談組建并加強(qiáng)檔案管理在學(xué)校管理中的重要性

趙桂珍

摘 要：有條理的檔案管理，為閱檔者查閱檔案資料，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是學(xué)校檔案利用工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。優(yōu)質(zhì)服務(wù)是檔案工作的生命源泉，是檔案事業(yè)得以長足發(fā)展的動(dòng)力所在。因此，我們檔案工作者要努力把為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的思想貫徹到檔案利用工作中去，更好地做好檔案利用工作。本文結(jié)合本校的檔案室的組建，及檔案管理具體工作談一談自己為閱檔者服務(wù)的體會(huì)。

關(guān)鍵詞：檔案室；管理

2006年在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的安排下，我由一名高中英語教師走進(jìn)一個(gè)完全陌生的領(lǐng)域—檔案工作。幾年來，我對(duì)檔案工作由最初的一無所知，到知之艱巨，到有所作為。其間的曲折和酸甜真是一言難盡。但如今讓我感受最深令我最為欣慰的是，我和我所選擇的檔案事業(yè)共同發(fā)展，共同進(jìn)步。

1 組建檔案室，激發(fā)我不斷學(xué)習(xí)的新動(dòng)力

我們學(xué)校創(chuàng)建于1952年。多年來，我們學(xué)校的老師、學(xué)生以及學(xué)校各個(gè)方面發(fā)展的檔案資料，分散在不同的科室，有的由于學(xué)校的搬遷遺失不全。接管檔案工作的我，看到檔案的現(xiàn)狀，看在眼里，急在心上。既然領(lǐng)導(dǎo)把這么重要的工作交給了我，我就一定要把檔案工作做好。帶著這樣的決心和勇氣，我首先到市檔案局參觀學(xué)習(xí)，后又參加了省舉行的檔案工作上崗培訓(xùn)學(xué)習(xí)。經(jīng)過參觀、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，自己初步對(duì)檔案工作有了清晰的認(rèn)識(shí)，接著自己制定了檔案室規(guī)劃和學(xué)校各科室交檔案資料的計(jì)劃。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，按照檔案管理“八防”的要求，配備了一間檔案辦公室，一間專用庫房和一間專用閱檔室，還購置了鐵制密集架四組，檔案柜八組，檔案盒，封皮，裝訂機(jī)等數(shù)百件，并配制了復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、吸塵器、空調(diào)等現(xiàn)代化設(shè)施。這一切為學(xué)校檔案工作的開展創(chuàng)造了良好的條件，提供了過硬的保障。接著將各處室的檔案資料全部收回，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)又抽調(diào)了八位新分配來的教師幫助分類、歸檔。歷經(jīng)八位同志五個(gè)多月與我的協(xié)作配合工作，我校五十多年的檔案資料嚴(yán)格按照省一級(jí)檔案的標(biāo)準(zhǔn)分類、歸檔。在這幾個(gè)月里，自己常常是白天與同志們一塊做整理工作，晚上看書學(xué)習(xí)，查閱檔案實(shí)用技術(shù)與方法，準(zhǔn)備明天的歸檔內(nèi)容，在整個(gè)過程中，自己總是帶著問題學(xué)，學(xué)中干，干中學(xué)。在實(shí)踐中不斷的摸爬滾打，同時(shí)結(jié)合我校實(shí)際不斷創(chuàng)新、改進(jìn)，使我校五十多年的檔案資料在歸檔中做到—項(xiàng)目多而不亂，資料多而不雜，頭緒多而不繁。確保檔案資料在分類、歸檔、編號(hào)、裝訂等各個(gè)環(huán)節(jié)中無差錯(cuò)。看到一份份散亂的資料變成隨手可查的檔案，自己心里有說不出的快樂。去年呂梁市檔案局，呂梁市教育局領(lǐng)導(dǎo)一行專門對(duì)我校的檔案工作進(jìn)行了視察，他們認(rèn)為我校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)重視、目標(biāo)明確、管理嚴(yán)格、制度完善、措施有力、設(shè)施到位、業(yè)務(wù)科學(xué)，達(dá)到了省一級(jí)檔案標(biāo)準(zhǔn)。就在同年我校還榮獲了呂梁檔案工作先進(jìn)集體、呂梁名校、山西省德育示范學(xué)校、山西省文明學(xué)校、山西省依法治校示范學(xué)校、普及實(shí)驗(yàn)教學(xué)先進(jìn)單位等榮譽(yù)。這些成績的取得也有我們檔案工作的一份功勞，同時(shí)自己也被評(píng)為了先進(jìn)工作者，這也更激發(fā)了自己不斷創(chuàng)新，勇往直前的新動(dòng)力。

