人力資源檔案管理的現狀及改善研究

摘要：本文在明確人力資源檔案管理重要性的基礎上，分析了人力資源檔案管理的機遇及挑戰，并進一步研究了人力資源檔案管理的改善展望。

關鍵詞：人力資源；檔案管理；現狀分析；改善展望

一、引言

人力資源檔案一直承擔著作為選拔和管理人才主要依據的重仟。然而目前我國一些單位的人力資源檔案管理卻面臨著異常尷尬的局面：“死檔”、“棄檔”、“無頭檔案”不斷出現，人力資源檔案改革不僅成為學術熱點，更成為一種社會現象。本文圍繞著人力資源檔案管理中出現的不足討論對策，將檔案的改革放置在人力資源管理的視野下，將其與我國的人才政策、機構改革、經濟發展的現狀緊密聯系起來，探討管理方法的改善。

二、人力資源檔案管理的現狀剖析

1 人力資源檔案管理的機遇

人才強國戰略、人們法制意識的提高和檔案工作的數字化趨勢直接導致了人力資源檔案工作的產生，而巨大的市場需求、已有的檔案管理體制和信息化建設的經驗則為人力資源檔案工作的開展提供了良好的機遇。

(1)人事檔案社會化管理的市場需求巨大

首先，個人的“社會屬性”進一步增強，人才流動頻繁。主要體現在以下三個方面：

第一，事業單位人事制度改革的進一步深化。全面推行聘任制度，破除干部身份終身制，把聘任制作為事業單位一項基本的用人制度。第二，國家公務員錄用、考核標準的發布。國家公務員也開始實行考核和公開辭退制度。隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現，干部的競爭擇優和正常流動機制正在形成。第三，人事代理的成熟和人事派遣的產生。

(2)檔案管理制度體系建設的初步完善

人力資源管理方面，初步建立了檔案管理制度體系。經過了多年的探索和總結，中央組織部和人事部陸續頒布了多個政策、條例，使得人力資源檔案整理工作有規可循，如《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《流動人員人事點檔案管理暫行規定》，可以說我國已經建成了初步層次的人力資源檔案管理制度體系。

2 人力資源檔案管理的挑戰

由上可見，我國的人力資源檔案管理工作都取得了一定的成績，但同時在現實的工作中也暴露了不少問題，為人力資源檔案工作的推行設定了不少障礙。

(1)現有的人才服務機構不夠理想

目前，我國社會上出現許多非規范性的人力資源檔案管理和服務機構。由于人力資源檔案管理是需求巨大，各種中介機構應運而生。他們的成立大都是受利益原則的驅使，他們的目的就是為獲得單位或個人的經濟利益，往往會忽視社會效益。而且在具體操作上也缺少統一、規范的程序。即使是合法的人才服務機構，它在人事檔案管理和服務上的質量也難以讓人滿意。

(2)管理體制上的多頭管理和檔案部門的管理缺位

我國目前的人力資源檔案管理體制中存在著嚴重的分散性，縣級以下機構的人力資源檔案歸多頭管理，隸屬混亂。而且多頭人力資源檔案管理也存在于個人信用檔案的管理過程中，主要表現為管理方法雜亂，條塊分割嚴重，總體層面各自為政。多頭管理造成的后果包括“棄檔”、“死檔”數量不斷增多，不利于對其進行標準化和現代化管理；易造成職責不清，互相推諉扯皮的現象。

三、人力資源檔案管理方法的改善展望

1 以信用和業績材料為重點，注重及時更新

人力資源檔案材料內容的多元化，誠信和業績是人才業績的重點，因此，在人力資源檔案材料中應包括個人基本信息、教育經歷信息、工作經歷信息、獲獎情況信息、工作業績信息等。同時對人力資源檔案的建設是分階段進行的，建檔時收集的是基本信息、協議書、學歷驗證報告、勞動合同復印件等需要歸檔的材料；建檔后又分為必須歸檔和可以歸檔的材料，根據工作性質的不同而進行選擇，在保證管理質量的同時，增強實際工作的靈活性和可操作性。

2 雙方關系的契約化，強調對材料的鑒定

首先，法制性體現在申請人與管理機構的契約關系上。人才服務中心負責人力資源檔案的建檔和管理工作。申請建檔的人員先要簽訂協議，人力資源檔案服務中心為當事人保密等、其次，人力資源檔案中心負責對材料的審核，以保證其真實性。單位形成的材料須有單位蓋章，規定要同本人見面的材料(如處分決定、組織鑒定等)，一般應有本人的簽字，人力資源檔案中心的誠信部會發函到他們人事檔案所在地，對材料內學歷、職稱和個人獎懲情況進行審核，審核報告同樣須經檔案所在地蓋章。

3 利用信息技術，保障相對人的知情權。

在人力資源檔案的概念中就強調了它是建立在“現代化和系統化的網絡”基礎上的，這有利于信息的及時更新和共享。在這個技術基礎上，相對人的個人知情權得到了體現。實行對相對人開放的利用模式，同時，對業績信息部分相對人自己可以進行及時的更新，隨后有人力資源檔案中心進行審核，真正實現了人力資源檔案的“雙重監督”，而且在管理過程中的權限設置也值注意和借鑒。

四、小結

總之，人力資源檔案管理為人力資源相關信息的社會化和開放式管理提供了有效的保障。探討構建分散的管理體系、多元化的管理模式和多樣化的內容元素是可行的，也是必要的，人力資源檔案管理部門應以真正體現“以人為本”的核心思想，積極分析存在問題，并不斷進行管理措施的改善。