學校檔案管理依法治檔之我見

劉　亞

【摘 要】檔案是反映歷史面貌的真實記錄，檔案事業是黨和國家各項事業的重要組成部分。檔案工作是辦好學校的重要基礎工作，也是衡量學校管理工作水平高低的標志。隨著教育改革的不斷深入和發展，貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》與《廣東省檔案管理辦法》，建立和管理好學校檔案，并促使學校檔案工作納入規范化、制度化、科學化管理的軌道，不斷提高檔案管理的整體水平，有著極為重要的意義和作用。

【關鍵詞】學校 檔案管理 依法治檔

一、當前學校檔案管理工作中存在的問題

1．某些學校領導對檔案管理不夠重視，其表現為：⑴對檔案管理的意義認識不足。多年來，由于對“教育改革”的狹隘認識，導致檔案事業建設降低到了教育改革的附屬地位，經常以一種對當前教育改革是否有用的實用主義來衡量檔案事業，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價值屬性，因為檔案是歷史的產物，不能產生直接的教改成績或效果，檔案往往是到檢查評估利用的時候才顯出它的價值。⑵依法歸檔的意識不強。基層的領導同志不能深入實際解決檔案收集工作中存在的實際問題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動索取，而依靠有關部門主動移交的可操作性不強，致使檔案移交工作遲遲不能落到實處，甚至材料收集不齊全，直接影響收集工作的開展。⑶對《檔案法》的宣傳不夠?！吨腥A人民共和國檔案法》頒布20年了，除檔案管理部門認識外，大多數人不了解、不認識檔案法律責任，不重視統一管理檔案的意義，管理人員、科技人員依法自覺保護、收集、移交檔案材料的意識沒有真正樹立起來。

2．教職工對依法治檔的觀念淡薄。由于檔案違法行為所產生的后果具有間接性、隱蔽性，這導致了人們忽視或輕視檔案違法行為。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那樣，直接地明顯地危及國家、人民的人身和財產安全，會給國家、人民帶來直接的、明顯的危害和損失。同時，學校對教職工的評價考核也沒有把依法治檔作為其中一個條件。把檔案資料的收集、移交看成是一種負擔，甚至不當一回事，學期或學年結束，該交的檔案資料也沒有整理移交，需檔案管理人員的多番催促。

3．上級檔案部門，對學校依法管理檔案工作監督力度不夠。一些檔案行政管理部門對于學校存在的檔案違法行為，往往只進行現場指導糾正，久而久之，執法檢查變成了上門服務，上門幫助組卷、立卷，以指導替代執法、替代執罰。而對于法定破損檔案、不及時歸檔、歸檔不全、利用不還、檔案面臨危險等檔案違法行為不作重點深入檢查和追究。

二、如何依法管理檔案工作

1．加大宣傳力度，增強社會檔案意識和檔案法制觀念，打好依法管理檔案工作的群眾和社會基層?！傲⒆銠n案，面向社會”是我國檔案宣傳工作的方針，繼續加大《檔案法》的宣傳，也是全社會的普法意識的體現。但目前檔案意識還很淡薄，檔案觀念模糊。就我們基層而言，要爭得領導的重視，把它納入學校的普法工作中去。除做好各部門工作宣傳外，還可通過宣傳周、宣傳月搞定期宣傳，也可通過學校的內部網絡宣傳、學校公示欄宣傳，通過研討會、座談會，舉辦展覽、知識竟賽等形式，使廣大群眾真正了解檔案，自覺遵守《檔案法》。還可通過對違法案件的處理結果，以案說法，以警世后人，從而增強社會的檔案意識和法制觀念，為依法管理檔案工作奠定堅實的基礎。

2．積極爭取領導部門的理解和支持，加大對檔案管理工作的力度。建議從教育檔案工作實際出發，會同檔案局、教育局一起制定并及時修訂適合教育改革要求的學校檔案管理試行辦法和檔案工作標準，加強統籌領導，宏觀管理，實行分類指導，有效監督，形成有關業務部門與辦公室配合對學校檔案工作齊抓共管的機制，促進《檔案法》實施在學校落到實處。

3．依法健全和完善檔案收集管理制度。檔案資料的收集、移交和整理、保管，是發揮檔案工作整體功能的前提，也是做好檔案業務工作的重點。要扎扎實實地做好這項基礎工作，不僅要把學習貫徹《省檔案管理辦法》與學習貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》結合起來，加大宣傳力度，努力營造濃厚的社會氛圍，還要依法健全和完善檔案收集制度。檔案收集管理制度主要包括：

(1)登記制度。為了掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落，應及時做好登記工作，形成必要的制度。

(2)時限制度。及時收集是確保歸檔文件材料齊全完整的關鍵。收集材料不能等到年底收集與整理，而應區分不同情況，明確收集與歸檔時限。因為有些文件材料在辦文部門較長，遇上機構變化、人事變動、工作調整，很容易散失，造成歸檔不全或不完整。

(3)查對制度。檔案管理部門要做到對所管檔案材料心中有數，必須確定一個時間核對收集歸檔材料，對收集工作中發現的問題，如不全、短缺材料的，要及時向有關部門追要收集，對錯裝、錯收的，材料要及時查清并予以糾正。

(4)移交制度。要根據具體情況，制定出具體檔案材料的歸檔范圍、時間與質量要求，使各單位、各部門形成的檔案材料一般應及時處理完畢后，及時移交給檔案管理部門歸檔保存，避免任何組織與個人以任何理由積壓、滯留應歸檔材料的現象發生，保證檔案材料的完整齊全，特別是人事檔案更應注意及時移交。

(5)索要制度。對于未能及時移交到檔案管理部門的歸檔材料，檔案管理部門不能完全坐等有關單位或部門主動送交材料上門，對以上制度執行情況，可與工作評價結合起來，獎懲分明，如評優、評先、職務晉升等。

4．學校檔案管理人員要努力提高自身素質。依法治檔的關鍵是嚴格檔案行政執法，法律是依靠人來貫徹執行的，法律秩序必須通過良好的執法來維護。再好的法律和制度，如果得不到嚴格的執行和遵守，也將形同虛設。依法治檔更重要、更核心的是我們各級檔案管理人員在法定權限內，按照法定程序，依法履行法定職責。樹立堅定政治信念、公正清廉、業務精通、作風優良，能勝任新形勢下工作需求，是保證依法治檔真正落到實處的關鍵所在。

5．上級檔案部門應加強對學校檔案執法監督檢查。首先，要強化檔案執法監督檢查的手段。在執法監督檢查中要改變過去那種只聽聽匯報，看看材料，提提建議，發個通報等做法，真正嚴格按照《檔案法》及有關規定的要求認真監督檢查，對查出的問題，按照規定的程序認真處理，決不姑息遷就。其次，建立檔案法制監督機制。各級檔案行政管理部門，要制定有關規定、制度來規范檔案執法監督檢查機關和檔案執法監督檢查人員的行為。

(作者單位：廣東省珠海市第三中學）