淺議ＥＲＰ下采購、庫存、付款的內部控制設計

摘要:隨著公司經營規模不斷擴大，管理上逐漸顯示出部門間信息傳遞不暢，信息丟失數據失真及物資失控等問題，在很大程度上影響公司的發展策略。為了加強內部管理，促使企業穩健發展，企業迫切希望通過用友ERP-U8系統來加大對企業經營活動控制過程的監控力度，實現物流、資金流信息、數據的及時傳遞，最終達到生產、業務、財務一體化管理。本文擬以采購業務流程為線索，探討ERP下采購、庫存、付款業務流程的內控設計。

關鍵詞:采購;付款;控制；ERP系統

遼漁船廠作為遼漁集團的骨干企業，憑借優越的地理位置和合理的產業結構，經過半個多世紀的發展和積累，已成為以各類船舶維修為主，集造船為一體的工業化修造船廠。主要承修俄羅斯船、日本船、臺灣船及國內大小漁、貨船。修船材料品種繁多，供應商也涉及全國各地。采購業務頻繁。為適應本企業的經營要求，企業于2007年9月使用ERP-U8系統的采購、庫存、存貨管理模塊。來探索加強采購與付款的規范化管理與控制。

采購業務包括商品、材料和固定資產的供應。它一般由簽訂合同、驗收材料或商品入庫、結算支付貨款三個環節構成。對供應過程業務要求：(1)采購計劃、訂貨、驗收、結算等工作必須分工負責。(2)采購人員除特別授權外只能按批準的品種、規格數量進行采購、不得擅自改變采購內容。(3)除零星采購外，采購業務均需簽訂合同。(4)采購貨款必須經過審核、核對合同，方可付款結算。(5)采購貨款除小額采購外必需通過銀行結算。(6)采購的物資必須經過驗收方可入庫。(7)采購過程的損耗必須查明原因，經審核批準后方可處理。(8)應付賬款明細賬與總賬應定期核對。

企業根據實際情況，進一步完善了采購與付款的內部控制管理制度并嚴格執行。(1)崗位分工控制。建立采購與付款的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督；不得由同一部門和個人辦理采購與付款業務的全過程。(2)審批控制。建立請購審批制度，明確審批權限，并由審批人根據其職責、權限以及單位實際需要等對請購事項進行審批。(3)采購控制。根據采購物品及采購情況確定相應的采購方式；制定例外緊急需求的特殊采購處理程序；經過比質比價和規定的授權批準程序確定供應商。(4)驗收制度。建立健全驗收制度，根據制度規定驗收所購貨物的品種、規格、數量、質量等，并出具驗收單據或驗收報告；實行驗收與入庫責任追究制；驗收過程中發現的異常情況，應查明原因，及時處理。(5)付款控制。嚴格核對采購發票、驗收單、入庫單、合同等有關憑證，檢查其真實性、完整性、合法性，對符合付款條件的采購業務及時辦理付款業務；建立預付賬款和定金的授權制度。加強應付賬款的管理，已到期的應付款項經批準后辦理結算與支付；建立退貨管理制度，發生采購退貨的，及時收回貨款。(6)監督檢查。定期檢查采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況；定期檢查采購與付款業務授權批準制度的執行情況；定期檢查有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。

一、采購訂單

企業由生產科制訂修船計劃，各修船車間根據修船計劃手工填列材料請購單，采購部門在收到請購單后，對經批準的請購單填寫訂貨單錄入系統.，對審核完畢的采購訂單打印兩份，一份轉交倉庫保管部門，作為核收物品與發票核對的依據(驗收貨物的依據)；一份留作采購部門歸檔保存，以便對所有的存貨和到貨情況進行查對分析。采購訂單是企業與供應商之間簽訂的合同，主要包括采購什么貨物，采購多少，由誰供貨，什么時間到貨，到貨地點，運輸方式，價格與運費等，通過采購訂單的管理，可以幫助企業采購業務進行事前預測，事中控制與監督。在ERP環境下，企業采用手工錄入采購訂單，系統內置嚴格的審核程序，確保訂單所列內容的完整性和可接受性，信息的更新由專門授權的人員進行修改并附相應的文件，在采購訂單錄入部門歸檔保存。系統連續編號的訂貨單經授權人員審核確認后會自動傳送至驗收部門和應付憑單部門。

