煙草ＥＲＰ系統業務流程再造的探索

劉昌宏

[摘要]“業務流程再造”(BPR)是ERP系統有效實施的保障，是指基于信息技術的、為更好地滿足顧客需要，而進行地系統化地組織企業工作流程的相關活動，為企業經營管理提出全新的思路。流程設計是ERP系統實施的重要的工作。梳理現有的業務流程，推進業務流程再造，并對流程進行簡化、優化和規范化，做到業務流程系統化和集成化，確保這些業務流程在ERP系統中予以實現，達到信息集成、準確的目的。

[關鍵詞]管理信息化流程再造

中圖分類號：C94文獻標識碼：A文章編號：1671－7597(2009)0210074－01

企業要想走上現代化管理之路，最關鍵的是實行科學管理，在市場營銷、產品設計、采購供應、生產制造、質量控制、銷售服務等一系列的生產經營活動中，采取先進的管理模式和先進的計劃及控制手段，使企業的人力、物力、財力、信息、能源等資源得到最佳配置和利用。因此，利用計算機技術手段和引進先進的管理模式是企業必經之路，通過實施EPP系統，進一步挖掘企業內部資源的潛力，推進企業業務流程再造，提高企業現代化管理水平，增強企業對需求變化和激烈市場競爭的適應能力與應變能力。筆者自本公司2001年10月開始實施ERP系統以來，對業務流程的再造進行卓有成效的探索。

一、業務流程再造的主要原則

1．以顧客為中心：全體員工建立以顧客而不是“上司”為服務中心的原則。

2．以“流程”為中心，而不以一個專業職能部門為中心進行。一個流程是一系列相關職能部門配合完成的，體現在為顧客創造有益的服務。對“流程”運行不利的障礙將被鏟除，職能部門的意義將被減弱，多余的部門及重疊的“流程”將被合并。

3．“流程”改進后具有顯效性。改進后的流程提高了效率，減少了浪費，縮短了時間，提高了顧客滿意度和企業競爭力，降低了整個流程成本。

二、推進流程再造

流程再造項目不但是一個技術性項目，更是一個管理性項目，涉及生產過程和流通領域的管理，包括供應、生產、銷售各個環節。通過流程再造，對傳統的管理組織與管理模式作出變革。對企業產生更深刻的影響，直接關系到ERP系統是否能有效地實施。因此，推進流程再造必須按照ERP系統實施工作要求相結合開展，才能保證系統的有效實施。

根據BPR的主要原則，煙草行業業務流程再造主要包括煙葉輔料等有關物資業務流程、辦公業務流程和資金業務流程3個部分。

(一)物資流程再造

1．輔料流程再造

根據分析，對輔料流程提出以下改造措施(如下圖)：

(1)統一輔料的計數口徑，流程主線中均以理論數量計算，財務結賬按供應商根據實際數量開具的發票金額進行。

(2)制定輔料各類信息傳遞的程序、時限，保障接口暢通。

(3)車間的成品、半成品和機臺結存，月底計算中必須還原成輔料并辦理假退手續，月初辦理假領手續。

(4)為了便于系統流程的規范，統一將物資大庫和車間平衡庫視為物資倉庫的不同庫房，統一由物資部門負責管理，同時通過系統中功能來區分不同倉庫的數量，從而有效區分責任，保證系統正常運行。

(5)為了便于管理，對于計量差只在末端成本核算時計入(主要是考慮數量消耗，金額已經在入庫中給予體現)。

(6)實現數據共享，上一個流程的數據在下一個流程中得到共享和監督，所有的庫房業務數據通過財務接口系統結轉到賬務系統中，減少了重復勞動，保證了數據的真實性、一致性。

(7)名稱、代碼和價格等物料屬性由企業制定企業標準，各部門統一執行。

(8)規范了輔料檢驗的流程點和時間。

2．原料流程再造

根據現狀分析，對原料流程提出以下改造措施：

(1)將煙的屬性歸類、規范、統一稱謂，分為年別、等級、狀態、品種、規格、類別、產地七大屬性，并對各屬性的含義做出定義，并結合國標制定企業標準。各部門按七大屬性統一規范進行填寫，便于追蹤管理。

