發(fā)揮職能作用提升高校辦公室工作水平

高玉忠

辦公室是高校管理的綜合協(xié)調辦事機構，是保證學校各項工作正常運轉的中樞，是上情下達、下情上傳的紐帶，面對當前高等教育改革與發(fā)展的新形勢，高校辦公室應挖掘自身存在的問題，不斷改進和創(chuàng)新，努力提升工作水平，這是高校辦公室自身發(fā)展的客觀要求，也是適應新的形勢，推動學校事業(yè)發(fā)展的必然要求。

一、明確高校辦公室工作的作用和職能

江澤民同志曾在全國黨委秘書長座談會上指出，辦公廳要發(fā)揮好三個作用：一是參謀助手作用，二是督促檢查作用；三是協(xié)調綜合作用，江澤民的講話具有普適性，給全國高校辦公室的職能和作用的重新定位指明了方向，因而高校辦公室的現代職能也應向這三個方面看齊。

(一)參謀助手職能。由于高校領導者已逐漸由經驗決策向民主決策、科學決策發(fā)展，對高校辦公室參與政務職能的發(fā)揮提出了越來越高的要求。在此情況下，高校辦公室應盡快實現從“交辦服務型”向“參謀服務型”的轉變，主動幫領導出思路、想辦法，協(xié)助領導抓大事，真正成為學校領導民主決策、科學決策的智囊團。具體而言，辦公室的參謀助手職能主要表現如下：1、要樹立全局觀念，緊緊圍繞學校教學、科研兩個“中心”，廣泛收集、綜合校內動態(tài)信息以及兄弟院校先進的工作思路和做法，及時提供給校領導參考，并積極參與教學、科研工作規(guī)劃和重大改革方案的制定。2、善于發(fā)現新問題，并結合校領導科學決策的需要和本校實際情況，作出合理的分析和歸納，提出針對性、宏觀性、綜合性和前瞻性都比較強的建設性思路，供校領導決策時參考。3、密切關注校內外各種熱點問題，跟蹤追擊，及時提供可資領導采納的意見和建議。

參謀職能發(fā)揮得如何，是衡量一個辦公室是否從事務堆中解脫出來，改變了傳統(tǒng)的運作模式，具有較高工作水平和管理效能的一個重要標志。因此，辦公室工作應緊緊圍繞學校中心工作和校領導關注的問題，主動做好信息、調研、協(xié)調和督查工作，為校領導決策提供參考依據。

(二)督促檢查職能。督查工作就其實質來說，是實施決策、落實批示的一項后續(xù)保證手段，也是辦公室的一項重要工作內容。辦公室督促檢查應該以上級和學校的重大決策和重要工作部署為重點，對領導批示和交辦事項進行專項查辦并抓住師生員工反映強烈的問題，主動查辦。督促檢查職能具有重要意義，領導目標的實現和計劃的完成，關鍵在于落實上，而要做到這一點，就必須運用督促檢查這一手段來有效地推動下屬不折不扣地完成任務，提高決策的執(zhí)行效率。此外，通過檢查督辦可以直接深入到實際工作的主要環(huán)節(jié)和重點方面，發(fā)現正在出現或可能出現的問題，并及時加以糾正；通過檢查督辦還可以從實際中獲得大量準確的信息。反過來又為決策提供真實可靠的依據，從而提高決策的科學化水平。

(三)綜合協(xié)調職能。綜合協(xié)調是指調整各方面的利益關系，步調一致地實現目標的活動。作為高校管理中樞的辦公室來說，綜合協(xié)調功能是辦公室最普通的職能。協(xié)調工作多種多樣，有文件的協(xié)調，會議的協(xié)調，領導事務的協(xié)調，等等。由于工作的關系、人員思想的不同，在繁雜的行政中必然會出現很多矛盾，需要協(xié)調，通過協(xié)調促進雙方相互了解、緩解或化解矛盾。因此，協(xié)調是高校辦公室工作中不可缺少的重要職能，特別是在當前高校體制改革進行過程中，由于各方面的矛盾與問題越來越多，充分發(fā)揮辦公室的綜合協(xié)調作用，是提高高校整體效益的基本要求。

二、清醒認識當前高校辦公室工作存在的問題

但由于各方面的原因，我國當前的高校辦公室工作卻不盡人意，和我國目前高等教育的飛速發(fā)展的要求還存在著很大的差距，具體而言，我國高校辦公室工作在以下幾個方面存在著亟待解決的問題。

(一)隊伍整體素質有待提高。辦公室工作要講求高效率，這是現代化社會發(fā)展的客觀要求。工作效率包括兩個方面的內容：一是辦事速度；二是辦事質量。只有在保證辦事質量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。工作人員只有具備過硬的政治素質，熟練的業(yè)務能力，扎實的工作作風，才能滿足工作的要求。據調查，高校辦公室人員大多數是從機關干部、輔導員、教師、教輔中選調，或是直接留用本校畢業(yè)生，絕大部分屬于半路出家，且學歷、經歷各不相同，水平參差不齊，缺乏專業(yè)訓練，過多依賴于傳統(tǒng)的經驗式管理，尤其是一些同志利用現代化技術手段不夠積極主動，辦事辦文效率有待提高。

(二)作用不到位。辦公室作為學校的一個綜合辦事機構，承擔著參謀、檢查和協(xié)調的綜合功能，但在實際工作中，更多的則側重于一些事務性工作，停留在處理日常瑣碎事務的低水平狀態(tài)，樞紐協(xié)調、參謀助手作用被淹沒，因而辦公室工作并沒有起到應有的效用。