二、采購入庫單

采購入庫是通過采購到貨、質量檢驗對合格到貨的存貨進行入庫驗收。企業驗收人員由質檢人員、生產科擔當、采購人員和倉庫保管員共同驗收。對照銷貨單位的發票或到貨清單和購貨訂單.對每一種貨物的品名、規格、數量、質量等嚴格查驗，在保證正確相符的情況下由倉庫保管員錄入入庫單。采購入庫單一式三份，一份送會計部門核算；一份庫管員留存。并在系統中過賬，財務部門可以查詢到這筆材料的入庫情況。嚴格的驗收制度有利于考核采購人員的工作質量，劃清采購部門與倉庫之間的經濟責任，保證入庫物資的準確性和安全性，實現了收貨員、驗貨員、采購員不相容職責分離，盡可能控制這一環節的風險。在ERP環境下；驗收是采購業務的重要控制環節，在系統內設置了控制到貨商品和采購訂單內容的一致性。系統還啟用對特殊商品的驗收，預先在系統內設置授權。經授權人員檢驗方可確認驗收，在ERP系統中對收貨的每張單據點擊確認形成驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據。系統還會將生成的驗收單傳送至應付憑單部門，以被付款。

三、發票結算

是對采購入庫單、采購發票進行勾兌的過程，記錄采購入庫單于采購發票的對應關系。采購結算單在“存貨”模塊進行制單生成憑證。企業采購核算員(材料會計)根據采購入庫單、采購發票核算采購成本。發票結算的結果是采購結算單。當月發票未到或未經結算的入庫單就形成暫估入庫單，留待以后月份發票來時再進行采購結算處理。ERP系統具備單據追蹤能力，在購貨系統生成總賬所需憑證時，能聯查到驗收單、采購訂單、入庫單等，保證記錄購貨程序的完整性。系統內置的控制程序能更好的確認購貨的真實性，購貨記錄的完整性和費用分攤的正確性。

四、付款

采購員編制付款申請。同時確認供應商發票的內容與傳輸過來的驗收單、訂貨單一致，發票金額計算是否正確。在ERP環境下，為防止審批手續不全，賬戶信息錯誤帶來不應有的損失，財務授權人員應審核已簽發支票的總額與所處理的付款憑證的總額是否一致，還要檢查各種憑證之間是否內容一致，經授權財務人員審驗簽字后方可付款。責任明確，手續清楚，如發現問題應及時查明原因。

綜上所述，企業采購、付款的業務在ERP系統下，由提出購貨申請、錄入采購訂單出發，經過主管人員批準，按照ERP系統設定的程序形成數據資料等，然后分送采購部門、驗收部門、財務等部門。涉及的主要憑證和會計記錄有訂購單、驗收單、賣方發票、付款憑單、轉賬記賬憑證、付款記賬憑證、應付賬款明細賬、現金及銀行存款日記賬等。初步實現了生產、業務、財務一體化的管理。前期ERP系統的開發，船廠首先在增強企業基礎管理、規范業務流程、提供企業綜合管理水平方面取得了初步成效。理順了基礎數據，統一了不同部門之間多套編碼問題，解決了各部門之間的對賬口徑問題，增強了各業務部門之間的信息共享。ERP系統可隨時運行需要的報表，來反映一定時期采購業務執行情況，把企業的產、供、銷業務信息集成起來，為下一階段工作改善提供及時信息。企業通過ERP系統的建設，加大了制度實施的有序性和程序性，使內部控制軌跡清晰，有利于事后的審計評價，提高了內部控制的技術含量。企業在ERP項目的實施中，不單純上馬一套軟件，而是要充分體現和固化一套符合企業實際情況、先進適用的管理思想，將科學的管理思想與先進的信息技術以及完善的管理制度結合在一起，才是企業實現內控的有效途徑。