論電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制

李少博

【摘 要】在知識經(jīng)濟時代，會計實行電算化成為必然趨勢。但隨著會計電算化的應用，原有的內(nèi)部控制已無法適應會計電算化信息系統(tǒng)的要求，迫切需要進行改進和完善。綜上所述，加強和完善電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，逐步建立以會計電算化為核心的計算機管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源共享，提高信息質(zhì)量和使用效率，具有重要的現(xiàn)實意義。

【關鍵詞】會計電算化 信息系統(tǒng)

現(xiàn)代信息技術在會計領域的應用和發(fā)展，預示著會計技術手段必將由會計電算化發(fā)展到會計信息化，并進一步跨越到會計信息處理智能化階段。由此，會計的內(nèi)部控制系統(tǒng)也應該隨著電算化的發(fā)展而相應地完善起來，特別在整個網(wǎng)絡技術強大的整體下，我們必須緊跟其后，完善我們?nèi)遮厜汛蟮臅嬵I域。

一、電算化會計信息系統(tǒng)的背景

隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，會計電算化在社會經(jīng)濟中的運用越來越廣泛。我國的電算化事業(yè)起步比較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應用于代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性，使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務。

二、電算化會計信息系統(tǒng)的狀況

會計信息系統(tǒng)審計是計算機技術和計算機會計發(fā)展的結果，它對審計部門的審計工作大大影響，同時也產(chǎn)生了一些問題。會計信息系統(tǒng)并沒有改變審計的目標和基本原則，但是改變了目標所應用的審計技術和方法，對審計工作提出了新的發(fā)展要求。關鍵在，審計套計管理系統(tǒng)信息化計算機應用知識經(jīng)濟和信息技術的高速發(fā)展.推動全球進人了信息社會時代。這個時代的顯著特征之一就是：IT技術被廣泛應用于社會的各個領域，成為社會發(fā)展的重要支柱。我國非常重視審計工作應用高新技術，開展網(wǎng)上遠程審計和經(jīng)營風險預警建設。會計信息系統(tǒng)對審計部門的審計工作產(chǎn)生了重大影響。因此對計算機會計信息系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)處理的審計方法的應用自然就成了一門集會計、審計和計算機網(wǎng)絡通訊技術綜合一體的邊緣學科——會計信息系統(tǒng)。

會計信息學是一個特殊的領域，由有著不同背景和訓練水平的個體組成。我國會計人員的素質(zhì)直接影響會計行為及其結果,加速加強會計人員的素質(zhì)控制,是保證內(nèi)部會計控制作用成否的關鍵。我國的會計信息化正經(jīng)歷著人才和技術的挑戰(zhàn)，如何培養(yǎng)一批既懂會計又懂管理、既有會計信息化知識又能解決實際工作中存在問題的高素質(zhì)復合型人才。

三、加強電算化會計信息系統(tǒng)的重要因素

隨著會計電算化信息系統(tǒng)的普及與發(fā)展，內(nèi)部控制中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對電算化會計風險的深入研究，必將使在會計電算化下形成新的會計理論和方法得到進一步完善和發(fā)展，也使得電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會計信息的真實性、完整性和可靠性，為企業(yè)做出正確的決策提供有效的信息，給企業(yè)創(chuàng)造良好的會計效益。如何管理、完善、正確規(guī)范電算化會計內(nèi)部控制體系是我們當前需要面對的，需要及時解決的問題。在電算化系統(tǒng)運行過程中，制定及規(guī)范信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的法規(guī)、準則是完善內(nèi)部控制的重要因素。也因此，在加強電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制的具體方案中，制定、管理及監(jiān)督都起著極其重要的全面控制作用。隨著電算化會計信息系統(tǒng)的發(fā)展壯大，我們也必須著重從幾個方面來加強對信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制：