(2)規范了煙葉計量、質檢的流程點和時間。

(3)對委托加工、在途煙葉進行分類規定。

(4)實現了數據的共享，上一個流程的數據在下一個流程中得到共享和監督，所有的庫房業務數據通過財務接口系統結轉到賬務系統中，減少了重復勞動，保證了數據的真實性、一致性。

(二)資金流程再造

根據現狀的分析，對資金流程提出以下改造措施：

1．對于原料、輔料、備件的入庫時，對財務擬定的價格同步錄入ERP系統，使物資在流動過程中，其物資資金也在一同流動，使資金流和物資流達到統一、同步。

2．規范業務接口點的辦理程序和時間，保證數據的及時性和準確性并形成企業標準。

(三)辦公信息流程再造

根據現狀的分析，對信息流程提出以下改造措施：

1．通過網絡數據傳遞、共享和業務前后銜接的方式來檢驗各種信息質量，特別是各子系統的運行質量，將分散的子系統關聯起來，使得各個子系統之間相互制約又相互聯系，實現有效的數據監督。

2．實施對網絡的關鍵點的控制，制定各個工作點和子系統的工作標準和運行規范，并嚴格檢查，保證系統的有效運行。

3．實行交叉檢查、多層次檢查等措施，保證網絡信息質量和信息時效性。

4．對公文處理流程，結合公文要求和企業情況進行規范。

5．對報表的填報分類進行了規范，明確了痕跡管理報表的種類與操作方法。

三、如何克服和化解ERP系統實施中業務流程再造的難點和風險

在整個ERP項目的實施過程中難點和重點是業務流程的重組、再造。因此，要成功地應用ERP系統，就必須對工作流程進行重新設計和優化，而國有企業的傳統流程，恰恰是國有企業致命的弱點，必須把企業自身的經營機制、管理體制真正按市場要求來加以再造，與此同時按照電子商務基礎要求加以再造，沒有這兩方面的再造或者這兩方面的力量的推動是難以成功的，因此堅持改革與ERP系統實施同步進行，整體推進。除去重疊多余和無效的且耗費人力、物力、財力的機構、崗位，減少不必要的環節、層次，并重新進行整合、分工。

實施ERP系統是有很大風險的，如果涉及到業務流程的再造有可能產生更大風險。本身ERP系統的應用是一項高風險，高投入項目，它實施的成功與否是受企業內外環境條件諸多的制約和影響。最大制約就是企業內部制約，而企業內部最大制約就是業務流程的再造。流程再造需要制度的創新來加以鞏固，沒有制度的創新純粹只是做一般流程的再造，只是趕時髦，此外，在人力資本的開發、在團隊意識的培育、在產權制度以及組織機構的調整等方面對整個企業制度加以根本的改造創新，才能與企業的業務流程再造相得益彰。

四、ERP系統實施的成效

通過對物流、資金流、信息流三大重點業務流程的改造，確保ERP的實時、準確、快捷的理念在流程中得以運用，實現了各流程之間數據的共享，提高了工作效率；對各個業務點責任時間、責任部門、責任人分別進行詳細約定，為此，形成企業標準21個。加大了數據的過程監控，保證了數據的準確性和及時性。

1、理順了業務流程關系，部門職能職責清晰，保障了接口暢通、程序規范、標準統一，確保了ERP系統的實施；規范了內部管理，提升了企業管理水平；降低物資消耗，加速資金運轉、降低庫存、節約財務費用和管理費用。

2、提高企業的現代化管理水平，實現人、財、物、產、供、銷等全過程實時監控管理，使物資流、資金流、信息流的調度和管理形成全過程的監控。

3、提高管理效率、管理時效和降低管理成本，增強企業的市場應變能力、提高市場競爭力。同時為數據、信息深加工創造條件，確保企業管理標準化和規范化。