(三)沒有一整套健全完善、切實可行的規(guī)章制度和嚴格的辦事程序，管理上比較混亂。由于沒有一套健全完善、切實可行的規(guī)章制度和嚴格的辦事程序，往往造成管理上的無序和混亂，經常出現工作重復、政出多門等現象。

三、積極提高高校辦公室管理水平

針對上述問題，高校辦公室如何不斷適應客觀要求，改進內部管理，提高整體工作水平，在高效優(yōu)質地為領導決策服務，保證教學、科研等方面正常運轉，積極主動地發(fā)揮參謀職能，是一個需要認真思考和在實踐中不斷探討的課題。

(一)加強制度建設，規(guī)范各項工作

實踐證明，任何高水平的管理，都必須有科學的制度為先導。辦公室工作涉及面廣、頭緒多，若沒有一套健全完善、切實可行的規(guī)章制度和嚴格的辦事程序，就容易造成管理上的無序和混亂，出現工作失誤。因此，加強辦公室制度建設，把辦公室工作納入規(guī)范化、程序化、科學化軌道，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。一是要繼續(xù)完善公文處理、會議組織、信訪接待、督查催辦、工作例會、公章管理等常規(guī)制度的建設，使辦公室常規(guī)工作程序化、固定化。二是要建立崗位目標管理責任制度。把辦公室的工作進行科學分類，定量分解，量化指標，使各項工作都有明確的時、空、質、量的要求，并分解到每個科室，落實到每個人頭。同時，要進行嚴格考評，以評促建，保證辦公室各項工作目標明確，責任到位，落到實處，取得實效。同時，根據新形勢和新任務，要適度超前，敢于創(chuàng)新，結合高校自身實際，積極探索建立新的制度，以促進學校的改革、發(fā)展和穩(wěn)定。

(二)加強隊伍建設，提高人員素質

高校辦公室管理的主體是人，服務的對象也是人，因此辦公室工作人員的素質，直接決定著辦公室的管理水平和工作效率。為此，建設一支政治上靠得住、工作上有本事、作風上過得硬的高素質的高校辦公室領導班子，組建合理、精干的人員組合，提高工作人員的整體素質，是新時期做好辦公室工作的前提條件。

1、提高政治和道德素質。高校是培養(yǎng)社會主義建設者和接班人的主要陣地，這決定了辦公室人員特別是領導班子成

員必須具備有較高的思想政治水平、較強的政治洞察力和政治敏銳性，方能在大是大非問題上堅定立場，在事關全局的問題上頭腦清醒，抵御各種風險，應對各種復雜局面，經受各種考驗。因此，辦公室人員必須努力加強政治理論學習，不斷提高理論政策水平，以避免出現政策性錯誤。

2、提升業(yè)務素質。高校辦公室工作的性質和特點，決定了辦公室工作人員必須具備“萬金油”的本領。要了解國內外高校先進的管理經驗、辦學信息、辦學條件與進展情況，具備較強的實際工作能力，具有使用現代辦公設備和嫻熟的文字及口頭表達能力等等。只有具備扎實的基本功，才能在實際工作中特別是在偶發(fā)性或突發(fā)性事件中，運籌帷幄，立于不敗之地。實踐證明，辦公室人員的知識面越廣，經驗越豐富，工作能力就會越強。

(三)轉變思想觀念，增強服務意識

學校辦公室不是權力機關，而是服務機構；不是一般的辦事機構，而是學校的中樞神經，起著其他部門不可替代的重要作用。辦公室工作的性質決定了它是一個服務的部門，它本身不能脫離服務對象而獨立存在，它的一切工作都是圍繞服務工作展開的。

1、為領導服務。當好領導的參謀和助手，較好的辦法就是要進行換位思考，站在領導的立場和角度思考問題，充分發(fā)揮主觀能動性，提高工作的前瞻性和預見性。為此，辦公室工作就要變被動服務為主動服務。因而在工作中，要勤于觀察、思考，工于分析、綜合，善于總結、提煉；密切關注國家改革發(fā)展的新形勢、新動向和教育教學改革的新舉措、新經驗，敏銳地把握新形勢對學校生存和發(fā)展的影響；自覺地圍繞學校中心工作和領導所思所想所求，認真調研，超前為領導決策收集信息、設計方案，提出深思熟慮的參謀意見，為領導提供高質量的服務，真正成為領導的左膀右臂。在為領導決策提供服務時，還要擺正自身位置，服從領導安排。要確定恰當的參與方式，參政但不代政，更不能本末倒置、越俎代庖、越權行事。在實際工作中，尤其要注意防止和克服只參與不參謀的現象。

2、為師生服務。辦公室為師生員工服務時，除了通過不同渠道向廣大師生員工傳達學校有關文件精神和政策、做好信息的上報下達外，尤其要做好師生員工來信、來訪以及督促檢查等各項工作。在接待來訪或接聽電話時，工作人員態(tài)度要熱情、誠懇、友善，不要表現出不耐煩的言行，認真聽取意見，能辦的事及時辦，一時不能辦的事，耐心解釋清楚。要充分認識到自己為全體師生員工服務的，要以立黨為公、執(zhí)政為民、服務為本為指導原則，在服務工作中，要有甘當“綠葉”和“小草”的精神，要始終將廣大師生員工的根本利益放在首位，要想師生之所想，急師生之所急，努力為廣大師生員工排憂解難，樹立良好的公仆形象。

總之，面對高等教育的新形勢，辦公室工作人員應對辦公室的職能進行重新定位，并常思進取，自加壓力，內強素質，外樹形象，強化服務意識，提高辦公自動化水平，才能使高校辦公室的工作跨上新臺階。