略論電子信息技術條件下的檔案保密工作

摘要:涉密檔案管理是檔案管理工作中十分重要的內容，我國在多年的檔案管理工作實踐中總結積累了許多經驗。隨著社會信息化程度的提高，傳統的檔案管理工作模式已經逐漸被電子信息技術模式所取代。如何做好電子信息技術條件下的檔案保密工作，是檔案管理工作者不能回避的一個課題。

關鍵詞:檔案管理;涉密檔案;電子信息技術;保密

一、傳統涉密類檔案保密工作特點

1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統紙質性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中。《中華人民共和國檔案法》規定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點管理制度，無關人員一律禁止進入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。

2.注重對于檔案管理人員的職業教育?！稒n案法》中嚴格規定，機關、團體和企事業單位必須有專門的檔案管理人員，嚴格執行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區已經制定了檔案管理員資格準入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進行業務知識和技能培訓，加強職業道德教育。管理人員的專業化保證了檔案管理保密工作的順利進行。

3.較為合理地依據檔案保密程度對涉密類檔案進行分級管理。按照有關規定，傳統檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個密級。在我國傳統檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進行了詳細規定。與此同時，對各個密級檔案的解密標準、解密時限、解密方式等進行了嚴格限制。這就最大限度地保護了涉密檔案的秘密性。

隨著社會信息化技術的不斷發展，目前我國的檔案管理模式已由傳統的紙質型檔案發展為利用電子信息技術為主的電子信息檔案系統。與傳統型涉密類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統檔案管理工作模式已經無法適應信息化要求。近一個階段，我國出現數起利用電子信息技術進行泄密的惡性案件，給我國社會主義現代化建設帶來巨大影響。如何在電子信息技術條件下做好涉密類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進行認真研究。

二、利用電子信息技術進行涉密檔案管理的優勢和不足

1.利用電子信息技術管理涉密類檔案的優勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數碼技術進行壓縮，存儲介質占用空間極小，對存放場地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務社會的能力。

2.利用電子信息技術管理涉密類檔案的不足。誠然，利用電子信息技術管理涉密類檔案的不足和優勢一樣顯而易見。由于電子信息技術自身特點，涉密類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。

三、如何做好電子信息涉密檔案保密工作

筆者認為，做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應該是充分利用電子信息技術的優勢，結合傳統檔案管理工作的經驗，取長補短，努力克服問題和不足。具體說來，應注意以下幾方面。

1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務意識。無論是檔案管理還是保密工作，其根本出發點都是為經濟社會發展提供資料性服務。利用電子信息技術進行涉密性檔案管理，其目的是為了更好地為社會提供服務。因此說，服務意識是檔案管理工作必須樹立的指導思想。

2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保涉密電子檔案安全。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。

(1)要根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行。要在傳統管理制度的基礎上，結合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。

(2)要充分保證涉密電子檔案儲存介質的安全。電子信息檔案儲存介質一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時做好相應備份，防止電子儲存介質發生故障后重要資料丟失。

3.進一步提高檔案管理人員的職業素質和業務素質。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術及檔案管理專業技術培訓以外，更為重要的是要加強職業意識教育。要培養他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。

當然，利用電子信息技術進行涉密檔案管理是一個十分復雜的系統性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。

參考文獻：

[1]《中國大百科全書》，陳兆吳主編.

[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.

[3]《試論檔案工作中的保密》汀藍著，http://www.lunwennet.com/thesis/2005/6641.html.

[4]《檔案管理工作手冊》，余述文主編，重慶出版社，2005年12月.

作者簡介：黃偉（1969-），女，遼寧丹東人，遼寧省地質工程職業學院，高級講師。