消滅“來不及”四技巧擺脫加班惡夢

“工作來不及做完，今天又準備要加班了!”你常聽到這句話嗎?或許有人會懷疑，“工作這么多，不加班只會耽誤進度吧?”然而，抱持這種想法的人，真的有因為加班而減輕負擔嗎?日本商管名師夏川賀央告訴你“消滅來不及”的四個技巧，徹底擺脫加班的惡夢。

1 設定工作優先級

工作的處理順序可分成四類：“重要且急迫的事”“重要但不急迫的事”、“不重要但急迫的事”、“不重要也不急迫的事”。

重要且急迫的事，固然必須最優先處理。但很多事情其實都是因為處理不當，才會由“不急迫”變成“急迫”。因此，要避免工作做不完的情況，最好能讓事情都處在“重要但不急迫”的狀態下完成。

2 遵從艾偉李(lvy Lee)法則

艾偉李法則指出，工作者應先列舉出六件隔天非做不可的事情，依照重要順序，并且從1編號到6。次日開始，就從1號開始工作，依序將工作處理完畢；隔天再做一次編號，不要受到當日未完成的工作影響。扣除掉不重要的事情之后，剩下的就都是重要的事，從哪件開始都可以。把眼前的事情一一處理掉，就不需要擔心究竟什么才是重要的事了。

3 70％的完成率最有效率

完美主義并不是負面的形容詞，但100％的完美主義，只會造成非加班不可的后果。舉例來說，就算你自認工作做得再完美，但主管可能還是會有別的意見或建議，終究還是得重新修正。工作不像是學校的功課，不能任何事都要求100分，把完成度設定在70％左右，以能提出報告為主要目標。“先求有、再求好”，就能避開來不及的狀況。

4 打電話比e-mail效率更高

電子郵件是非常花時間的溝通方式，在將郵件傳送后，還要擔心對方有沒有看到信，三番兩次確認信箱，反而花費更多時間。如果用電話直接連絡反而更快，應該把電子郵件定位在“詳細說明”的功能，而不是聯絡工具。

夏川賀央強調，不加班的意義是為了讓上班族有更多“思考時間”和“成長空間”，如果把加班時間用在“想做的事”上，不管是游樂、上課進修，甚至是睡覺補眠，轉換不同于工作時的心情，不但能增強對周遭事物的觀察能力，還有助于提升你的工作表現。

取材自《省時工作力》，夏川賀央著，三采出版

責任編輯 胡譯文