如何最大化生產力

（熊英姿 編譯）

編者按

對每個公司、企業和組織來說，工作場所的生產力是一個巨大的挑戰。由于生產力不足，全球企業每年損失數億美元。本文介紹了提高生產力的4個步驟，并介紹了每個步驟包含的5個行動項。本文發表于2020年2月的SmartBrief網站，作者Naphtali Hoff是一名執行教練、組織顧問、培訓師和講師，擁有人類和組織心理學博士學位、教育學和教育領導學兩個碩士學位，致力于研究成功的個人或組織的變化和發展。

對每個公司、企業和組織來說，如何最大化工作場所的生產力是一個巨大的挑戰。領導者努力完成自己的工作，同時也指導、賦能和激勵員工獲得最大生產力。但據估計，全球企業每年因生產力不足而損失數億甚至數十億美元。

為了幫助企業解決這個問題，我把提高生產力的途徑分為四個步驟：

計劃：明晰任務、流程和結果；

分享：通過會議、溝通和授權，讓其他人參與到工作中來；

執行：通過排除干擾、優化時間和精力來完成工作；

維持：自我保持身體和心理健康，以確?？沙掷m性。

每個步驟包含5個行動項，總共20個項目。

步驟一：計劃

計劃階段往往是一項任務中最困難的部分。計劃使我們在行動之前仔細考慮我們的選擇。以下是計劃階段的5個行動項。

1.辨識任務。這些任務將產生最佳的結果，并解決最關鍵的問題。這些問題通常被稱為“大石頭”，就像在用“罐子”填滿其他物品（比如卵石、沙子和水）之前，首先需要放進去（即完成）的物品。

為此，可以考慮使用艾森豪威爾矩陣。每個任務位于矩陣的一個象限，從“執行（任務緊迫且重要，如對時間敏感的客戶要求）”，到“計劃（不緊迫但很重要，比如戰略和有遠見的任務）”，到“授權（緊迫但不重要的項目）”，“消除（至少加以限制，比如浪費時間的任務）”。

還記得帕累托法則（也叫80/20法則）嗎？它表明80%的成果來自于20%的努力。選擇正確的目標并集中精力，比我們通常認為的更重要。

2.管理待辦任務清單并按優先級排序。如果正在使用待辦任務清單，可以根據以下方法來確定優先級，讓它發揮最大作用。

（1）哪些任務一旦完成，會對工作/公司產生最積極的影響，這些任務應該被優先考慮。

（2）保持清單的簡短和易于管理。

（3）把那些“永遠不會完成”的任務刪除，而不只是把它們放到列表的后面。

（4）在日歷上安排好任務，以確保注意力集中。

3.設定積極、可行的目標。推動行動的目標應是積極和“SMART”的?！癝MART”目標是一個目標設定系統，幫助人們設定能夠產生結果的目標。SMART是specific（具體的）、measurable（可衡量的）、attainable/achievable（可實現的）、relevant（相關的）和time-bound（有時限的）這幾個英文單詞的首字母。對于目標而言，最重要的部分是“具體的”，代表了在“SMART”中誰來做這項工作；將要做什么；為什么很重要；將如何實現目標，以及目標給人的感覺如何。

4.整理工作空間。研究表明，當我們清楚知道事物所處的位置時，我們的工作效率會更高。對于紙質文件、小工具等以及虛擬事物都是如此。保持一個整潔的工作環境不僅讓我們可以更容易找到物品，而且對心理也有好處。外部秩序會創造內部秩序，并讓我們從容應對挑戰，做得更多、更好。相反，凌亂的工作環境會給人一種潛意識的信息，即我們的工作不重要，或者我們所參與的過程不重要。

5.確定我們所需要的。評估完成工作所需的材料、知識和技能。也許我們缺乏性能足夠強大的計算機，也許我們需要學習一些額外的知識。不管是什么，提前做好準備，讓自己在開始之前經歷最少的干擾和挫折。

步驟二：共享

計劃好任務后，下一步就是有效地共享信息，讓其他人參與進來，并確保每個人都盡可能高效地使任務和項目按計劃進行。這一步驟的5個行動項為：

1.安排定期站立式會議。如果缺少清晰的溝通，任何項目都無法完成。每個參與者都必須知道自己需要做什么。為了促進溝通，可以考慮安排每天的站立式會議（通常被稱為晨會或每日簽到）。這些會議應該是早上的第一件事，時間要短到可以站著舒服地完成。

