基于Access的高校教師成果管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)

摘要:在長期的教學(xué)與科研工作中，高校教師會逐步積累越來越多的教學(xué)與科研成果。為了準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地管理這些成果信息，在介紹Access主要特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，通過對高校教師成果類別的劃分和系統(tǒng)功能需求的分析，設(shè)計(jì)了基于Access的高校教師成果管理信息系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞:Access;高校教師;成果管理;信息系統(tǒng);系統(tǒng)分析;系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類號:TP311.13文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-3044(2009)33-9465-03

Analysis and Design of the Access-based Achievements Management Information System for Teachers in College and University

TANG Zhong-lin

(School of Economics and Management， Southwest Petroleum University， Chengdu 610500， China)

Abstract: In long term of teaching and scientific research practice， teachers in college and university will produce and accumulate more and more teaching and scientific research achievements. In order to manage the achievements information by an accurate， timely and complete way， the article introduces main properties of Microsoft Access firstly， categorizes achievements of teachers in college and university， analyses requirements of the system， and then designs the access-based achievements management information System for teachers in college and university.

Key words: Access; teachers in college and university; achievements management; information system; system analysis; system design

教學(xué)與科研是高校的兩項(xiàng)基本職能，同時(shí)也是高校教師所肩負(fù)的兩項(xiàng)基本任務(wù)。在長期的教學(xué)與科研工作中，高校教師會逐步積累越來越多的教學(xué)與科研成果。在純手工作業(yè)方式下，在諸如職稱申報(bào)、年度考核等工作過程中，教師需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去收集、整理、歸類、統(tǒng)計(jì)多年積累起來的教學(xué)與科研成果信息。為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，便于數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計(jì)，提高工作效率，有必要設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)一套信息化系統(tǒng)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的以手工作業(yè)方式為主的成果管理信息系統(tǒng)。基于上述情況，設(shè)計(jì)了基于Microsoft office Access 2007的個(gè)人版高校教師成果管理信息系統(tǒng)。

1 Access主要特點(diǎn)

Access是微軟公司出品的一個(gè)功能強(qiáng)大、使用方便、輕量型的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，也是office套裝軟件中的一個(gè)重要成員。

Access具有以下主要特點(diǎn):

1)可視化操作。Access提供了表、查詢、窗體、報(bào)表等多種可視化工具。

2)共享性。Access作為微軟Office套件中重要一員，可以與Word、Excel和PowerPoint甚至音視頻文件進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和交換。這使得用戶可以很方便地建立圖文并茂、富有表現(xiàn)力的小型應(yīng)用系統(tǒng)。

3)數(shù)據(jù)加工能力。Access提供了許多數(shù)值計(jì)算、統(tǒng)計(jì)等函數(shù)，這些函數(shù)可以在任何數(shù)據(jù)庫對象中應(yīng)用來滿足數(shù)據(jù)處理的要求。

4)網(wǎng)絡(luò)化和可擴(kuò)展性。Access允許連接到功能更為強(qiáng)大的Microsoft SQL Server 2000 /2005等數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。可以Web方式跨平臺地訪問Access或SQL Server數(shù)據(jù)庫。

筆者正是充分利用了Access上述主要特點(diǎn)，分析并設(shè)計(jì)出基于Access的高校教師成果管理信息系統(tǒng)。它是一個(gè)非常適合高校教師個(gè)人使用的小型數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，并且具有良好的可擴(kuò)展性。

2 系統(tǒng)分析

2.1 高校教師成果分類

對高校教師成果進(jìn)行分類可以為系統(tǒng)功能的劃分及數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)奠定基礎(chǔ)。

根據(jù)教師承擔(dān)的工作任務(wù)劃分，高校教師成果分為教學(xué)成果和科研成果兩類。教學(xué)成果又分為課堂教學(xué)成果、指導(dǎo)課程設(shè)計(jì)成果、指導(dǎo)畢業(yè)設(shè)計(jì)成果、指導(dǎo)實(shí)習(xí)成果及教學(xué)獲獎情況，科研成果又分為論文成果、著作成果、項(xiàng)目成果及科研獲獎情況。

2.2 系統(tǒng)功能需求描述

系統(tǒng)功能需求主要包括:

1)教學(xué)成果管理

可以添加、修改、刪除教學(xué)成果記錄。需要注意的是，由于成果類別的不同，不同類別成果信息的錄入時(shí)點(diǎn)和頻率也會不同。

2)科研成果管理

可以添加、修改、刪除科研成果記錄。對于錄入到系統(tǒng)中的成果記錄，它需要根據(jù)成果關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的變化而不斷變化其數(shù)據(jù)狀態(tài)。

3)成果信息查詢

可以進(jìn)行簡單查詢、高級查詢及模糊查詢。以課堂教學(xué)為例，可以按課程名稱、授課學(xué)期或課程狀態(tài)(計(jì)劃、執(zhí)行或完成)等單一字段或其組合進(jìn)行查詢。

4)成果信息統(tǒng)計(jì)

可以對有關(guān)成果信息進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，以圖表形式輸出。以課堂教學(xué)為例，可以對教師歷年來授課門(次)數(shù)、專業(yè)年級數(shù)、總學(xué)時(shí)與總?cè)藬?shù)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

