論企業檔案管理

張亞賢　王　玲　谷鳳霞

摘 要：分析了企業檔案管理的重要性，闡述了企業檔案管理的原則，并對現行檔案管理工作提出了相應的建議，以期為有關檔案工作者提供參考。

關鍵詞：企業；檔案；管理；建議

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3198（2009）03-0035-02

1 企業檔案管理的重要性

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

（1）企業的檔案是企業科技發展的催化劑。

（2）企業的科技檔案是知識形態的生產力。

（3）企業檔案是企業經濟效益和社會效益的表現形式。

（4）企業檔案是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。

2 企業檔案管理原則

（1）統一領導，分級管理。企業內部的檔案機構要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導，建立統一的企業檔案管理制度，對企業的全部檔案實施綜合管理。

（2）維護企業檔案的完整與安全。維護檔案的完整，從數量上說，要保證企業檔案在內容上齊全配套；從質量上說，要保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系，在范圍上應涵蓋企業全部工作活動所產生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業檔案的安全，對企業檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業檔案的丟失和失密、泄密現象的發生，嚴守企業檔案中所含的涉密事項，保護知識產權，維護企業的合法權益。

（3）便于企業和社會對企業檔案的有效利用。企業檔案的利用，既是企業檔案工作的基本出發點，又是企業檔案工作的最終目的。企業檔案管理工作之所以能夠延續下來并得到不斷發展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。

3 加強企業檔案管理建議

3.1 統一規范，建立檔案管理現代技術標準，加快相關法規的完善，保護知識產權、提高信息的可獲取性

檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。因為現代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區、一個系統、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，都要嚴格按照統一的標準進行規范整理。國家相繼出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規范，如《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/ T 15 -1995） 、《CAD電子文件光盤存儲系統的一致性測試》（ GB/T17679 - 1999） 、《CAD 電子文件管理》（ GB/T17825. 1～10 - 1999） 、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/ T 31 -2005） 、《公務電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T 32 - 2005） 等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關法律，進一步為檔案管理信息化提供法律依據。

3.2 提高企業檔案管理人員的素質

（1）具有較高的政治素質。提高檔案專業人員的政治素質，首先要認真學習馬克思列寧主義、毛澤東思想、學習鄧小平建設有中國特色社會主義理論與檔案工作實際結合起來，著力解決好世界觀、人生觀問題，為檔案事業的發展奠定堅實的思想理論基礎。

（2）具有較高的職業道德素質。檔案專業人員必須具有較好的職業道德，要牢固樹立為利用者提供優質服務的宗旨，提高服務質量。檔案專業人員應尊重檔案、尊重歷史，堅持據實立檔，據實用檔；必須忠于職守，具有嚴格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。

（3）應具有較高的專業素質。必須具有扎實的專業理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現檔案工作由傳統的手工操作向現代化管理的轉變。

（4）應具有創新意識。創新是工作向前發展的直接推動力，知識經濟的來臨，我們要學習與創新同步，需要創造性學習，善于發現新事物，研究新問題、新辦法。應把握機遇，解放思想，開創性工作，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

3.3 服務創新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

3.4 正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

3.5 加強企業檔案管理標準化建設

（1）明確歸檔制度。企業的檔案屬于企業所有，企業工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。

（2） 嚴格遵守企業檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、檔號編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調卷程序、調卷管理等。

（3）完善企業檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等。