會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制與文件記錄控制

【摘要】 本文以內(nèi)部控制方法為主線，對(duì)睡虎地秦簡(jiǎn)中的內(nèi)部控制方法進(jìn)行分析和探討。研究發(fā)現(xiàn)早在戰(zhàn)國(guó)晚期的秦國(guó)就已經(jīng)采用會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制與文件記錄控制的內(nèi)部控制方法來(lái)對(duì)全國(guó)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行管理。

【關(guān)鍵詞】 睡虎地秦簡(jiǎn)；內(nèi)部控制方法；文件記錄控制；會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

本文以體現(xiàn)內(nèi)部控制要素的內(nèi)部控制方法為主線，探討秦國(guó)的內(nèi)部控制的系列論文的第二篇，依據(jù)反映戰(zhàn)國(guó)晚期經(jīng)濟(jì)、管理活動(dòng)的云夢(mèng)睡虎地十一號(hào)秦墓竹簡(jiǎn)（以下簡(jiǎn)稱“秦簡(jiǎn)”）來(lái)分析和探討秦簡(jiǎn)中會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的內(nèi)部控制方法，內(nèi)部控制的另外五種方法在后續(xù)的三篇文章中討論。

四、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制要求設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，配備會(huì)計(jì)人員，加強(qiáng)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的基礎(chǔ)工作，保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)完整。

（一）會(huì)計(jì)人員

秦國(guó)郡縣許多部門(mén)安排有會(huì)計(jì)人員。“秦簡(jiǎn)”《效律》：“尉計(jì)及尉官吏節(jié)（即）有劾，其令、丞坐（承擔(dān)罪責(zé)）之，如它官然”（P.124）。“有劾”犯了罪，“尉計(jì)”負(fù)責(zé)管理縣中軍務(wù)的會(huì)計(jì)人員。又如：“司馬令史掾苑計(jì)，計(jì)有劾，司馬令史坐之，如令史坐官計(jì)劾然。”(P.124)“苑計(jì)”負(fù)責(zé)牧養(yǎng)軍馬的苑囿的會(huì)計(jì)人員。“官計(jì)”官府會(huì)計(jì)。

（二）會(huì)計(jì)憑證

見(jiàn)之云夢(mèng)“秦簡(jiǎn)”的會(huì)計(jì)憑證有《金布律》：“縣、大內(nèi)皆聽(tīng)其官致， 以律稟衣”。（P.66）“官致”官府發(fā)給的領(lǐng)衣憑證，意為憑券向大內(nèi)領(lǐng)衣。“稟”領(lǐng)取、發(fā)放。《廄苑律》：“假鐵器，銷(xiāo)敝（破舊）不勝而毀者，為用書(shū)，受勿責(zé)（勒令賠償）”（P.32）“用書(shū)”報(bào)銷(xiāo)損耗的文書(shū)，相當(dāng)于注銷(xiāo)財(cái)產(chǎn)的原始憑證。

“秦簡(jiǎn)”的會(huì)計(jì)憑證不僅有“官致”、“ 用書(shū)”和“券”，還出現(xiàn)了叁辨券。《金布律》：“縣、都官坐效、計(jì)以負(fù)賞（償）者，嗇夫即以其值錢(qián)分負(fù)其官長(zhǎng)及冗吏，而人與參(叁) 辨券， 以效少內(nèi)， 少內(nèi)以收責(zé)之”。(P.61) 叁辨券，可以分成三份的木券。縣、都官在點(diǎn)驗(yàn)或會(huì)計(jì)中有罪而應(yīng)賠償者，經(jīng)判處后，有關(guān)官府嗇夫即將其應(yīng)償錢(qián)數(shù)分?jǐn)傆谄涔匍L(zhǎng)和群吏。發(fā)給每人一份木券，以便向少內(nèi)繳納，少內(nèi)按券收取。看來(lái)，叁辨券分三份，由繳款人，收款單位和主管單位分持，它是現(xiàn)代多聯(lián)憑證的鼻祖。相對(duì)于兩聯(lián)憑證，叁辨券可以更有效地監(jiān)督和控制錢(qián)的及時(shí)和足額繳納。

（三）會(huì)計(jì)賬簿

云夢(mèng)“秦簡(jiǎn)”證明秦國(guó)的會(huì)計(jì)賬簿已經(jīng)形成。《倉(cāng)律》：“入禾稼、芻槁、輒（總是）為廥(倉(cāng)庫(kù))籍， 上內(nèi)史”。（P.38）“書(shū)入禾增積者之名事邑里于廥籍”。（P.36）“名事邑里”姓名、身份和籍貫。類似于當(dāng)代會(huì)計(jì)明細(xì)分類賬的摘要。說(shuō)明秦國(guó)賬簿的基本結(jié)構(gòu)已經(jīng)形成。《田律》：“稟大田（官名，主管農(nóng)事）而毋(無(wú))恒籍者，以其致（領(lǐng)取飼料的憑卷）到日稟之，勿深（超過(guò)）致”。（P.29）“恒籍”固定賬目。

