Excel表在人事信息管理中的功能探討

摘要:該文總結了一些Excel表在人事信息管理中數據儲存、保密、共享、分類匯總統計、圖表分析、查詢等功能的利用情況供各位同行參考，更想與大家共同探討、總結并發現Excel表的更全面的信息管理功能，更科學地提高工作效率。

關鍵詞:Excel表;人事管理;功能

中圖分類號: TP317文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2009)33-9151-03

How Excel Chart Could Be Possibly Used In Management of Personnel Files for Different Purposes

XIE Miao-fang

(Guangzhou Maritime College， Guangzhou 510725， China)

Abstract: This paper makes a summary of how Excel chart could be possibly used in management of personnel files for different purposes: data storage， maintaining secrecy， sharing， assorting， data collection， chart analysis and inquiry. After a careful study， we reach the conclusion that Excel chart could be developed widely and effectively in its function: management of information.

Key words: excel chart; personnel management; function

1 概述

隨著信息化技術的不斷發展，政府和各企事業單位對信息網絡化管理的需求越來越多，下面基層部門面對的上級各部門開發的管理應用軟件也越來越多。作為人事管理部門，特別是工作人員，面對各項繁雜的日常工作任務外，還必須完成上級各部門不能整合開發利用的管理系統的維護更新工作及其大量的人事信息報表工作。為避免大量的重復錄入數據工作，我們可以充分利用各管理系統與Excel表之間進行數據間互相導入導出等功能，平常在Excel表中進行數據維護更新。

2 Excel表在人事管理中的功能。

2.1 儲存功能

Excel表格具有強大數據儲存功能。一張工作表，單元格有65536行，256列，可以儲存足夠多的信息。在人事信息管理中我們首先要做的就是建立一個簡單而龐大的數據源工作表或在一個工作薄內根據基本信息與變動信息分塊建立多個數據工作表，再通過表間鏈接將多個數據工作表匯總成一個數據源工作表。數據源工作表信息項內容(如:姓名、性別、職工號、部門、崗位、學歷、學位、從事專業、職稱、工資等等)在Excel表中可存放二百五十多項，但這些信息項為了能與上級各部門的管理系統對接，字段名稱、字段代碼盡量使用國家標準，但也很大部分信息項應根據自己單位工作實際情況進行添加、編碼管理，才能更好地利用Excel表的各項功能。

2.2 數據錄入維護功能

在建立全面的新數據源時，由于數據錄入項目多，錄入時可利用折分窗口，在折分窗口下錄入，同時對需更改的字段項以字體顏色區分，這樣錄入屏幕就很明了，不會出現遺漏字段，收錄不完整的現象。增加或更新數據時還可利用“數據”菜單中的“記錄單”命令，彈出“記錄單”對話框，在記錄單中查找、編輯、完成數據的更新維護。但在數據表單中字段太多的情況下不能運用記錄單去進行數據的更新維護。

2.3 保密功能

對具有隱藏、顯示、保護鎖定等功能制好的文件表格，在Excel工作界面，其單元格可隱藏顯示鎖定文件內容，對工作表、工作薄起保護作用，通過密碼進入工作表、工作薄。用鼠標點擊格式欄中的行或列中的隱藏，然后用鼠標點擊工具中的保護工作薄或工作表，待密碼設定后存盤。此設置簡單方便，保密性強。

2.4 共享功能

Excel有共享工作薄的功能，在“工具”菜單中單擊“共享工作簿”命令，然后單擊“編輯”標簽，選擇“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復選框，出現提示時，保存工作簿。保存后，在屏幕頂端的標題欄中，文件名后面多出了“共享”兩個字。

這樣在局域網內將工作表設置為共享供多人使用，也可以通過共享，設定固定項信息，分塊管理，多人負責數據的更新維護工作，既能保持數據源的統一，又能減少工作人員的工作量。

2.5 分類匯總統計功能

分類匯總統計是根據信息管理的具體要求情況的不同，條件選擇一個或者多個的信息項進行分類匯總統計。具體操作:打開數據源工作表，在“數據”菜單中單擊“數據透視表和數據透視圖”，出現“數據透視表和數據透視圖向導――3步驟之1”，在此對話框中，一般選擇默認選項，單擊“下一步”，顯示“數據透視表和數據透視圖向導――3步驟之2”，再單擊“下一步”，則顯示“數據透視表和數據透視圖向導――3步驟之3”，在此對話框中直接點擊“完成”按鈕，則出現“數據透視表的設置版式”(圖1)。接下來，我們要分類匯總統計任何數據就可在“數據透視表的設置版式”中拖動相關字段即可完成，這樣既快捷方便又準確。

