提高院系辦公室管理績效的對策

陳俊星　田樹紅

隨著社會主義市場經濟的不斷完善和高等教育體制改革的不斷深入，我國高等院校面臨著前所未有的發展良機，但也存在一系列亟待解決的矛盾和問題。目前，許多高校程度不同地存在著管理薄弱、工作效率低下的問題。盡快提高高校管理水平，是保障和促進高校教學科研工作的迫切需要，也是高等教育改革與發展的必然要求。二級學院或獨立設置的系(以下統稱為院系)，是高校的基本構成單位，院系辦公室作為院系的必設機構，則是高校的基層綜合事務管理部門，起著溝通上下、聯系左右、連接內外、保證各項工作順利進行的樞紐作用。要提高高校管理績效，必須重視和加強院系辦公室工作，提高院系辦公室的管理績效。

一、正確認識和把握院系辦公室的基本職能及其特征

院系是高校教學、研究及管理任務的具體承擔者，院系辦公室作為院系的日常辦公機關和院系領導的主要助手，在其中發揮著不可替代的重要作用。只有正確認識和把握院系辦公室的職能和特征，才能正確看待院系辦公室工作，更好地改進其工作。

具體說來，院系辦公室的主要職責是“參謀、協調、服務、信息處理和檢查督辦”。“參謀”職能主要是為院系領導出謀獻策，這是辦公室職能的高層次體現；“協調”職能主要是協助院系領導協調院系內部機構、人員之間及與院系以外相關部門、單位、人員之間的關系，保證各項任務的完成；“服務”職能主要體現在為院系領導、師生和校內相關部門服務，為教學科研第一線服務；“信息處理”職能是進行信息的收集、加工、傳遞和反饋，加強上下左右各方面的交流與聯系，為院系領導及時掌握情況，進行正確的決策和指揮提供幫助；“檢查督辦”職能是院系辦公室通過所掌握的反饋信息，采取一定的控制手段，對領導所下達的決策指令和工作任務的實施情況所進行的檢查、糾偏等一系列的活動，其目的是保證政令暢通和各項管理目標的實現。

從院系辦公室所承擔的職能和任務來看，它具有以下幾個基本特征：首先，它是政務性與事務性的統一。院系辦公室不僅要處理院系的各項日常事務，而且要作為院系領導的耳目和參謀，參與院系的一些決策活動，并協助院系領導進行檢查督促。其次，它具有綜合性和協調性。院系辦公室承擔著教學管理、文件收發、會議安排、接待、衛生、福利等多方面的職責，具有很強的綜合性。而且，院系辦公室要和高校內外的許多部門、單位及人員打交道，擔負著溝通、協調的重大職責。高校擴招之后，辦學規模擴大，辦學形式更加多樣，辦公室在協助領導搞好協調方面任務更重，難度更大，要求更高。再次，它具有直接性和中介性。院系辦公室作為基層的綜合事務管理部門，與教師、學生最為接近，其工作績效對師生們的工作、學習和生活有重大而直接的影響。高校領導部門和職能部門的許多工作安排，最終也需要院系辦公室的具體工作來實現，院系辦公室在領導部門、職能部門與教師、學生之間起到重要的中介作用。

隨著高校的改革和發展，院系辦公室的職責范圍不斷擴大，工作任務越來越重，其地位和作用也相應增強，對其工作質量與效率方面的要求也越來越高。

二、充分發揮院系辦公室工作人員的主體作用

總的來看，目前高校院系辦公室人員的整體素質偏低，限制了其主體作用的發揮。許多高校對于教學科研人員提出了較高的資格要求，而對院系辦公室人員卻沒有那么高的要求?，F有的一些辦公室人員甚至是半路出家，缺乏專業訓練。院系辦公室人員的教育培訓也往往被有關領導忽略，存在著“重使用，輕培養”的現象。為了改變這種狀況，需要從以下幾個方面著手：

首先，加強對院系辦公室人員的思想政治教育。政治上過硬是對辦公室人員的基本要求，也是做好辦公室工作的前提條件。當前，院系辦公室人員要把中國特色社會主義理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀以及中央關于高等教育改革與發展的重要方針政策作為政治理論學習的重點，著重領會精神實質，并聯系高等教育和本職工作的實際，做到學好、用好、貫徹好。

其次，加強院系辦公室人員的職業道德建設。院系辦公室工作面廣，內容繁雜，任務重，責任大，常常需要加班加點，待遇相對較低，一些辦公室人員工作起來沒有積極性，缺乏責任感、成就感。也有個別辦公室人員工作作風散漫，工作態度生硬，甚至利用手中的權力謀取私利。要解決這些問題，必須加強院系辦公室人員的職業道德建設。要通過職業道德教育與職業道德自我修養相結合的辦法，使院系辦公室人員愛崗敬業，正確處理得與失、苦與樂、主角與配角的關系，增強搞好辦公室工作的責任感和使命感。

