搞好新形勢下電子文件的歸檔管理

隨著現代科學技術的迅猛發展，以電子計算機技術、現代通信技術、現代網絡技術相融合的現代辦公技術得到了廣泛應用，紙質文件日益減少，取而代之的是大量的電子文件。對于海量的電子文件如何進行歸檔與管理，是擺在檔案管理工作者面前的一個新課題。

一、電子文件的定義及其獨有的特點

電子文件是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。（采用國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894——2002））它主要包括文本文件、數據文件、圖形文件、“多媒體文件”、“程序文件”等等。所以電子文件有其自己獨特的特點：

（一）它不再是直觀的紙質文件，只有通過計算機特定的程序解碼、解壓或解密，使之還原為輸入前狀態，人們才能識讀它。

（二）電子文件中的信息不再對原記錄載體“從一而終”，不再具有物理意義上的固定實體狀態，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的載體上同時存在或相互轉換，可以根據需要隨時改變或擴展或縮小其存儲空間，從而進一步簡化了固定實體狀態的物理需求，節省了大量的空間及時間。

（三）電子信息和特定載體的分離性導致載體不再具有對信息的固化作用，計算機系統中信息的相對獨立性，使人們對信息的增刪更改十分方便。

（四）電子文件的信息存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，隨著信息壓縮技術的進步，磁、光介質存儲設備存儲文字、圖像影像、聲音等信息的能力大大增加，實現了所謂的“海量存儲”。

（五）電子文件中的數字信息不再是靜止、固態、消極的信息，而是動態、可變、積極的信息。

（六）電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以組合稱之為“多媒體文件”，能夠更加真實地再現當時的活動情況，從而強化了文件對社會活動的記憶和再現功能。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差、易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤或用脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失；質量較差的磁盤，還會影響文件的可讀性。為防止數據丟失，需制作多個備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量。簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。

網絡移交的途徑有兩條：

（一）借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了其職能活動的概貌；上網前，又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，也應由電子文件形成部門編目整理，利用網絡技術向檔案部門傳輸，可借助信息管理網絡，在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經過與辦公自動化和信息管理部門協商后，再對歸檔的電子文件提出格式要求，但這種要求不能是唯一性的，還需認可幾種通用性較強的軟件才行。

（二）選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了立卷單位人與人的界限，使之能更好地收集整理職能活動范圍內所形成的電子文件，同時也為基于某一方面或幾方面職能活動的內容建立系統創造了條件。選擇該系統某一環節作為電子文件信息的匯集點也成為可能。

無論利用何種途徑歸檔，必須由計算機和信息管理部門負責歸檔，即由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件數據的真實性、準確性。檔案部門接收的電子文件應一律存入只讀光盤，最好不要用磁盤進行存貯，更不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存載體。

三、電子文件歸檔的弊端

由于電子文件來源廣泛，形成一個電子文件，不僅要有業務管理部門的承辦人，而且還要有數據錄入者、信息管理者與計算機技術人員等人員的參與。將頭緒繁多的電子文件收集歸檔，失泄密的情況隨時可能發生，因此，除了必須有一套嚴格的保密措施外，還必須具有一套嚴密的歸檔程序。一方面，與紙質文件相比，這是一項艱苦、細致、難度較大的工作。另外還因為大多數電子文件形成者囿于傳統觀念，誤以為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作。另一方面，由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人員來講，不像從事紙質文件立卷工作那樣駕輕就熟，容易產生畏難情緒，尤其對于日益先進的電子竊密手段望而卻步。因此，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實。作為相關部門的負責同志和工作人員，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，盡快將電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，并與上級檔案管理部門相配合，結合自身實際，著眼于未來發展，努力建立起一套完善的歸檔制度，并從保密方面加以嚴格制約。

四、電子文件對檔案業務管理工作的影響

（一）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據庫，被檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的立卷歸檔工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是基于手工管理檔案的需要。而在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣龐雜的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，由于當前實行的是紙質文件與電子文件并行的“雙軌制”，因此，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限。而電子文件，一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件。另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地被修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

因此，隨著現代科學技術的進步，檔案工作者一定要適應信息技術和檔案事業的發展，積極主動地采取多種措施，注重自身的知識更新，除了努力掌握檔案工作的基本知識外，還應了解和掌握計算機知識、網絡知識、現代通信知識等現代科學知識，加快自身的知識結構的變革，以適應新形勢發展的需要。作為上級領導及檔案業務主管部門，也要以“只爭朝夕”的精神抓住機遇，多途徑、多層次培養人才，以迎接這個全新的信息時代的到來。總之，只有具備了上述素質要求的檔案工作者，才能做好新形勢下的電子文件的歸檔管理工作。（作者單位：黃河檔案館）