單一條件的分類匯總統計，如:(圖2)統計教工中男女人數，將“性別”分類字段拖入相應的行或列，將“職工號”拖入計數區域即可進行數據分類匯總。

兩個或多個條件的分類匯總統計，如人事部門經常要統計的專業技術人員情況報表，只要按分類項字段將“人員身份、專業類別、職稱級別”拖入行字段，將“性別”拖入列字段，將具有唯一性的“職工號”拖入計數項即可得到我們所需的統計數據(如圖3所示)。

2.6 圖表分析功能

圖表分析就是利用Excel表的插入圖表方式和數據透視圖方式，對數據項或字段項所含信息以直方圖、餅型圖、立體柱圖、拆線圖等圖表形式進行的圖表分析，使得信息更為直觀化。圖表類型可根據用戶分析材料情況自由選擇，如:圖4是以一組統計數據利用Excel表的插入圖表功能繪制的反映職稱變化趨勢拆線圖;圖5是利用(前面圖4中)數據源數據項通過Excel表的數據透視圖功能直接繪制出來的可反映教師年齡、職稱等方面的餅形結構圖。

在圖5中的字段按鈕進行拖動到右邊數據透視表字段列表中，更換你所需透視的數據項則可，如上圖中結構圖實為年齡結構圖，要將它變換為職稱結構圖，將圖例中的“年齡段”字段拖回右邊字段列中，而把“職稱級別”拖至圖例中的字段按鈕中即可(如圖6)

從圖中數據中可見，我們的各類專業技術人員統計表數據直接抄寫下來即可。但你想更快捷的話，可在數據源工作表中按各類專業技術人員統計表的分類順序相應的增設“職稱級別代碼”項，數據透視表中列字段“職稱級別”替換為“職稱級別代碼”項。那么統計出來的數據順序就與你的報表表格項順序一致，直接復制到報表中即可。

上述各個分析圖表可隨數據源數據的更新而更新，具體操作是單擊透視圖中的“數據刷新”按鈕。

2.7 查詢、打印名冊功能

數據查詢是人事信息管理工作中必不可少的。對簡單條件的查詢，可通過表格的篩選功能實現;用戶想針對具體的項目，多個條件隨意的組合，從工作表中提取自己想要的數據，實現復雜的查詢功能，則可通過Excel表的數據透視表功能進行查詢。如查詢我校港航系專任教師中的36-40歲的副教授人員情況，這里包含的信息有:部門“港航系”，崗位“專任教師”，年齡“36-40歲”，職稱“副教授”四個條件的組合。透視結果有7位符合條件的教師(圖7)，具體人員名單雙擊匯總出來數字“7”即建立另一個工作表(圖8)。

實踐證明，以此方法，利用Excel表的數據透視表功能，可以快速生成各類人員名單，再利用Excel表的排序、珊除等功能就可以很方便地制作出所需花名冊。

2.8 數據備份功能

我們在信息管理過程中，做好數據備份工作是必不可省的工作。那么，Excel表數據的備份就是在更新數據后另存為另一個工作簿，以工作簿的形式保存起來。一般情況下，高校人事信息數據有二個特別重要的備份時點，一是每學年初上報教育行政主管部門的基層報表數據，另一個是每年年底人事部下發的年終人事報表數據。近來我校進行的幾項評估工作及完成上級有關部門對近五年內學校人員變動情況的調研工作中，我就以平時在更新數據時必做備份的好習慣，充分利用備份好的數據，再運用Excel表格分類、匯總、統計、圖表分析等功能，快速地順利地完成了任務。

3 小結

Excel表具有強大的數據處理功能，只要我們能在工作中邊干邊學邊總結，就能有效地利用它，開發它，為我們的工作提高效率，為領導提供及時準確的信息，為領導決策服務。

參考文獻:

[1] 全國專業技術人員計算機應用能力考試專家委員會.Excel 2003中文電子表格[M].沈陽:遼寧人民出版社，遼寧電子出版社，2008.