淺談軟件項目管理中的階段收尾管理

[摘要] 在實際軟件項目管理中，階段性的收尾管理工作往往不被大家重視，其實階段管理收尾工作也是非常重要的。本文從階段評審，文檔記錄等方面來闡述軟件項目管理中階段收尾管理的重要性。

[關鍵詞] 軟件項目管理 收尾管理 階段管理

隨著計算機和信息產業的發展，軟件產品的規模也是越來越龐大，隨著軟件規模的擴大，軟件人員的增加，軟件項目管理的復雜性增大，各個軟件企業都意識到將項目管理的理念引入到軟件開發活動中，開始對開發過程進行有效的管理，又所謂“IT項目管理”或“軟件項目管理”。軟件項目管理就是為了使軟件項目能夠按照預定的成本、進度、質量的順利完成而對成本、人員、進度、質量、風險等進行分析和管理的活動。隨著軟件開發規模及開發隊伍的逐漸增大，軟件開發活動不再是像過去的幾個開發人員就可解決的事情，它需要使用開發規范或開發流程控制來約束每個開發人員、測試人員和維護人員的工作，以保證每個項目組成員按開發計劃及進度準時、保質完成自己的任務。軟件項目管理的各個過程主要包括：需求管理，范圍管理，任務分解，規模估算，成本管理，進度計劃，質量計劃，配置管理計劃，風險計劃，文檔管理，團隊建設，跟蹤控制，收尾管理，項目結束。項目收尾管理作為項目結束前的最后管理工作也顯得及其重要，一般包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是項目管理人員與客戶對照合同一項項的核對，審核是否完成了合同所要求的內容，是否達到合同所提出的指標或條件，也就是我們通常所講的客戶驗收；管理收尾就是對于項目組內部，把做好的項目文檔、代碼、與客戶交流的文件等歸檔保存，對項目中遇到的問題及解決方法、有效的創新技術進行及時地總結，對外宣稱項目結束，轉入維護期，把相關的產品說明及技術文檔轉到維護組。

一、階段收尾管理

軟件項目結束的狀態:

1.正常結束。2.提前結束。3.延期結束。4.暫停。5.取消（因變更或不可完成）。軟件開發是一項復雜的系統工程，牽涉到各方面的因素，在實際工作中，經常會出現各種各樣的問題，甚至面臨失敗。而如何總結、分析失敗的原因，得出有益的教訓，這對一個公司來說，則是今后項目中取得成功的關鍵。

以前會聽說過這樣的項目：客戶驗收后，項目活動就隨之收場，項目資料沒有認真歸納總結，不是束之高閣就是缺失不全。但是當新項目啟動時，面對新的項目問題，項目組成員才發現：其實這類問題以前也遇到過，但是卻無法找到相應的解決方案資料，只好再投入人力、時間甚至金錢來重新經歷一遍！為什么相同的問題會重復出現？究其根源，是因為缺少項目總結，也就是說沒有做好項目收尾工作。那么是不是我們只能等到項目結束或收尾時才能開始進行項目總結、文檔保存的工作呢？當然不是。在軟件項目管理的各個階段，我們都可以做收尾管理工作，也就是階段收尾管理工作。

二、階段收尾管理的重要性

在實際軟件項目管理中，階段性的收尾管理過程和工作往往不被大家重視，其實階段性的收尾管理工作也是非常重要的。階段收尾管理工作的重要性主要體現在如下幾個方面：

1.進度管理中的里程碑。每個項目都是由若干個相對獨立的任務鏈組成的，軟件項目也是如此。只有在任何一條任務鏈都已經優化的基礎上，才可能進行系統的全面的優化，因此，保證每條任務鏈的效率是整個項目進度完成的前提和基礎，只要能保證里程碑事件的按時完成，整個項目的進度也就有了保障。那么我們在里程碑點都來做些什么呢？

在計劃好的階段管理工作中，收集項目的最新信息和數據，并將這些數據與項目計劃進行比較，來判定項目的階段效率，進度是提前了還是落后了？成本是在控制中還是超支了？質量是否符合要求？客戶對階段工作結果滿意么？及時總結經驗與教訓，同時及時發現項目存在的或潛在的問題，以便近早采取糾正措施，這就是階段管理工作中的收尾管理，所以說階段收尾管理是進度中的里程碑，是整個項目進度優化的前提和基礎。

2.溝通管理中的契機。溝通是保持項目順利進行的潤滑劑。與傳統項目相比，軟件項目具有較高的技術含量和較大的風險。參與軟件項目建設的用戶并不都是軟件開發專家，他們具有豐富的業務經驗，但是很少能了解軟件開發的技術，隨著項目工作進程的深入，就會有許多新的問題出現，與客戶的及時有效溝通更顯得尤為重要。軟件項目是客戶和用戶共同面對的項目，只有雙方的積極參與才能促進項目的成功，而只有進行有效的項目溝通管理才能確保用戶的積極參與。一個階段的項目工作完成后，與客戶一起就前一段時間的工作進行總結和檢查是十分必要的。一方面可以及時了解客戶對項目工作的滿意程度，及時統計、分析客戶對項目的意見，為下一階段工作的順利進行提供了保障。另一方面有些因工作繁忙未能及時簽署的文件，也盡快找客戶給予簽字確認。當雙方出現糾紛時，只有雙方簽字的文字記錄才是最有用、最有說服力的證據。

3.收尾管理的基礎。一個項目階段的工作剛完成時，項目組成員都保留著最新的階段記錄，如階段文檔或最新的代碼版本，這個時候收集起來是非常容易的。時間久了，隨著人員的變動或者項目的需求變更，有些項目成員可能離開了項目組，那時再去收集他們保存的文檔資料就非常困難了，甚至有些記錄永遠也找不到了。好多大的軟件開發項目跨幾年的時間，項目經理可能已經換了幾任，客戶的項目主管也換了幾位，最后項目收尾管理時的文檔收集、總結的工作，就是在階段收尾管理的基礎上來確保每個階段的文檔、資料都能按時完整地保存、歸檔。只有階段管理收尾提供的數據信息越真實、越準確，才能保證在項目最終收尾時客觀評定項目的績效，總結的經驗教訓和文檔資料才有真正借鑒的價值。總而言之，作為一個好的項目經理，一定要重視進度中的里程碑事件，抓住與客戶溝通的契機，做好項目階段工作的總結收尾工作。如何做好這些工作呢？也就是要做好項目階段管理收尾工作。階段收尾管理工作是保證項目成功的重要管理手段，它和項目的其他工作一樣，應該納入項目計劃并按計劃落實。

參考文獻:

朱利娜:軟件項目管理的思考[N].平原大學學報，2007年，第24卷2期