計算機會計系統(tǒng)內(nèi)部控制研究

惠改萍

【摘 要】電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，就其基本原理來說，與手工會計并沒有根本上的區(qū)別，都是為了貫徹執(zhí)行在保護資產(chǎn)安全、檢查會計數(shù)據(jù)的正確性和可靠性，提高管理效率，促進遵守財政法規(guī)、財經(jīng)紀律及各種管理政策等方面所制定的組織機構(gòu)方案和采取的方法措施，但是達到內(nèi)部控制目標的過程，卻極大地受到數(shù)據(jù)處理方式的影響。電子計算機的使用進入會計領(lǐng)域后，改變了數(shù)據(jù)的處理方式，從而使內(nèi)部控制的方法也發(fā)生了很大的變化。

【關(guān)鍵詞】會計電算化 會計信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制

一、在明確職責分工，理順工作崗位，嚴格權(quán)限控制方面

明確劃分會計人員的職責，是內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)。根據(jù)財政部的規(guī)定，會計崗位應(yīng)劃分為會計主管、會計核算、會計稽查、出納、會計檔案管理等，在手工會計系統(tǒng)中，財會部門形成了一個相互制約、相互監(jiān)督的內(nèi)部牽制網(wǎng)烙，因而很少出現(xiàn)錯誤和舞弊現(xiàn)象，即使偶爾出現(xiàn)問題，也能及時得到糾正。手工環(huán)境下的這種職能分工起到了很好的內(nèi)部控制作用。實行會計電算化后，會計工作按照電算化會計信息系統(tǒng)的功能重新進行組織，其全部處理過程均由計算機來完成，只是由哪些人去完成哪一階段工作而有所不同。因此會計工作崗位在會計電算化后也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整，即電算化會計崗位在會計電算化后也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整，即電算化會計崗位應(yīng)包括電算化系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護、收據(jù)審核、系統(tǒng)操作、出納、會計檔案管理等，崗位的設(shè)定可結(jié)合本單位所使用的會計軟件系統(tǒng)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和模塊功能相應(yīng)設(shè)置，崗位確定后，要明確各崗位的職責范圍，建立電算化會計崗位責任制，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。在會計電算化工作崗位時，還應(yīng)該根據(jù)職責分離的原則分配崗位，如憑證輸入與審核不能由同一個人進行操作，出納人員除出納崗位外不允許進行其他操作等。

在實行會計電算化后，由于計算機的介入，原來人與人之間的有形聯(lián)系部分轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計算機系統(tǒng)的聯(lián)系，計算機是由人控制的，它無法自動識別各個操作人身份，也不知道操作人員所進行的操作是否具備相應(yīng)的權(quán)限。因此，為了確保系統(tǒng)安全、有效的運行，防止合計信息被盜、被篡改、必須建立權(quán)限管理制度。權(quán)限要有監(jiān)控機制，除電算化管理員外，其他崗位人員不得直接開機調(diào)出文件進行操作，不得隨意刪除數(shù)據(jù)、原程序和庫結(jié)構(gòu)，電算化系統(tǒng)管理員有權(quán)設(shè)置每個人的操作權(quán)限，有權(quán)監(jiān)控每個人的操作內(nèi)容等。各人的操作權(quán)限規(guī)定以后，一般應(yīng)設(shè)置三層秘碼：第一層是用戶開機秘碼，第二層是進入核算密碼；第三層是用戶個人操作權(quán)限密碼，有必要時還可以設(shè)置屏幕保護密碼，所有這些密碼還要定期進行更換，目的是防止財務(wù)機密外瀉和蓄意使用計算機做案。

