追求高效的行政會議等

蔣惠琴等

追求高效的行政會議

蔣惠琴

我所在的星韻學(xué)校于2007年8月創(chuàng)辦。創(chuàng)辦伊始，什么都是新的，就連學(xué)校班子的成員也大多是剛剛走上行政崗位的，在這樣的背景條件下，我們確實(shí)需要通過高效的行政會議來提高班子成員的思想。統(tǒng)一認(rèn)識，以使學(xué)校各項工作迅速走上正常的軌道。

“高效”首先體現(xiàn)在頻率和時間的安排上?？紤]到行政人員的課務(wù)工作量，我們嚴(yán)格控制行政會議的頻率和時間，一學(xué)期能開三次行政會議就很好，每次時間一般不可超過兩個小時。頻率太高影響大家的工作，時間太久會影響人的開會情緒，自然也會影響會議的效率。

“高效”要體現(xiàn)在對內(nèi)容的安排上。行政會上安排的內(nèi)容應(yīng)該中觀一些，太微觀的事情完全沒有必要安排進(jìn)入。

“高效”要體現(xiàn)在對形式的策劃上。行政會議上主管部門發(fā)言是必要的。但每次不應(yīng)該只是校長或主持人一個人的獨(dú)角戲。根據(jù)我們學(xué)校的實(shí)際和當(dāng)前學(xué)校的熱點(diǎn)問題，可以把行政會議策劃成主題培訓(xùn)報告會、典型經(jīng)驗(yàn)介紹會和部門工作交流會等多種形式，既滿足了“新手上崗”培訓(xùn)的需要，又充分體現(xiàn)了單元管理模式中以級部為核心的層級特點(diǎn)，讓部門工作得以凸現(xiàn)，這比校長單純地通報、總結(jié)部門工作效果要好得多。

“高效”要體現(xiàn)在對難點(diǎn)工作的協(xié)調(diào)上。我校單元管理模式下的層級之間涉及到條線與板塊的問題。如級部主任負(fù)責(zé)整個級部的日常工作，包括教育、教學(xué)、教師隊伍管理等，這與政教部門的工作有重合，像這種情況就要既體現(xiàn)分工又充分合作。學(xué)?？赏ㄟ^行政會議進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。

但是，由于行政會議人員涉及較廣(我校行政人員有30人之多)，所以，面對一些難點(diǎn)問題，我們主張適當(dāng)開些主要領(lǐng)導(dǎo)“碰頭”會議，部門領(lǐng)導(dǎo)“碰頭”會議，而不主張多開行政會議，一樣能收到良好的效果。

不可取消但需要改進(jìn)

梁祝

一說起學(xué)校的行政辦公會。給人的印象是，很難讓所有的與會者自始至終都饒有興趣地參與進(jìn)去。于是。該制度是否應(yīng)該取消成為有爭議的話題。我們認(rèn)為，學(xué)校行政辦公會作為一種有效的管理機(jī)制，其存在的必要性是不容置疑的，它是學(xué)校完成某種既定任務(wù)的渠道和手段，發(fā)揮著上傳下達(dá)及內(nèi)部間交流平臺的多種作用。至于在現(xiàn)實(shí)操作中存在的問題。恰恰是學(xué)校辦公會議制度值得改進(jìn)和完善之處。同時，運(yùn)用好這種有效的機(jī)制，也是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)管理藝術(shù)的體現(xiàn)。

“行政”就其本意來說，即“行使政治權(quán)威”，學(xué)校行政多屬于與教育教學(xué)緊密關(guān)聯(lián)的事務(wù)性活動。學(xué)校行政辦公會議制度之所以不能取消，既因?yàn)樗菍W(xué)校完成有關(guān)工作任務(wù)的渠道，也是學(xué)校管理的一種機(jī)制和手段，同時還為學(xué)校各部門間的溝通提供了一個低成本、高效率的平臺。

學(xué)校作為一個組織的運(yùn)行，其必然要完成它特有的一些基本工作任務(wù)，如傳達(dá)上級的文件、指示，通報全校工作開展情況；研究決定學(xué)校工作中的重大問題；聽取各部門匯報上月工作重點(diǎn)、完成情況及下月工作預(yù)安排；協(xié)調(diào)解決重大問題；以及總結(jié)和布置學(xué)校階段性工作等。然而，這些任務(wù)由誰、通過什么渠道來完成最為有效?在學(xué)校里這個渠道就是學(xué)校辦公會議。因?yàn)閷W(xué)校辦公會議是在校長領(lǐng)導(dǎo)下學(xué)校各職能部門共同直接參與的一個組織形式，它所要完成的這些任務(wù)的性質(zhì)以及它的成員構(gòu)成的全面性、代表性決定了這些任務(wù)只能由學(xué)校辦公會議這個渠道來實(shí)現(xiàn)，否則就會形成個人獨(dú)斷的局面。

適度的開會是必要的，它是學(xué)校管理的一種機(jī)制和手段，它的目的是要解決工作中的問題，并起到協(xié)調(diào)各種工作的作用。學(xué)校辦公會議是學(xué)校群體邊界的表現(xiàn)，反映出學(xué)校這個組織運(yùn)作的事實(shí)，它同時是領(lǐng)導(dǎo)者管理地位的體現(xiàn)，并且能夠使領(lǐng)導(dǎo)者從中獲得相應(yīng)的成就感，也使得會議的參與者容易對該群體產(chǎn)生認(rèn)同感。如果一個組織不能夠協(xié)調(diào)好內(nèi)部各成員間的關(guān)系，并且得到各成員的認(rèn)同，那么這個組織的運(yùn)作是不能實(shí)現(xiàn)的，學(xué)校辦公會就是這樣一個調(diào)動學(xué)校各部門積極工作的有效機(jī)制。

學(xué)校辦公會議是各部門間溝通的有效平臺。首先，它是一種群體交流，討論的問題全面、具有交叉性，因而成本低，尤其對于需要跨部門解決的問題更為方便；其次。它是各部門同時研究解決某個問題，因而比分部門進(jìn)行效率高；再者，該制度有利于來自各部門的同事進(jìn)行交流，具有民主管理的意味，會議形成的結(jié)果也具有權(quán)威性，因而更容易傳達(dá)，對它實(shí)施效果的反饋也更及時。

當(dāng)然，在現(xiàn)實(shí)的學(xué)校辦公會議中。確實(shí)暴露出一些問題，如各種會議繁多、內(nèi)容沒有實(shí)質(zhì)性東西、沒有針對性、冗長而低效率等。然而，從逆向思維來看，這些問題恰是該制度得以改進(jìn)的突破口。例如，不是非常必要的會就不要開；每開一次會要有鮮明的主題和針對性：會議的主持者注意控制會議的節(jié)奏和時間分配：開會前要求各參加者事先做好充分準(zhǔn)備，積極參與討論，最后要對會議過程進(jìn)行總結(jié)和點(diǎn)評。

開會還是管理者領(lǐng)導(dǎo)力和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的體現(xiàn)，具體來說是領(lǐng)導(dǎo)管理文化、管理理念以及管理方式的體現(xiàn)。當(dāng)把開學(xué)校辦公會作為實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的有效機(jī)制和管理者領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)相結(jié)合的時候，它就不會流于形式主義。

綜上所述，學(xué)校辦公會是不可或缺的，不能取消。