2 做好檔案工作，促進(jìn)學(xué)校管理良性發(fā)展

學(xué)校檔案是記載學(xué)校歷史的教科書，是反映學(xué)校發(fā)展歷程的無字碑。我校歷史悠久，底蘊(yùn)深厚，檔案是其中重要的標(biāo)志。特別是改革開放以來，學(xué)校事業(yè)迅速發(fā)展，產(chǎn)生和積累了大量珍貴的檔案資料，這些檔案資料可以起到總結(jié)過去，指導(dǎo)現(xiàn)在，規(guī)劃未來的作用，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為學(xué)校工作提供參考，為師生成長提供借鑒，為保證學(xué)校正確的辦學(xué)方向，為教師職稱評(píng)定、義務(wù)考核、評(píng)模晉級(jí)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校工作評(píng)估檢查，提供了寶貴的一手資料。所以說做好檔案工作，促進(jìn)了學(xué)校管理良性發(fā)展。

3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、更需高素質(zhì)檔案管理者

幾年來，我們依據(jù)市檔案局和教育局的要求，結(jié)合我校實(shí)際，制定了《孝義中學(xué)立卷歸檔制度》《孝義中學(xué)檔案管理和保密制度》《孝義中學(xué)檔案利用、查閱制度》和《檔案員工作職責(zé)》等檔案工作的規(guī)章制度，使學(xué)校檔案工作有章可循，增強(qiáng)了檔案工作的縝密性，避免了無序化。去年，隨著我校校園網(wǎng)的建成，網(wǎng)絡(luò)信息更加普及，我們歸編的：文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案全部輸入了專用電腦，為我們快速查找各類檔案帶來極大的方便，并且每年我校的財(cái)務(wù)檔案和教職工的考評(píng)檔案，通過網(wǎng)絡(luò)向全校公開，全校教職工無不拍手叫好。

面對(duì)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展，特別是信息技術(shù)的快速發(fā)展 ，這對(duì)我們檔案管理者提出了更高的要求，不僅要懂的歸檔專業(yè)知識(shí)，還要是電腦操作的行家里手。將近50歲的我開始學(xué)打字，學(xué)制表，利用所有業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)電腦知識(shí)，去年還參加了省里舉行的計(jì)算機(jī)四個(gè)模塊考試，并且全部通過了考試。幾年的檔案工作，不僅讓我學(xué)會(huì)了檔案管理的專業(yè)知識(shí)，而且豐富了我的人生閱歷，使我深深感到，檔案事業(yè)是一項(xiàng)神圣而崇高的事業(yè)，是一項(xiàng)非常富有價(jià)值的工作。要想成為一個(gè)合格的檔案管理者，還需不斷努力，掌握新的知識(shí)和新的方法，積極開展檔案編研工作，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

總之，優(yōu)質(zhì)服務(wù)是檔案工作者的永恒主題，我們將踏踏實(shí)實(shí)，一步一個(gè)腳印，盡力做好各環(huán)節(jié)檔案工作，讓我校檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作彈奏出更加美麗動(dòng)聽的樂章。

參考文獻(xiàn)

[1]林妹珍.高校檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新談.龍巖師專學(xué)報(bào).2004（2）.

[2]王薇.高校檔案工作要堅(jiān)持優(yōu)質(zhì)服務(wù).黑龍江檔案2007.（3）.