5)報(bào)表打印

可以根據(jù)用戶對報(bào)表格式多樣化需求提供多種形式的報(bào)表，并且能夠打印輸出。

6)系統(tǒng)管理

主要是數(shù)據(jù)安全控制、數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能。

系統(tǒng)功能的劃分，如圖1所示。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 代碼設(shè)計(jì)

代碼設(shè)計(jì)問題是一個(gè)科學(xué)管理的問題。編碼的目的是實(shí)現(xiàn)管理對象的惟一化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。下面以課堂教學(xué)成果管理中的“授課學(xué)期”代碼設(shè)計(jì)為例。

授課學(xué)期編碼規(guī)則由四部分組成:按從左到右的順序，前兩部分表示教學(xué)年度且由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，第三部分表示授課學(xué)期順序且由1位阿拉伯?dāng)?shù)字(取值為1或2)，第四部分表示授課學(xué)期簡稱(取值為秋或春，即秋季學(xué)期或春季學(xué)期)，各部分之間用連接符“-”相連。如圖2所示。

例如，代碼為“2009-2010-1-秋”的授課學(xué)期編碼表示“2009-2010學(xué)年第一學(xué)期或秋季學(xué)期”。基于上述編碼規(guī)則的授課學(xué)期代碼不僅具有語義完整的優(yōu)點(diǎn)，而且便于數(shù)據(jù)排序、查詢和統(tǒng)計(jì)。

3.2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

結(jié)合自身工作實(shí)際和前文所述成果的分類，筆者將課堂教學(xué)、課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)習(xí)、論文、著作、項(xiàng)目、獲獎情況這8個(gè)對象設(shè)計(jì)為基本的數(shù)據(jù)庫表。在課堂教學(xué)、課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)習(xí)前面統(tǒng)一加上前綴“JX-”表示教學(xué)類表，在論文、著作、項(xiàng)目前面統(tǒng)一加上前綴“KY-”表示科研類表。這種命名格式統(tǒng)一，便于識別。

下面以“JX-課堂教學(xué)”和“KY-論文”兩個(gè)表為例說明數(shù)據(jù)庫表的設(shè)計(jì)，分別見表1、表2。

值得注意的是，上述數(shù)據(jù)庫表中的“系部ID”和“教職工ID”為高校教師成果管理信息系統(tǒng)由個(gè)人版擴(kuò)展升級為網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)(供院系或?qū)W校使用)預(yù)留的數(shù)據(jù)接口。

3.3 用戶界面設(shè)計(jì)

用戶界面是系統(tǒng)與用戶之間的接口，也是控制和選擇信息輸入輸出的主要途徑。用戶界面設(shè)計(jì)應(yīng)堅(jiān)持友好、簡便、實(shí)用、易于操作的原則，盡量避免過于繁瑣和花哨。下面以“JX-課堂教學(xué)計(jì)劃課程信息錄入”和“JX-課堂教學(xué)已完成課程授課情況表”為例，如圖3、圖4。

在圖3中，用戶輸入界面“JX-課堂教學(xué)計(jì)劃課程信息錄入”以紅黃兩色標(biāo)記的課程名稱、授課學(xué)期、專業(yè)年級字段為必填字段。其它字段在“JX-課堂教學(xué)未結(jié)課程信息維護(hù)”窗體界面中進(jìn)行維護(hù)。另外，對授課學(xué)期和授課時(shí)間這兩個(gè)字段的數(shù)據(jù)輸入格式用紅色予以提示。

在圖4中，報(bào)表“JX-課堂教學(xué)已完成課程授課情況表”即輸出界面字段的選擇根據(jù)教師教學(xué)工作量上報(bào)或職稱申報(bào)等業(yè)務(wù)需求確定。基于Access 2007的報(bào)表，可以設(shè)置字段的條件格式。例如，學(xué)歷層次字段取值為“專科”則以藍(lán)底白字顯示，取值為“研究生”則以紅底白字顯示。它還可以對類似“總學(xué)時(shí)”或“人數(shù)”等具有統(tǒng)計(jì)意義的字段進(jìn)行自動求和等計(jì)算。

4 結(jié)束語

將高校教師的教學(xué)成果與科研成果及其獲獎情況作為主要管理對象，在熟悉教學(xué)與科研業(yè)務(wù)、基本的數(shù)據(jù)庫知識、無需編程的情況下，借助Microsoft Office Access 2007這一輕量型數(shù)據(jù)庫，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了本系統(tǒng)。這既是本系統(tǒng)的特點(diǎn)，也是其優(yōu)點(diǎn)。

目前，個(gè)人版系統(tǒng)已投入使用。在進(jìn)一步完善系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)并獲得用戶反饋信息以后，計(jì)劃將個(gè)人版系統(tǒng)改造升級為網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)，供院系或全校廣大教職工使用。改造的思路為構(gòu)建三層結(jié)構(gòu)的Web應(yīng)用系統(tǒng)，主要包括三部分內(nèi)容:一是數(shù)據(jù)庫平臺考慮由輕量型的Access移植到大中型的SQL Server，二是設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)基于瀏覽器的Web用戶界面，三是設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)連接前端用戶界面和后端數(shù)據(jù)庫的業(yè)務(wù)邏輯。

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