再次。加強院系辦公室人員的業務學習和培訓。隨著高校師資隊伍建設的加強，教師的學歷結構、職稱結構不斷改善。作為與教學工作密切相關的管理人員，只有具備較高的業務水平和能力，才能做好辦公室工作。要建立健全對辦公室人員的教育培訓制度，通過在職、脫產培訓及進修深造、實踐鍛煉等多種形式，使辦公室人員擁有一定的政治理論知識、現代科技知識，掌握教育管理學、領導學、秘書學、統計學等多方面的知識，具有較強的文字表達能力、獨立工作能力、組織協調能力、綜合處理問題能力及使用計算機和應用互聯網的能力。

最后，加強院系辦公室人員的心理保健。院系辦公室工作面廣，事務雜，遇到的困難、緊急情況多，更容易成為領導、各職能部門、教職工以及部門之間等諸多矛盾的焦點，工作人員的心理負擔較重，容易產生煩惱、急躁、不安等心理，影響工作效率。也有的辦公室人員不安于當配角，不安心工作，甚至因此產生自卑心理、厭倦心理。因此，必須加強院系辦公室人員的心理保健，及時疏導辦公室人員的不良心理和情緒。院系辦公室人員也要善于調節自己的情緒，以一顆平常心對待工作中的任何事情，具備較強的挫折承受能力，能在復雜的環境里冷靜、高效地處理各種關系。

三、切實轉變院系辦公室管理的方式和方法

首先，院系辦公室要進一步解放思想，更新觀念，轉變思維方式和工作方式。一是要變被動服務為主動參與。辦公室T作有一定的被動性，但也要發揮主動性、超前性和預見性，在被動中爭取主動。主動服務的關鍵是總結和探索院系管理工作的規律性，發揮創造性，增強預見性。二是變辦事服務型為參謀助手型。事務性工作是院系辦公室工作的必要組成部分。但院系辦公室工作不能只滿足于簡單事務性工作的處理，要在認真做好文件收發、教務安排、來訪接待等事務工作的同時，積極參與政務，充分發揮辦公室的參謀助手作用。三是變工作滯后為工作超前。既想領導之所想，急領導之所急，又想領導之未想，急領導之未急。

其次，提高院系辦公室工作的自動化、網絡化水平。力公自動化、網絡化的實

現，加快了信息傳遞的速度，降低了信息傳遞與處理、貯存的成本，增進了院系與相關部門、單位之間的信息溝通以及與師生員工之間的互動，有利于院系政務公開和民主監督。辦公自動化、網絡化在某種程度上也延伸、增強了院系辦公室人員的智力和體能，提高了院系辦公室人員判斷、分析和解決問題的能力，分擔了院系辦公室的部分事務性工作，降低了院系辦公室人員的工作強度。因此，應通過培訓和自學等途徑，使院系辦公室人員熟練掌握計算機和網絡知識，尤其是要掌握教學管理軟件、OA辦公系統的操作技能，進一步提高辦公室工作績效。

四、健全和完善院系辦公室的各項規章制度

科學的管理制度是強化時效性的“硬件”。院系辦公室工作繁雜瑣碎，常規工作面廣量大，而且突發性、臨時性工作相當多。要做到雜而不亂、規范有序，就必須依靠完善的規章制度來約束。只有通過加強制度建設，做到制度完善、責任明確、程序合理，才能保證院系辦公室工作的高效運轉。

首先，要建立嚴格的崗位責任制。要明確院系辦公室各崗位的工作職責，制定工作細則和量化標準，把工作任務分解并落實到具體人身上，做到崗位到人、責任到人。當然，在明確崗位責任制的同時，還要提倡協作精神和奉獻精神，做到崗位分工不分家，互相支持，團結協作。

其次，要制定監督、考核、獎懲、聘任等具體工作制度，保障崗位職責的落實。同時，要加大制度的約束力度。院系辦公室及其人員必須增強照章辦事的自覺性，增強規章制度本身的約束力和透明度，嚴格執行所制定的各項規章制度，并誠懇接受廣大師生員工和社會各界的監督。

五、為院系辦公室工作營造良好的職能環境

首先，高校和院系領導要從思想上高度重視院系辦公室的工作，不能把院系辦公室看作是一個單純處理勤雜事務的部門，平時要多關心、多指導、多幫助。院系辦公室人員也要主動與領導及相關部門的同志溝通，取得他們的支持、理解與諒解，增強工作的預見性、主動性。

其次，適當提高院系辦公室人員的待遇。目前，高校教學、科研人員的待遇已經有了較大提高，而院系辦公室人員因為職務、職稱等方面的問題，待遇并沒有得到較大改善。適當提高院系辦公室人員的待遇，改善其工作、生活條件，既體現了領導對他們的重視和關心，也使他們能安心工作、努力工作。

再次，重視院系辦公室隊伍建設問題。加強院系辦公室隊伍建設，首先要解決人員配備問題，要求院系辦公室人員政治過硬、責任心強、有專長、懂管理。加強院系辦公室隊伍建設，需要優化辦公室人員結構。要針對辦公室隊伍年齡結構、知識結構、能力結構、性別結構等方面的問題，采取有針對性的措施予以解決，當務之急是要盡快提高高學歷人才所占的比例。加強院系辦公室隊伍建設，還必須高度重視院系辦公室人員的繼續教育問題。對于院系辦公室人員的進修、提高，要從時間、經費等方面予以保證，不能只重視教師的繼續教育，而忽略院系辦公室人員的繼續教育。