高校教師業務檔案的管理與收集

摘要: 教師是高等學校事業發展的主體，他們在從事與自己業務工作相關聯的一系列活動時所產生的具有保存價值的文字、圖表、聲像及各類載體形式的歷史記錄，構成了高校教師的業務檔案。本文界定了高校教師業務檔案的內容，分析了高校教師業務檔案的價值，反思了高校教師業務檔案管理中的問題，提出了完善高校教師業務檔案管理與收集的對策。

關鍵詞: 高校教師業務檔案檔案管理內容界定價值分析收集和管理

高校教師業務檔案是高校檔案的重要組成部分。高校教師業務檔案詳細、系統地描述了教師教學、科研等活動的軌跡，真實反映了教師從事的專業和研究方向、教學能力、學術水平、工作業績、獎懲，以及社會對教師的評價和承認程度等基本情況。它是教師勞動成果和智慧的結晶，是高校極其重要的信息資源，它不僅反映出教師個人的業務能力、學術水平和工作業績，而且反映出一所高校的師資隊伍建設和辦學水平。正確處理高校教師業務檔案的管理、利用與保密的關系，建立高校教師業務檔案信息庫和網絡化管理，提高領導決策的科學性和前瞻性，實現教育管理的定量化、科學化，對于促進高校的改革和發展具有重要意義。

1.教師業務檔案的內容界定

教師業務檔案涵蓋信息量大、涉及范圍廣，繁瑣復雜，根據各項內容的特性及應用，主要分為以下幾個方面:(1)自然情況:主要包括教師個人基本情況、學習進修及工作簡歷、職稱職務晉升情況等。教師是終身學習制的，因此繼續教育是教師學習的主要途徑。教師學歷、職稱，以及參加進修、培訓的材料是教師業務水平的參考資料。(2)教育教學情況:主要包括教師承擔的教學任務、完成的教學工作量、獲得的教學效果及教學成果評價、教學工作記錄手冊、班主任及年級組長工作記錄手冊、工作紀實手冊、課外活動記錄手冊、后進生跟蹤輔導手冊等。這類記錄手冊是教師業務檔案的重要內容，它由教師本人在完成教學任務后實事求是地填寫。(3)學術情況:主要包括教師學術成果、學術活動及學術梯隊建設情況、教研經驗、總結和教改方案等。凡是在報刊、雜志上發表，參加各種論文競賽獲獎或者在教學研討會中交流，或者經有關部門認可的都應歸檔。它們是衡量教師教研、科研成果最有分量的見證。(4)教師風范:主要包括教師在個人、集體、社會等范圍中獲得的榮譽稱號、表彰獎勵、犧牲貢獻，以及在媒體報道、社會影響等可起到模范作用的事跡或成果，等等。(5)教師公開課評價及其教案。公開課是教師每學期都要開展的活動，它是評價教師教學水平、提高教法及經驗的重要措施。公開課可分為在全校開展和本學院開展兩類，在本學院開展的公開課更有觀摩和參考作用，因此公開課的評價及其教案應同時系統地收集，作為教研部門和教學管理部門的調研資料，同時也要成為教師的一個重要業績。(6)聽課記錄。聽課記錄是教師之間互相聽課，然后展開評議后所作的記錄。這方面的材料為教師指出了在實踐教學中應當改進的目標，為教師之間互相學習、互相促進提供了參考依據。(7)教師業務檔案記錄卡片。教師業務檔案記錄卡片是對教師一學期以來工作的一個總體概括和定性描述。從卡片信息中便可以對教師業績一目了然，它包括了教師教學的班級、課時數、教學成績、發表論文和教學獲獎情況等。(8)教師的聘任協議，教師教學方法登記小冊子，以及教師的年度專業技術考核表等也作為教師業務檔案進行收集。(9)其它方面應收集的資料。

2.高校教師業務檔案的價值分析

2.1為領導決策提供參考。高校領導在研究學校的發展和專業定位時，需要以教師業務檔案作為參考，如教師的年齡、學歷、職稱結構，教師的業務水平，教師的科學研究方向是否符合學校的發展需要，等等。

