BPR下信息化教務管理的研究

陳煜斐

【摘要】教務管理是學校管理的重要組成部分,在信息化、流程再造理論和高校自身發展的雙重推動下,信息化教務管理流程體系建設勢在必行。本文通過對高校教務管理現狀和建立信息化教務管理流程體系必要性的分析,提出了建立信息化教務管理流程體系的新思路。

【關鍵詞】流程再造 信息化 教務管理

一、簡述教務管理和BPR的概念

1.教務管理的內涵(包括教務管理的內涵和目標)

教務管理是就是學校管理者遵循客觀教學規律和科學管理規律,面向全體教師和學生,運用一定的現代化信息管理技術,通過一定的管理手段使教學活動按照一定的程序進行,并順利的到達既定目標的全過程。教務管理是學校管理的重要組成部分,其職能包括教學管理和教務常規管理兩大塊,教務管理的主要目標是:研究教學和教學管理規律,改進教學管理工作,提高教務管理水平;建立穩定的教學秩序,保證教學工作的正常進行;實施教學改革,努力提高和調到教師與學生的積極性等。

2. BPR的內涵

業務流程再造理論是當今企業界和管理學界研究的熱點。BPR最初由 Michael Hammer博士在1990年發表的“再造不是自動化,而是重新開始”一文中首次提出,隨后由他與James Champy合著《再造企業》中正式提出,從而引起了世界性的BPR研究熱潮。BPR的基本內涵就是以運作流程為中心,力圖擺脫傳統組織分工理論的束縛,提倡顧客導向、組織變通、員工授權及正確運用信息技術,以達到適應快速變動的環境的目的。BPR思想主要是針對現行業務運行方式的再思考和再設計,它是一種著眼于全局、突出發展和合作的變革理念其最重要的目的是優化工作流程,其方法大致有兩類:系統化改造法 和全新設計法。

由上述對教務管理和企業流程再造理論的簡述,我們可以認為教務管理流程再造就是在全面分析學校教務管理的基礎上,以BPR思想為指導,以學生和教師為中心,利用現代信息技術對已有的制度和管理模式進行再設計,建立扁平化的流程組織,最終建立教務管理流程體系,從根本上提高教務管理水平。

二、教務管理的現狀和發展趨向

1.教務管理的現狀

(1)缺乏合作機制,工作效率低下。教務工作的各項任務往往需要多個部門的配合才能完成,而傳統的教務管理強調職能分工,集合性的業務流程被分割成各種簡單的專門化的任務,這樣使得各部門之間缺乏有效的信息交流和協作,管理信息不暢通,時常出現重復勞動,辦事效率不高,注重局部效率而犧牲整體效率,提高行政效率的設想成為空談。同時由于各個部門只注重自身的工作完成,在面對一些部門分工的交叉問題、新出現的問題或者其他職責范圍難以明確劃分的問題時,往往會形成“踢皮球”的現象,使服務對象產生挫敗感。

(2)教務管理工作人員業務技能單一。傳統的教務管理工作教務管理部門過分依賴專門技術以及條塊分割的“鴿籠式”的專業化單位來解決不斷涌現的新老問題,這就使得分工越來越細,每個工作人員都有自己的任務,其技能大都只限于自己管理的那一部分工作,對于其他的工作不熟悉,這就造成了工作人員的業務技能單一。

(3)易于滋生官僚主義。傳統的教務管理強調機械的規則,但是這往往會導致目標和手段的本末倒置,使得對規則和程序的被動服從越來越成為教務管理部門和行政人員活動的目的。為了彌補教務管理過程中出現的漏洞,各種審批手續和控制程序日益增多,最終可能造成手續繁瑣,這是官僚主義的顯著特征。

2.教務管理的發展趨向——建立信息化教務管理流程體系

(1)高校自身環境變化的要求。高校面臨的新形勢主要有兩個:高校規模的擴大和高校教育改革的力度加大。近些年來,各個高校不但廣建新校區,使得高校的建筑面積不斷擴大,更重要的是學校的招生規模也不斷的擴大,高校學生的總人數在不斷的增加,這給高校的教務管理工作帶來了壓力;同時高校教育不斷的深化辦學體制,建立現代大學制度,大學自己經營教育、經營學術、經營大學,這就需要大學充分發揮自身的內在能力。

(2)社會環境變化的要求。BPR的發展和其他高校信息化教務管。發展高等教育信息化已成為一種趨勢,很多高校都改革教學思想、教學模式、教學內容、教務管理,利用先進的國際互聯網技術和信息技術,形成電子信息傳遞網絡,獲取所需要的各種信息資源,同時可以把最新的科學研究成果滲透到教務管理中,使得教務管理手段多樣化;另外隨著企業流程再造理論研究的熱潮,各個企業為提高效率、獲得更大的盈利,競相進行改造它們的改造獲得了巨大的成功,這就使得高校開始審視自己,運用企業再造理論改革自己。

三、信息化教務管理流程體系建設的步驟

1.信息化教務管理流程體系建設的理論框架

(1)得到領導的支持。高層領導持續性的參與和明顯的支持能夠顯著的提高BPR成功的概率。學校主要的決策者和各個職能部門的主管都應該認識到推行BPR的重要性和必要性,全力支持方案的實施。

(2)確定流程的核心。在構建再造方案時應該以學生和教師為中心,強調組織為流程而定而不是流程為組織而定,同時強調團隊精神和推崇扁平化組織,在組織中充分下放權力,將決策點置于流程內部,使組織扁平化。

(3)重視信息技術的作用。信息技術和信息系統是流程再造的技術基礎,信息化的教務管理需要借助信息技術的應用得以實現,沒有良好的信息技術作保障,信息化教務管理只能是一個設想,無法付諸實現,不能產生真正的效益。

2.信息化教務管理流程體系建設實現

(1)開發和使用管理信息系統。高校教務管理流程再造實現以網絡化、集成化的信息管理系統為依托。高校首先要做的是對現行的教務管理軟件進行有效的分析,對其進行集成或者安裝一套合適的新的教務管理系統。最終建立全校師生共享的內部教育信息系統平臺以及與外部聯系的市場需求動態和教育質量反饋的信息平臺。

(2)建立新的組織結構。這種工作團隊由一般管理人員、技術人員和業務人員組成,以任務和目標為導向,以各種核心流程為基礎,改變了原來的職能分配的模式,使信息資流動暢通,顯現出巨大的工作潛能。

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