開展教師繼續教育數字化檔案建設的實踐與思考

謝　暉

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。信息技術的高速發展和推廣應用使信息產業成為國民經濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產業之一，與此同時信息技術的發展與廣泛應用使檔案數字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機，信息技術的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題——這就是檔案數字化建設。

一、要充分認識教師進修數字化檔案建設的緊迫性

1.檔案數字化，可改善檔案管理工作。教師數字化檔案的建設不僅是對檔案工作人員綜合能力的全面考核，而且是促使學校檔案管理工作由初級階段步入中、高級發展階段的最有效手段。

2.形勢發展的需求。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案工作提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案的數字化。

二、數字化檔案定義及其特點綜述

所謂數字化檔案是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的檔案材料。與傳統檔案比較，數字化檔案有以下幾個特點：１.數字化檔案不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；２.數字化檔案可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；３.數字化檔案的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；４.數字化檔案的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

三、檔案數字化建設的具體要求

1.通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2.解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。

四、檔案數字化建設的內容

1.推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。2.數字化建設要著眼于提高系統的整體水平。檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

3.有重點地抓好數據庫建設。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。

五、檔案數字化建設的步驟

1.建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。把校藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。

2.建立了教育檔案（校）網站。與市教育網、公眾網聯網實施資源共享。建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地教育優先發展的良好環境。

3.加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來校藏數字檔案最主要的來源，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并存檔。這樣既推進了學校檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4.加大檔案管理軟件推廣力度。我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。截止2005年5月，衛輝市所有的教育行政單位80%使用了PDE檔案綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市教育局網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考文獻：

[1]國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》《中國檔案報》2000年第547期

[2]楊公之主編.《檔案信息化建設導論》.中國檔案出版社2001年版[3]王榮國、李東來.《數字圖書館的概念形態及研究范圍》《圖書館學報》2001.5