嵌套時，可采用如下形式:

=IF(條件表達式1，值1，IF(條件表達式2，值2，值3))

或 =IF(條件表達式1， IF(條件表達式2，值1，值2)，值3)

3 建立工作表與利用if函數實現基本功考核情況統計

由基本功考核成績情況的匯總方法:基本功考核分四個單項進行，分別是簡筆畫、鋼筆、毛筆、粉筆，每個單項均進行判別，最后四項單項再進行綜合評定判別。因此可建立工作表示例如圖1。

3.1判別各單項考核情況

3.1.1 單項:簡筆畫

在圖1所示單元格“G3”中輸入“=IF(E3<60，IF(F3<60，\"不及格\"，\"及格\")，\"及格\")”判別06級學前教育1班“李玲”同學的簡筆畫單項考核情況。如圖2所示。

其他同學的考核情況同理在G列相應的單元格進行判別。利用excel電子表格的公式填充功能，點擊“G3”單元格移動鼠標至該單元格右下角。向下拖曳填充柄即可得到判別情況。

3.1.2 單項:鋼筆

在圖1所示單元格“J3”中輸入“=IF(H3<60，IF(I3<60，\"不及格\"，\"及格\")，\"及格\")”判別06級學前教育1班“李玲”同學的鋼筆單項考核情況。如圖3所示。與單項簡筆畫同樣的方法操作得到其它同學該單項考核判別情況。

3.1.3 單項:毛筆

在圖1所示單元格“M3”中輸入“=IF(K3<60，IF(L3<60，\"不及格\"，\"及格\")，\"及格\")”判別06級學前教育1班“李玲”同學的毛筆單項考核情況。如圖4所示。與單項簡筆畫同樣的方法操作得到其它同學該單項考核判別情況。

3.1.4 單項:粉筆

在圖1所示單元格“P3”中輸入“=IF(N3<60，IF(O3<60，\"不及格\"，\"及格\")，\"及格\")”判別06級學前教育1班“李玲”同學的粉筆單項考核情況。如圖5所示。與單項簡筆畫同樣的方法操作得到其它同學該單項考核判別情況。

3.2 對整個基本功單項考核進行匯總判別給出匯總情況

圖1單元格“Q3”中輸入“=H5+N5+T5+Z5+AE5”可計算學生“李玲”各單項綜合的評定。在綜合評定項“Q3”輸入公式“=IF(G3=\"及格\"，IF(J3=\"及格\"，IF(M3=\"及格\"，IF(P3=\"及格\"，\"合格\"，\"不合格\")，\"不合格\")，\"不合格\")，\"不合格\")”即可判別出該學生綜合評定情況。如圖6所示。

其他同學利用Excel單元格拖曳填充公式功能同理可得。圖7為本學期考勤匯總一覽表。

4 結論與建議

4.1 結論

在實際應用中某師范院校教務處采用本方法較過去使用手工操作工作效率上有較大改觀。基本功考核匯總是師范院校教務管理過程中的一個重要環節。準確記錄與正確分析評價基本功考核情況至關重要。學校教輔工作的計算機上基本上都有Excel軟件，不需要另外安裝。因而采用Excel易上手、易培訓。采用Excel工作表進行管理，可以滿足各類學校教輔人員的需要。相對手工操作而言，大大提高了工作效率和準確率，同時也減輕了教務管理工作人員的工作強度。并且相對商業軟件而言投入成本更少也能達到同樣的效果。

4.2 建議

在使用excel教務管理工作中，管理人員可以將每學年所進行的教務工作進行備份保留。這樣在新學年的教務工作中可以直接稍做改動數據便可使用。另外還可以在新學年使用中改進使之符合新的教務管理要求。

參考文獻:

[1] 徐峰，南通職業大學體育教師自主開發學校體育管理自動化系統的研究[D].蘇州:蘇州大學，2007:17-18

[2] 張洪，湯青林.利用Excel實現“成績綜合評價”的程序化[J].重慶:西南農業大學學報:社會科學版，2007(5):3.

[3] 王成春，蕭雅云.Excel2002從入門到精通[M].北京:航空工業出版社，2002.