廥籍如何設(shè)置與登記呢？“秦簡(jiǎn)”《倉(cāng)律》：“計(jì)禾，別黃、白、青”。（P.41）記谷子的賬，要將黃、白、青三種區(qū)別開(kāi)來(lái)。“已獲上數(shù)，別粲、糯黏稻”。（P.41）收獲后上報(bào)產(chǎn)量時(shí)，應(yīng)將粲（秈，不粘稻）和糯稻區(qū)別開(kāi)來(lái)。廥籍須按照糧食的品種、規(guī)格立戶。可見(jiàn)秦國(guó)已經(jīng)有了明細(xì)分類賬。又如《效律》：“器識(shí)耳(標(biāo)記次第) 不當(dāng)籍者，大者貲官嗇夫一盾，小者除(免罪)。”（P.121）這里的“籍”是器物明細(xì)賬。器物的標(biāo)記、編號(hào)也要在明細(xì)賬上登記。《工律》：“為計(jì)，不同程(規(guī)格) 者毋同其出（銷(xiāo)賬）。”

（P.70）計(jì)賬時(shí)，不同規(guī)格的產(chǎn)品須分項(xiàng)記賬。

除了“籍”，“秦簡(jiǎn)”還有一種由實(shí)物保管部門(mén)記錄的財(cái)物收支賬簿，相當(dāng)于現(xiàn)在的保管卡片。《倉(cāng)律》：“其他人是增積，積者必先度故積，當(dāng)?shù)蹋}），乃入焉”。（P.36）谷物入倉(cāng)不滿萬(wàn)石由其他人增加堆積，堆積者必須先稱量原積谷物，與題識(shí)符合，然后入倉(cāng)。題識(shí)記載的內(nèi)容主要是糧倉(cāng)庫(kù)存糧食的數(shù)量及有關(guān)人員的簽字。如《效律》：“某廥禾若干石， 倉(cāng)嗇夫某， 佐某、史某、稟人某”。（P.119）“稟人”管理谷物收藏的出納。“題”一般由倉(cāng)庫(kù)出納人員進(jìn)行登記，屬于實(shí)物保管賬。“題”上面有關(guān)人員的簽字可以起到明確責(zé)任的作用。

從秦國(guó)的賬簿設(shè)置和記錄可以看出“籍”與“題”可以相互核對(duì)，互相監(jiān)督。

五、文件記錄控制

文件記錄控制是確保主體運(yùn)行有序、順暢，提高決策效率的基礎(chǔ)和保障。文件記錄形式多樣，既包括主體制定的各種規(guī)章制度，也包括各種管理類記錄文件和會(huì)計(jì)類記錄文件等。上文介紹會(huì)計(jì)類記錄文件，下面介紹管理類記錄文件。

在睡虎地秦簡(jiǎn)中管理類記錄非常豐富，以法律的形式頒布于全國(guó)，強(qiáng)制執(zhí)行。如“秦簡(jiǎn)”《語(yǔ)書(shū)》：“發(fā)書(shū)，移書(shū)曹（吏）”（P.20）發(fā)文書(shū)到所屬各辦事的吏。《倉(cāng)律》：“……以書(shū)言年”。（P.40）以文書(shū)報(bào)告其產(chǎn)年。《金布律》：“以書(shū)時(shí)謁其狀內(nèi)史”。（P.64）應(yīng)以文書(shū)將其情況及時(shí)報(bào)告內(nèi)史。“秦簡(jiǎn)”《行書(shū)》（傳送文書(shū)的法律規(guī)定）：“行命書(shū)及書(shū)屬急者，輒行之；不急者，日畢，勿敢留。留者以律論之”。（P.103）“命書(shū)”即制書(shū)，《史記·秦始皇本紀(jì)》集解引蔡邕云；“制書(shū)，帝者制度之命也。”傳送命書(shū)及標(biāo)明急字的文書(shū)，應(yīng)立即傳送，不急的，當(dāng)天送完，不準(zhǔn)擱壓。擱壓的依法論處。又如“行傳書(shū)、受書(shū)，必書(shū)其起及到日月夙莫（暮），以輒相報(bào)殹（也）。書(shū)有亡者，亟告官。”（P.104）傳送或收到文書(shū)，必須登記發(fā)文或收文的日月朝夕，以便及時(shí)回復(fù)。文書(shū)如有遺失，應(yīng)立即報(bào)告官府。

從上面可以看到，“書(shū)”即現(xiàn)在的文件，秦國(guó)的管理和法律制度用文件加以記錄并規(guī)定其傳輸?shù)姆绞胶鸵螅蕴岣哒鬓k事機(jī)構(gòu)的工作效率，便于對(duì)全國(guó)的政治與經(jīng)濟(jì)進(jìn)行管理。

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