大家圍成一圈，用這段時間回顧一下當天的任務、個人責任以及團隊成員可能面臨的小挑戰。這將使每個人都參與決策，并幫助解決阻礙進展的小問題。它還將建立責任感，因為每個成員都不想讓團隊中的其他人失望。

2.制訂定期溝通計劃。安排和每個團隊成員一對一的定期會議，這種方式更私人，但會議要和早上的站立式會議分開。會議的目的是激勵同事，了解每個人的最新進展，解決出現的問題。

由帕特里克創辦的圓桌咨詢公司每周安排時間（45～90分鐘）召開戰術會議（回顧活動和團隊指標），每月安排時間更長（2～4小時）的會議，進行更多的戰略對話。

3.安裝和使用協作軟件。通常我們會認為面對面的協作很棒，但如果我們領導著一個遠程團隊，遠程團隊成員不可能同時在場，此時地域分散的團隊面臨著簡化工作流程和改進協作的挑戰。一些領導者習慣依靠電子郵件和其他電子通信工具來分享信息。盡管電子通信有許多好處，但它也有一些缺點，包括電子郵件可能被忽略、堆積和很難找到等。

高效快速的溝通應該是流暢的對話，而不是異步的。協作軟件也被稱為群件，它可以幫助任何團隊（從最小的初創公司到大型企業等）快速而輕松地共享文檔、消息、視頻和其他格式的內容。每個員工都可以通過系統來傳遞附加信息。經理收集輸入信息并將新修訂的文件發送給他的目標受眾。

協作軟件的另一個好處是改進日程安排。如果沒有日程安排，會浪費員工多達36%的工作時間。每天、每星期和每月的日程安排可以讓團隊有效地組織他們的工作流程。

例如，在協作軟件中，員工可以看到公共或個人日歷，了解所有會議和最后期限。員工可以安排日常會議、計劃會議、頭腦風暴會議等，只需點擊一下即可。

4.授權。當然，所有這些活動都是在獲得授權的前提下進行的。授權是提高生產力的一個關鍵因素，因為它允許領導者專注于他們需要做的事情。授權也可以避免所有工作都依賴于領導者的意見，從而消除組織的瓶頸。

5.監督和評估過程?！肮蚕怼辈襟E的最后一部分是與隊友監督和評估上述過程。保持對事情的掌控，并在必要時糾正和改變方向。這會激勵同事（他們不會感到被拋棄），并幫助我們及早發現問題，識別關鍵環節。

當這個過程完成后，回顧所有工作，確定我們的成功和失敗。對于復雜的流程，如溝通、授權，當然還有執行，公開地、經常性地評估至關重要，因為它有助于保障工作的活躍度。如果有什么值得慶祝的，那就鼓掌吧。可以是簡單的一句“謝謝”或“干得好”，也可以安排獎勵、禮物或獎金。

步驟三：執行

提高生產力的第三步是卷起袖子工作。這個步驟的五個行動項包括：

1.消除干擾。在很多時候，這一步可能是最困難的，因為有很多干擾因素在分散我們的注意力。這里有一些消除干擾的方法。

?關掉手機，或者至少設置成靜音。

?遠離社交媒體。根據2016年的一項跨平臺媒體研究，超過六分之一的美國成年人上網是刷facebook。一份來自全球新職業介紹機構的報告顯示，在17周的聯賽中，“夢幻足球”游戲讓雇主們損失了超過140億美元的生產力。

?創建一個電子郵件自動回復器，通知對方我們將閱讀和回復電子郵件，并在電話語音留言中進行同樣的設置。讓對方知道在緊急情況下如何聯系我們，比如通過我們的秘書。

?為自己留出安靜的時間。不管是在清早還沒到辦公室的時候，還是午餐時間，或者其他時間，總有那么一段時間，我們可以不用回復郵件、信息，也不用去匯報工作。對我個人來說，這段時間是在清晨，這也是我最清醒、最警覺、最能集中精力和最有創造力的時候。

2.計劃完成任務的時間。為了使上述策略有效，我們必須規劃任務完成時間并留出足夠的時間去完成它們。

前面，我們討論了待辦事項清單以及排列優先級的必要性。然而，待辦事項清單遠不如日程安排有效。原因很簡單：當一項任務被計劃好后，它更有可能被完成，而不是被推到待辦事項清單的后面。