2.2有利于師生之間的溝通。古人說:“教學相長，”即教與學需要互動，一個教師教學方法是否先進、教學效果是否優良，必須看學生的接受情況。教師在學生測評方面的檔案可以讓教師了解學生對自己所教課程的反應，從而不斷提高自己的教學質量。

2.3為教學評估、教師晉升提供真實的憑據。(1)評估專家通過教師業務檔案了解師資隊伍數量與結構、整體結構狀態與發展趨勢;了解教師上課情況及其教學水平和科研能力。(2)在教師職稱評聘、考核晉升等工作中，教師個人檔案可以為有關部門提供最真實的憑證，如教師授課課程、教學工作量、指導畢業論文等。

3.教師業務檔案的收集和管理

教師業務檔案不像人事檔案和文書檔案那樣相對穩定，檔案材料的收集對象主要是教師本人。由于教師活動的多樣性和教師本人對檔案保存可靠性的疑慮，給檔案收集和管理增加了難度。教師新學歷新學位的獲得，論文論著的發表出版，優秀教案、講義的評選，榮譽證的產生等零星材料隨時都可能發生，使檔案的收集工作量大而煩瑣。為了使教師業務檔案規范化、科學化，應制定嚴格收集、管理措施。

3.1學校檔案室專業人員要定期到各院系檢查落實、督促指導工作。各院系應建立健全業務檔案材料的收集、整理制度，材料要全面、完整、準確。院系部領導應確定一名領導分管，并責成專人具體負責此項工作，教師本人要自覺及時提交其業務檔案材料，收集人要隨時向教師催要。

3.2增強教師業務檔案管理意識，建立健全運動機制。首先，要從建立教師業務檔案管理機制入手，要有校專門領導負責，各部門選派負責人及檔案專職管理人員對教師業務檔案進行專門管理;其次，要向教師及教學、科研單位宣傳教師業務檔案的內容及其重要性，增強大家對教師業務檔案的整體認識，了解檔案的管理機制，使得大家能夠積極主動協助及配合管理人員工作;最后要建立健全各項規章制度，使檔案材料的收集、整理與歸檔工作有章可循、有據可依，步入制度化、規范化管理軌道。

3.3對歸檔材料要驗證真偽和檢驗完整與否。在收集材料時必須當場驗收核實，不符合要求的必須按規定要求教師重新提供。尤其是對各種復印件，必須有一定的規范要求并經院系分管領導簽名核實認可。對規定的收集渠道不能完成或遺漏的檔案材料采取跟蹤收集，同時要對檔案材料的數量、質量采取控制，以保證歸檔材料全面、完整、真實。

3.4增加科技含量，提高管理水平。教師業務檔案內容廣泛，涉及面大，信息含量高，需要快速、高效、便捷的現代化管理模式與之相適應。但是，目前大部分高校教師業務檔案的管理手段尚處在全人工操作或半人工操作狀態，現代化程度較低。這就使得教師業務檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等工作嚴重滯后，未能及時地進行定量分析，給評估數據的統計帶來不便，從而影響教師業務檔案的利用、編研和開發。

要提高教師業務檔案的管理水平，高校必須改變傳統人工操作的落后局面，實行數字化、網絡化管理，建立統一、系統、完整、操作性強的教師業務檔案信息管理系統，實現教師業務檔案檢索、信息反饋、統計、匯編等管理程序的自動化。各系(院)把平時教師教學、科研活動中形成的有價值的業務資料通過校園局域網絡分別上傳至各業務主管部門;各業務主管部門對每位教師的上傳信息資料進行去粗取精、去偽存真，詳細地篩選、整理，最后把有價值、可以歸檔保存的資料信息再上傳至校綜合檔案館室;學校綜合檔案館室再對這些資料信息進行編輯、下載、立卷、歸檔。這樣既能最大限度地減少調閱檔案的次數，避免不必要的重復勞動，又能實現檔案之間的內容互補，便于提供系統全面、真實可靠的檔案資料;既能保證檔案及時、準確歸檔，又能創造快捷、方便的檢索、利用和提取條件。教師業務檔案檢索、信息反饋、統計、匯編等管理程序的自動化，為實現信息時代高校教師業務檔案完整、準確、動態和全方位的網絡化管理創造了廣闊的發展空間。

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