談高校檔案工作的主動服務問題

曲秀芝

在高校，檔案工作發揮著越來越重要的作用，檔案的利用率越來越高，無論是從借閱量上，還是從服務質量上，都對檔案工作者提出更高的要求，傳統的你來我查的被動服務方式和初級的檢索目錄和檢索手段已經不能滿足利用者對檔案的需要，主動服務、現代化管理成為檔案管理的必然趨勢。

所謂主動服務，即檔案人員在原有檔案編目（一次加工）的基礎上，研究本單位檔案的價值和利用者需求情況，總結出其特點和規律，對檔案文獻進行二次、三次加工，制成編研材料，主動為利用者提供服務。主動服務的特點，是想利用者之所想，在廣泛調查研究的基礎上去探尋利用者的需求，然后有步驟地開展檔案的編研工作，利用者一旦有某一方面的需要，檔案人員即可將編研成果提供出來，或主動送往各職能部門為管理工作服務，起到“參謀”作用。主動服務的優越性，無疑是為供需雙方節省了許多時間，大幅度地提高了工作效率。而且，這種方式為利用者提供的材料一般是系統的、完整的，為利用者提供的信息是多方位的，便于綜合處理。這樣做不僅起到保護檔案原件的作用，更重要的是對檔案信息資源的開發程度是傳統的被動服務方式無法比擬的。那么如何實現主動服務呢？它主要取決于幾個因素：一是檔案人員的政治和業務素質；二是編研成果的數量和質量；三是現代化管理的水平。本文將簡單談一下這幾個因素對主動服務的影響。

搞好編研工作，是開展主動服務的主要途徑。編研工作的最終目的是檔案人員將室藏檔案材料以“產品”形式介紹出去，為社會和各單位主動服務。當然開展主動服務的渠道也是多種多樣的，檔案人員只要肯動手動腦，主動服務的效果就會很快顯露出來。從長遠的觀點出發，高校檔案開展主動服務最行之有效的途徑還是對檔案文獻的編研工作，這是一條主要途徑。編研工作開展得好壞直接影響著主動服務的質量，因此提高編研成果的水平就成為迫在眉睫之事。

1）首先要建立完善的檢索工具體系。在檔案的編研工作中，編研者面向豐富的室藏檔案文獻，為確保編研材料的確切性和完善性，首先要建立各種檢索工具，使之成為一個科學的體系，并不斷加以完善。根據高校檔案工作的特點，可設置以下幾種檢索工具：案卷目錄、全引目錄、分類目錄（按文號分類、按年代分類、按機構分類、按專題分類等）、人名目錄（卡片）、專題介紹、全宗指南、檔案館指南、檔案存放地點索引等。

2）必須深入實際做好信息需求的調查研究。綜合檔案室開展編研工作不應是盲目的，檔案人員在確定編研題目之前，應了解掌握服務對象的查閱利用需求，在進行調查分析的基礎上，對本室近期和遠期的編研方向及內容進行整體規劃，確定編研選題與形式，使編研工作始終圍繞服務對象的中心任務。高校檔案需要編研的內容很多，有的有周期性，有的有普遍性，有的則是隨機性的。綜合起來，一個綜合檔案室可有計劃地分批編輯檔案資料，為學校管理、教學和科研等各項工作服務，現列舉如下幾種：《學校概覽》《學校歷年大事記》《學校黨政發文匯編》《上級來文匯編》《專業設置一覽表》《科技成果一覽表》《十萬元以上設備一覽表》《研究生論文目錄匯編》。

實現現代化管理是開展主動服務的必要手段，隨著高等學校各項工作改革的不斷深入，高校的檔案工作也受到種種沖擊。一方面，檔案的數量每年都大幅度增加，給管理工作的各個環節都帶來壓力，使編研工作的開展更加困難；另一方面，廣大利用者越來越要求迅速、準確、具體、系統地提供檔案材料，這二者在目前的高校檔案工作中已形成一對矛盾，若不盡早解決，矛盾將會日趨尖銳。因此，檔案工作勢必要進行一場技術革命。首先要實現用電子計算機管理與檢索檔案，有條件的要配置縮微技術和光刻機，以提高工作效率和服務質量，把主動服務完全開展起來。

目前，高校綜合檔案室中，就編制檢索工具而言，必須依據的是檔案編號上架后形成的案卷目錄，而案卷目錄的形成一般是靠手工完成的。其他檢索工具，每編制一種，檔案人員就要依據案卷目錄對所有檔案“搜索”一遍，這種工作是重復的，并且是很費力的，稍一疏忽，就可能造成遺漏，使得其他檢索工具“殘缺”，勢必就會造成以后的查全率的降低，甚至導致編研成果質量的下降。況且，這種“搜索”又是如此費時，檔案人員在搞好其他一切工作之后，就沒有多少剩余時間去重復這種勞動，能夠編研出的“產品”的數量就可想而知，這對主動服務工作的開展無疑是個很大的障礙。

采用電子計算機管理與檢索檔案，只要對檔案編號排架之后，完成一次性輸入微機，不僅可以得到微機打印出的案卷目錄，而且可以得到各種檢索途徑的全引目錄、分類目錄、卡片等，這對節省檔案人員的時間，降低勞動強度是不言而喻的。最主要的是微機編排出的目錄比人工編出的目錄要可靠得多，編研的質量可以大大提高。而且對于一些小而專的編研項目，檔案人員可直接通過微機檢索出所需要的材料，大大提高編研工作的效率。效率的提高所帶來的是編研成果的極大豐富，從而為開展主動服務提供物質保障。搞編研檢索如此，其他工作也同樣。所以，沒有計算機在檔案管理工作中的應用，就不可能有真正的主動服務。

總之，作為一名高校檔案工作者，就是要想利用者之所想，將工作做在利用之前，并且做全做細，只有這樣，才能最大程度地發揮檔案在高校工作中的參謀作用，服務學校的各項工作。