（一）系統(tǒng)的開發(fā)控制

系統(tǒng)的開發(fā)是一種預防性控制，目的是防止電算化系統(tǒng)開發(fā)階段的錯誤和偏差，確保系統(tǒng)開發(fā)過程及內(nèi)容符合內(nèi)部控制的要求和有關標準。開發(fā)系統(tǒng)前，要進行有效的可行性研究，使系統(tǒng)的每項設計都等滿足單位的會計工作要求，并能適當滿足單位發(fā)展前景的要求；系統(tǒng)開發(fā)過程中還要留下審計線索，以保證日后審計工作的需要。會計信息系統(tǒng)技術的先進性往往是擴展性的保證。核算中心的軟硬件系統(tǒng)應能保證兩年后系統(tǒng)不落伍，且能適應核算中心未來發(fā)展的需要，具有良好的擴展性。因此在期初規(guī)劃時，網(wǎng)絡設備接口、服務器負荷、工作站點數(shù)等方面都留有余地，以免將來業(yè)務擴大，系統(tǒng)無法擴展。

（二）電算化會計信息系統(tǒng)的應用控制

電算化會計信息系統(tǒng)的應用控制是指影響系統(tǒng)特定用途的控制，即為適應會計處理的特殊要求而建立及實施的控制。應用控制是一般控制的深化，可以在一般控制的基礎上，直接深入到具體的業(yè)務數(shù)據(jù)處理，為數(shù)據(jù)處理的準確性、完整性和可靠性提供最后的保證。

（三）系統(tǒng)數(shù)據(jù)差錯的安全重要性

在電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)無論是形態(tài)還是結構發(fā)生了變化，這對會計數(shù)據(jù)的真實性、有效性和完整性都造成了威脅，一旦出現(xiàn)舞弊行為，后果將是嚴重的和難以發(fā)現(xiàn)的。目前，在會計工作實踐中，電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題主要表現(xiàn)在以下3個方面。

1.數(shù)據(jù)的安全性差

手工會計系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的處理和儲存都分散于各個不同的部門和人員，而電算化系統(tǒng)的突出特點是會計數(shù)據(jù)處理的自動化、集中化，因此給數(shù)據(jù)安全帶來了一定的威脅。在電算化實踐中，一部分單位雖然設置有不同的財務分工，卻往往是一個操作員身兼數(shù)職，可以以不同的身份進入系統(tǒng)進行不同的操作，這樣，財務分工的控制就名存實亡。未經(jīng)授權的計算機專業(yè)人員可以利用計算機技術和網(wǎng)絡技術輕易地瀏覽各種數(shù)據(jù)文件，造成會計機密數(shù)據(jù)被泄漏。會計數(shù)據(jù)文件大量地保存在磁性材料中，一旦發(fā)生火災、水災、盜竊之類的事件，就可能使全部數(shù)據(jù)丟失和毀損；同時磁性材料對外界環(huán)境的要求比較高，要防火、防水、防磁和防塵，對環(huán)境溫度也有一定要求，因此增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。

2.差錯的反復性和嚴重性

手工會計系統(tǒng)中數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分散于多個部門、多個員工，一個部門或人員的差錯往往可以在下個環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)和糾正。所以，一般情況下一定時間內(nèi)差錯重復發(fā)生的可能性不大，發(fā)生重大差錯的可能性也不大。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理自動化、集中化，再加上計算機運行的高速性、程序運行的重復性，使得處理結果一旦發(fā)生錯誤，往往就會在短時間內(nèi)迅速蔓延，造成多種數(shù)據(jù)文件、賬簿及整個系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)失真，并且可能使系統(tǒng)出現(xiàn)反復性差錯。因此，電算化會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理各環(huán)節(jié)和系統(tǒng)硬件設施等方面都需要加強控制。

3.管理和監(jiān)督的有效性差

會計電算化的單位必須建立完善的電算化管理制度，有些單位雖然建立了內(nèi)部管理制度，但職權不明顯的原則嚴重影響到電算化會計信息系統(tǒng)的管理及監(jiān)督，我們應該利用系統(tǒng)特有的加密功能防患于網(wǎng)絡將帶給會計信息系統(tǒng)的隱患。

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(作者單位：江西財經(jīng)大學）