淺談企業秘書的素質與能力

摘要：現代社會的秘書，作為一種專業人才，是隨著商品經濟的發展和進行社會服務的第三產業的興起，而日益顯示其重要信息服務的社會職能，為社會所大量需要的。在工業發達的西方國家中，秘書是一門很“俏”的職業。本文著重探討作為現代社會的一名合格的秘書應該具備哪些素質和能力。

關鍵詞：秘書;素質;能力;專業

一、引言

隨著我國的改革開放向深度和廣度推進，商品經濟日益發達，信息服務的市場擴大，對秘書的需求量也日益增大。可以預測，到下世紀初，隨著工業化的現代結構的生成以及我國經濟的逐步發展，秘書工作將更受社會的重視。它已不僅僅是一種較高級的職業，而且會成為吸引千萬勞動大軍的一門新興行業。企業秘書必須是思想品德上的“馬列者”，工作上的“老黃牛”，文字能力上的“作家”，綜合素質上的“軍師”，辦事上的“經紀人” ，思想上的“戰略家”。

二、秘書的能力構成

現代企業制度的建立 ，是現代經濟高速發展的必須 ，同時也對秘書工作提出更高的標準 ，與傳統意義的 “秘書” 相比 ，現代企業要求秘書更是 “全才” ，必須具有科學的預見和廣博的知識 ，集多能于一身 ，構建自身的能力結構 ，同時 ，還必須具有高尚的職業道德和良好的心理素質。

1.具有較高的文化專業素質

企業文秘人員應具有廣博的基礎文化知識。（1）是社會科學基礎文化知識，如歷史、政治、思想史，社會發展史，哲學理論等。在世界經濟日趨一體化的今天，企業要生存發展，必然要進入世界市場參于競爭，這就要求文秘人員不僅要了解本國文化，而且要了解國外業務伙伴所屬國家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業倡導的是儒家理論，強調職員、公司是一家。而美國企業則更多地倡導開拓、奮斗、競爭精神，強調創新和自我實現。了解本國文化，了解不同國家的歷史，準確把握不同國家的特點，對于開展辦公室工作有很大幫助，在經濟聯系日益國際化的今天，這一點更是突出;(2)是自然科學基礎文化知識。當代社會的工作與生活離不開自然科學知識，高科技含量的企業生產，以自然科學知識為基礎。同時，現代辦公設備日益復雜化、高技術化，沒有一定的自然科學知識很難學習了解其原理和性能。總之，文秘人員沒有一定的自然科學知識，就很難學習掌握辦公自動化的新技術，就不能為企業內各部門提供高效率的服務。

2.具有較強的是表達能力

表達能力是文秘人員的重要能力之一。匯報工作、接待來客、協調溝通等都要通過表達。文秘人員應當準確、及時、簡潔、規范地表達工作情況，準確把握何時該說什么，何時該寫什么，說該怎么說，寫該怎么寫，只有在這些問題上把握適度，才算是真正具備了較強的表達能力。表達能力靠什么?在口頭表達中，要靠駕馭語言的能力，靠豐富的詞匯量，敏捷的思維，清晰的語言以及語氣、手勢、表情、體態等。在書面表達中，要靠準確的詞匯使用、嚴謹縝密的思維、得當的文章體式、清新流暢的語言表達等。書面表達的要求就是準確、規范、簡捷。隨著企業辦公自動化水平的提高，對辦公室人員的書面表達提出了更高的要求，文秘人員必須學會熟練地在計算機上進行文字處理。四是公關協調能力。通過文秘的公關協調工作使企業與企業之間，企業與公眾之間建立良好的合作關系，為本企業提供其他企業的信息，提高企業應變能力。協調就是協調本企業內部上下級、各職能部門之間的和諧關系，并通過我們的工作構建以“和諧”為核心的企業文化，追求人與人之間的和諧，人與自然和社會的和諧，營造一個祥和、互助、奮發向上的企業氛圍。由此可見，文秘人員的公關協調能力至少應當包括溝通能力、協調能力、組織能力、輔助決策能力和應變能力。

3.具有主動性和一定的前瞻能力

領導交待了什么，自己便干什么;領導沒有吩咐，自己就樂得無事。像這樣被動地接受領導交辦的任務，是遠遠不夠的，一個稱職的秘書還要善于“沒事找事”。秘書要有靈活的大腦，從行為表征上就是會思考問題、會辦事情、會出點子、會應付各種突發事件、會對過失進行補救。這“五會”有著豐富的內涵，每一會都有很高的要求，要當好一個現代的優秀秘書，必須勤懇磨練，不斷學習，努力創新，適應時代發展的變化和要求。在領導作出指示前，秘書頭腦中就要先有一個工作思路。凡事預則立，不預則廢，秘書時刻想到領導的需要，工作走在前面，有前瞻性，及時為領導提供所需情況，主動協助領導做好工作，既能減輕領導的壓力，促進領導提高工作成效，也有助于秘書找出差距，提高自身能力。另外，秘書是領導或企業的參謀或軍師，是領導或企業的思想庫和智囊團。秘書應當發揮順風耳和千里眼的作用，把平時搜集整理的信息，特別是市場競爭信息、超前預測的方案、調查研究的情況及時、準確地提供給領導或企業，并把超前思考的優良方案提供出來，以便領導或企業及時掌握情況，做出相應的決策和反應。這就要求秘書在完成日常性服務工作的同時，要圍繞領導的主管或分管工作，積極深入基層，開展調查研究，掌握一線實情，敏銳地發現問題，提供領導決策參考;廣泛閱讀報刊，收集信息資料，聽取多方意見，獲取正反兩方面情況，促進領導全面、系統地分析問題，做出科學決策;加強對有關單位完成領導所布置工作情況的督促檢查，確保領導的決策落實到位。

三、總結

綜上所述，企業秘書必須利用自身優勢，發揮自身能力，以周密的思維、嚴細的作風、勤奮的狀態、淵博的學識、出色的才華，履行崗位職責，切實發揮聯系左右、協調內外、溝通上下的樞紐作用，為領導和企業輔助好，服務好，為企業奉獻青春和才華。

參考文獻:

[1]楊士恒 李宏博:秘書與公共關系[J].黃河水利職業技術學院學報，2000，(04).