成功管理項目群

趙九陽

隨著中國經濟的迅猛發展,組織的運作與發展更多的采用項目管理(Project Management)的模式,而且項目規模越來越大,投資越來越高,內部關系越來越復雜,項目與組織戰略目標日益緊密。傳統項目管理理論和工具,已經不能滿足運作這些項目的需要,由此產生了項目群(Programme)的概念,它是指經過協調統一管理,實現與組織戰略目標相關的收益的一系列相關聯項目的集合。如何科學有效地管理項目群,已經成為政府領導、企業管理層及項目管理人員面臨的新課題。

中國現代項目管理始于上世紀80年代,隨著國外先進管理工具和理論(如PMBOK,PRINCE2等)的引進,中國項目管理從學科體系、資格認證及實踐應用等方面迅速與國際接軌,項目管理人員已經能夠從容應對單一項目的管理。然而,在項目群管理中,國內比較普遍的是用項目管理的理論和工具或將其進行改良,結合既往的項目管理經驗來管理項目群。這種做法能夠部分解決項目群管理遇到的問題,但無論從戰略高度、管理范圍、復雜性和不確定性等方面來說,項目群管理都遠高于項目管理,我們始終無法解決項目群管理領域中的組織與戰略層面的項目管理、收益管理、項目設計及關聯性管理,以及資源合理分配等問題。

借鑒項目管理在我國的成功發展經驗,選擇并引入成熟有效的國外先進理論和工具,大力開展培訓和認證是迅速提高我國項目群管理水平的有效方法。

目前歐美現有的項目群管理工具中,最為成熟的是英國政府商務部(OGC)主持開發的名為Managing Successful Programmes(簡稱MSP)的項目群管理解決方案。OGC于1999年正式推出MSP第一版,2003年和2007年相繼推出的第二、三版,修正了第一版的局限性,使之成為適合所有行業的項目群管理工具。MSP在美國、歐洲、澳大利亞等國家得到廣泛的認可,其中英國和澳大利亞要求政府類項目的管理人員必須持有MSP認證資格。僅歐洲大陸已經有幾萬人通過了認證,MSP已經成為事實上的項目群管理規范。

MSP是最佳實踐經驗的總結,有效解決了傳統項目管理工具無法解決的項目群管理難題:

1. MSP解決了組織與戰略層面的項目管理問題。MSP把項目設計與實施和組織戰略緊密結合,以實現愿景為目標,通過商業案例進行可行性分析與控制,通過設計藍圖制訂實施方案,設立項目群管理辦公室進行總體協調和控制。MSP以迭代、漸進的方式推進項目群,提供向未來商業運營平滑過渡的有效方法,這樣就使大型、復雜的項目群的管理可行、可控,最終實現組織的戰略目標。

2. MSP解決了項目群的收益管理問題。收益管理(Benefits Management)是MSP的核心。收益一般是通過項目結束后的運營來實現的,例如鳥巢完工就意味著建筑項目已經結束,然而,它能否為北京帶來收益,就需要把鳥巢及其相配套的項目一起投入運營才能實現,這就超出了項目管理的范圍。MSP提供了相應的工具和模版,根據組織的戰略目標,來定義項目群的收益,并形成詳細的收益描述(Benefit Profile),以此為依據,設計收益管理策略,制訂并實施收益實現計劃(Benefit Realisation Plan)。同時,MSP還提供了持續測量收益的財務模型,定期向管理層展示收益情況和項目群的運營價值,確保實現預期收益。

3. MSP解決了項目設計及關聯性管理問題。MSP提供了項目設計及關聯性管理的架構。從過程、組織、技術及信息四個維度進行子項目及其關聯性設計,然后將眾多的子項目分成項目組,進一步縮小關聯范圍,不斷測試關聯性的合理性,并根據測試結果協調項目的優先級與從屬關系。

4. MSP解決了項目之間的資源分配問題。MSP提供了資源分配策略和資源分配計劃兩個模版,通過制定并實施資源分配策略和資源分配計劃,實現資源在項目之間的合理分配以及在項目實施過程中的資源調整,減少沖突并在沖突發生時能夠迅速有效地予以解決。資源分配策略模版包括資金、資產、技術服務及人員知識與技能需求,采購策略,成本與支出計劃,內外部資源詳細描述,資源沖突解決方案等。而資源管理計劃是資源管理策略的細化。

作者系北京大都智源咨詢有限公司總經理