如果我們有良好習慣在前一天晚上或當天早上查看日歷，我們會看到不同的日程安排，并做好準備。當“事件”出現在我們的日歷上時，它會吸引我們的注意力。因為除此之外沒有其他安排，那樣我們可以自由地投入工作，把事情做完。

我還建議你考慮為一些可推遲的任務騰出時間。這些任務不需要馬上做，但很重要，在完成之前會一直困擾我們，比如為家庭度假訂機票。要確認已經為它預留了時間，這樣我們在處理優先事項時就不用擔心沒有時間處理這些任務。

為較大、較復雜的任務留出90分鐘。佛羅里達州立大學的一項研究發現，工作效率在不超過90分鐘的不間斷狀態下可以達到頂峰。

3.全力以赴完成任務。接下來是專注于特定的任務，避免進行多任務處理。一些人把多任務處理看作是一石多鳥的方式，從而使多任務處理流行起來。例如，我們會試著在撰寫報告時回電話或聽信息。

對多任務處理的研究表明，這樣做不僅完成的工作比想象的要少，注意力的分散還會導致工作表現不佳。

4.解決那些兩分鐘的任務。雖然“鎖定時間”可以讓我們不受干擾地完成具體的任務，但也有一些快速的任務可以在兩分鐘內搞定。這些迷你任務由“一觸式規則”管理，該規則規定，如果一個任務可以在幾分鐘內完成，就應該立即處理它們。

如果某件事對我們來說很重要，而且有時間去做，那就馬上完成它。推遲重要的任務通常會導致拖延、焦慮或壓力，只會讓我們慢下來。

5.保持精力充沛。只做自身精力允許的事情。我們可以用咖啡因或其他刺激物來欺騙我們的身體系統，但這種方法既不健康也無法持久。相反，可以采取以下策略來保持一整天的高能量水平：吃有營養的食物，吃清淡、健康的零食；經常喝水，保持水分；每天運動，最好是在工作之前或者我們的身體開始遲鈍時；足夠的睡眠；最好在下午2點之前喝咖啡，而且要適量；節制飲酒。

步驟四：維持

這一步驟是為了確保生產力是可持續的，不會很快遭遇失敗。我們常常對一個新的過程感到興奮，但缺乏工具、承諾和心態去完成并長期堅持。

這一步驟的五個行動項是：

1.拒絕或質疑非關鍵會議和任務，學會說“不”。我們經常被不想參加的會議或沒有什么益處的對話占去寶貴的時間。為了長時間保持高效和精力充沛，我們需要學會對盡可能多的非關鍵會議說“不”。我們需要考慮一些關鍵因素：時間是我們最寶貴的資產，必須小心保護；如果我們被拖進不重要的會議，我們會失去推進重要任務所需的關鍵時間；將不重要的事項（比如某些郵件）刪除，不要浪費時間或精力；推遲重要但不緊急的任務，它們需要完成，但可以推遲。

2.專注于卓越，而不是完美，這是另一個可持續發展的建議。許多完美主義者很難“滿足于”做好工作，他們想做出“很棒”的工作。事實上，我們堅持完美的工作主要是因為它滿足了自我意識，并認為這樣的話別人將更容易接受我們。

但是追求工作完美會減慢速度，降低產出。所以，與其追求完美，不如追求卓越。我們仍然會得到扎實的成果，其他人也會非常滿意。

3.經常進行短暫休息。規律的休息有很多好處，包括減少久坐對健康的負面影響；減少決策疲勞；恢復動力；提高生產力和創造力；等等。

4. 照顧好自己，包括睡眠、運動、營養。美國心理協會報告稱，在工作前鍛煉身體，工作效率會提高15%。研究還發現，經常鍛煉的員工工作倦怠和抑郁的可能性更小。擁有充足的睡眠，哈佛大學的一項研究發現，由于員工睡眠不足，美國公司每年損失近650億美元。定期休息，將幫助我們理清思路，為持續的成功做好準備。

5.聰明地利用通勤時間，經常進行閱讀。美國人每天花大約一小時在上下班路上。聰明地利用通勤時間，吸收一些能激勵我們的東西，為我們提供成功的能量。