高校檔案管理工作改革探討

【摘要】本文從應用計算機管理檔案、加強檔案管理隊伍建設(shè)、更新管理設(shè)施、加強檔案工作的管理等方面作了闡述。認為高校檔案管理改革勢在必行。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；管理工作；隊伍建設(shè)；設(shè)施；領(lǐng)導

【中圖分類號】G271【文獻標識碼】A【文章編號】1005-1074(2009)05-0081-01

高校檔案是學校歷史面貌的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，是學校教育教學活動的重要內(nèi)容，也是學校管理水平的標志之一。科學、系統(tǒng)、全面地管理好學校各項活動中形成的檔案材料，對于積累經(jīng)驗、開創(chuàng)未來、正確貫徹執(zhí)行黨的教育方針和政策具有重要意義。因此，檔案工作歷來被各高校所重視。隨著國家檔案法規(guī)的不斷完善和依法治檔方略的實施，高校檔案管理工作逐步走上了制度化、科學化、規(guī)范化的道路，在教育事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，并取得了可喜成績。但是，隨著高校教育教學改革的不斷深化、科學技術(shù)的迅速發(fā)展、電教資料種類的增多和學科的互相滲透交叉，給高校檔案管理工作帶來了一些新的問題。

1高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1檔案材料的載體出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢長期以來，高校檔案材料的載體絕大多數(shù)是紙質(zhì)的，檔案的庫房、柜、架等都是基于紙張的特征而設(shè)置的，其它載體的檔案材料，如照片、磁盤、膠卷等都很少。但近年來，高校的檔案材料載體出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢，特別是計算機的廣泛應用和多媒體教室的出現(xiàn)，使教學手段發(fā)生了很大的變化，粉筆加黑板的教學模式基本上被淘汰，電教材料大量出現(xiàn)，目前已從膠片、錄音帶、錄像帶等載體發(fā)展到光盤、磁盤、磁帶等，而且形狀各異，有帶型、片型、盤型、卷狀等。同時，規(guī)格也有多樣化的發(fā)展趨勢。載體各異檔案材料的顯現(xiàn)，需要相應的設(shè)備，這就給檔案材料立卷歸檔、登記、保管、目錄編排、查詢等帶來一些新的問題。

1.2高校檔案材料的語種不斷增多首先，隨著我國改革開放力度的加大和高校教育教學工作的需要，不少高校聘請了外籍教師，這樣就會隨著教育教學活動的開展，產(chǎn)生相關(guān)語種的檔案材料。其次，目前有不少高校與國外的高校建立起合作的關(guān)系，教師可以互相講學，定期開展學術(shù)交流和聯(lián)誼活動，這些也會產(chǎn)生相應語種的檔案材料。最后，隨著外語原版教材的引進和使用，也會產(chǎn)生相應語種的檔案材料。高校檔案材料語種的增多，也會沖擊傳統(tǒng)的管理模式。

1.3加強高校科研和對外技術(shù)合作高校科研和對外技術(shù)合作的加強，使高校的檔案材料呈現(xiàn)出互相滲透、交叉的特征，給檔案材料的立卷歸檔、質(zhì)量鑒定、提供使用帶來一定的困難。目前，我國不少高校建立了自己的科研機構(gòu)，并且與一些企業(yè)建立起長期的技術(shù)合作關(guān)系，使科學研究成為整個學校工作的重要組成部分。由于當前科學技術(shù)呈現(xiàn)出綜合性越來越強、各學科互相滲透與交叉、科學研究的分工越來越細等特征，這就給檔案材料的歸類、質(zhì)量鑒定、目錄提供等帶來一定的困難。

2高校檔案管理工作改革措施

2.1應用計算機對檔案材料進行管理計算機在檔案管理中具有方便、迅速、靈活、準確、快捷等特點是傳統(tǒng)的人工方法所不能達到的，應用計算機進行檔案材料管理時，應將大模塊分成若干小模塊，主要應建立以下幾個數(shù)據(jù)庫：主庫、利用庫、載體庫、語種庫、借還與調(diào)閱庫、質(zhì)量鑒定庫、類型規(guī)格庫和使用統(tǒng)計庫等。整個管理系統(tǒng)應具有人機對話功能、屏幕顯示功能和打印輸出功能等，還應當具有輸入、修改、查詢、插入和中西文提示等功能。在搞好檔案材料計算機管理的同時，不能忽視傳統(tǒng)人工檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。因為人工檔案管理具有不易修改、不易刪除、安全保密等特點，也不受計算機病毒、停電等外部條件的限制。

2.2加強檔案管理隊伍的建設(shè)，不斷提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高管理水平隨著高校聯(lián)合辦學、合并和辦學規(guī)模的擴大，也給檔案的管理帶來一些新的問題。應根據(jù)變化了的情況，在建設(shè)好學校中心檔案室的前提下，建設(shè)好各分校（學院）、新研機構(gòu)、系（科）的檔案室，要根據(jù)實際情況，配齊專兼職檔案管理人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，避免檔案材料的遺失。同時要組織專兼職檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案法》以及《實施辦法》、檔案學的基本知識，用馬列主義的立場、觀點和方法，去研究和解決檔案管理中遇到的實際問題，從而不斷增強責任意識，提高管理水平。要系統(tǒng)地學習檔案學概論、檔案管理學、檔案保護技術(shù)、檔案分類學、檔案目錄學等專業(yè)知識，以便正確評價和判斷檔案的價值，開發(fā)檔案的信息資源，為學校的教育教學和科學研究提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.3不斷更新和完善檔案管理設(shè)施，確保檔案材料完好無損由于檔案材料載體的多樣化，特別是磁帶、磁盤、光盤和膠卷（片）等形式檔案材料的出現(xiàn)，以及檔案管理現(xiàn)代化手段的應用，對檔案材料庫房提出了較高的要求，如膠卷的保存庫房需要保持19℃左右的室溫等。因此，檔案管理要根據(jù)實際情況不斷更新和完善相應的設(shè)施。同時，檔案管理的現(xiàn)代化，需要配備計算機、VCD、光電閱讀器等設(shè)備。這樣，才能保證檔案材料完好無損，并提高工作效率。

2.4切實加強對檔案管理工作的領(lǐng)導領(lǐng)導重視是搞好檔案工作的關(guān)鍵。檔案管理人員要及時向領(lǐng)導匯報工作，以取得領(lǐng)導的支持與重視，真正把檔案工作納入學校工作的整體計劃之中，提到領(lǐng)導的重要議事日程，并作為評估學校工作的重要內(nèi)容，及時解決學校檔案管理中遇到的困難，不斷更新和完善檔案管理設(shè)施，實現(xiàn)高校檔案管理的制度化、科學化和規(guī)范化，為學校教育事業(yè)的發(fā)展作出貢獻。