二、會計業(yè)務(wù)處理流程的控制方面

手工環(huán)境下的業(yè)務(wù)處理流程也是在內(nèi)部牽制網(wǎng)中進行的，會計憑證、帳薄、報表之間按照一定的程序分別由不同的人記錄和編制，任何一道手續(xù)的處理，都意味著對前幾道手續(xù)的審查和復(fù)核，以便把差錯消滅在業(yè)務(wù)處理結(jié)束之前。各個崗位的會計人員還可隨時通過審查憑證、帳簿和報表，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時防范和糾正，從而實現(xiàn)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的控制。在電算化會計系統(tǒng)中，原始收據(jù)輸入以后，剩下的大部分業(yè)務(wù)處理流程都是由計算機來完成的。這樣，一部分在手工會計中由多人、經(jīng)多道手續(xù)完成的業(yè)務(wù)，變?yōu)橛捎嬎銠C統(tǒng)一快速完成，削弱了業(yè)務(wù)處理過程的審查復(fù)核機制。由于在計算機系統(tǒng)中，明細帳、總帳及報表同出一轍，如果原是數(shù)據(jù)輸入有錯誤，那么三者必須同時發(fā)生錯誤，而且錯誤的金額也一定相等，所以不可能利用平衡原理去發(fā)現(xiàn)和查找錯弊，因此收據(jù)的采集和輸入就顯得至關(guān)重要。為確保系統(tǒng)提供會計信息的正確、可靠，所有的原始憑證都要有操作人員和財務(wù)人員主管人員共同鑒章以后才能錄入計算機內(nèi)。其中重要的是會計科目代碼，編制會計憑證中的會計科目是以代碼的形式錄入的，因此會計科目代碼是計算機處理業(yè)務(wù)的前提，在編制代碼時要注意他的唯一性、有效性和可擴展性，一旦科目代碼發(fā)生錯誤，則形成的所有信息自然也是錯誤的，由于數(shù)據(jù)記錄有不可見性，數(shù)據(jù)修改也不留痕跡，所以要嚴格接接觸控制，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員進行操作，要嚴格密碼權(quán)限管理，設(shè)置必要的稽核檢查，還要建立工作日志，詳細記錄憑證傳送的手續(xù)和時間、憑證編制日期、操作人員等，防止已編制會計憑證丟失或插入未經(jīng)授權(quán)隨意改

動有關(guān)數(shù)據(jù)等現(xiàn)象的發(fā)生。

三、數(shù)據(jù)存在形式的控制方面

在手工會計中，信息主要是保存在記帳憑證、帳簿、報表等紙張上，由于這種介質(zhì)可以簽字、蓋章使信息實體證據(jù)化，有利于劃清責任，并且也不容易被無意損壞。但是在會計電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)輸出的信息主要保存在磁帶、磁盤和磁性介質(zhì)上或光盤上，這種介質(zhì)可以被重復(fù)被利用，容易造成無意丟失，況且記錄在磁性介質(zhì)上的信息對人來說是看不見的，很容易被篡改或刪除?；蛘哂捎谡`操作等原因使文件丟失，因此要實行備份制度，對數(shù)據(jù)文件要進行日備份、月雙備份，年度要刻錄在光盤上，每月的備份資料要分開地點存放，同時定期進行復(fù)制，防止磁性介質(zhì)丟失。所以會計電算化形成的會計檔案包括會計憑證、帳簿、報表等除備份到磁盤、光盤上外，還應(yīng)定期打印成書面形式保存，并由各負責人簽名并蓋章。備份及打印輸出的各種會計資料，應(yīng)按財政部規(guī)定的檔案管理辦法由專人負責整理、立卷、歸檔、同時做好防磁、防潮、防火、防塵、防盜等工作，查閱或者借閱會計檔案要按規(guī)定進行登記，移交、銷毀會計檔案要按規(guī)定辦理手續(xù)，保證各種檔案的安全與保密，保證各種檔案的安全和保密，保證各種檔案得到合理、有效的利用。

實現(xiàn)會計電算化后，會計人員要加強事業(yè)心和責任感，對于打印輸出的會計材料要認真的檢查和核對，不僅可以掌握大量的會計信息，還可以及時發(fā)現(xiàn)錯誤并進行糾正。

(作者單位：許昌市公路管理局）