定格精彩瞬間 留存永久記憶

受北京市檔案局（館）選派，我非常幸運地參加了奧運會開閉幕式運營中心的檔案管理工作。開閉幕式是一屆奧運會是否成功的重頭戲，其工作中產(chǎn)生的各門類、各載體的檔案資料是奧運檔案的重要組成部分。我以高度的責任感和歷史使命感與中心檔案團隊成員，全身心地投入到保存奧運歷史文化遺產(chǎn)的工作中。截至目前，已收集運營中心管理團隊、奧開、奧閉、殘開、殘閉四個儀式的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、光盤、圖紙等各類型文件資料六十萬余卷、件。

開閉幕式運營中心檔案收集工作有兩個突出特點，一是保密性，為了保證奧運會開閉幕式獨特新穎，令人震撼，在各個儀式開始之前所有創(chuàng)意方案只有主創(chuàng)成員掌握，檔案人員根本無法接觸到；二是時效性，每個儀式一旦結束，導演和工作人員會馬上離開崗位，檔案收集工作必須在儀式結束后的極短時間內(nèi)完成，否則將留下永久遺憾。檔案的保密性與時效性的矛盾，使得檔案收集工作難度大，任務十分艱巨。

面對這些難點，沒有任何前期經(jīng)驗可以借鑒，必須創(chuàng)新工作方法，為此我結合實際提出了“三依靠”的檔案收集工作模式。

第一是依靠中心領導的支持。開閉幕式運營中心王寧主任多次在主任辦公會和各種不同場合中強調(diào)“留存奧運文化遺產(chǎn)的重要性”， 并讓檔案室負責人參加中心主任辦公會議，從而確立了檔案工作在中心運營工作中不可或缺的地位。在中心的日常管理中，把檔案收集工作納入計劃監(jiān)控報告體系，確保檔案資料的完整齊全和按時移交。

第二是依靠法律和經(jīng)濟的手段。開閉幕式對各工作團隊實行合同制管理，為此我積極爭取，了解和掌握了人事合同的具體內(nèi)容，運用相關合同條款約束相關人員的歸檔行為。比如服裝總設計師美籍導演舍不得將她的服裝設計資料移交檔案室，我依據(jù)合同文本中規(guī)定的創(chuàng)意人員在籌備奧運會過程中創(chuàng)造的知識產(chǎn)品產(chǎn)權歸奧組委所有的條款，據(jù)理力爭，使她履行了合同，含淚將她視為“孩子”的設計文稿交給了檔案人員。此外，我與中心財務部門協(xié)商，將是否移交檔案作為工作團隊結算尾款的必要條件之一，在結算尾款時必須有檔案部門的簽字，這種經(jīng)濟制約的方式，對確保各類檔案按時移交起到很好效果。

第三是依靠與導演的溝通與協(xié)調(diào)。開閉幕式的籌備工作十分緊張，導演每天睡眠只有四五個小時，不可能有專門時間與我們談奧運檔案的收集工作。為此，我見縫插針，有時在排練場，有時在電梯里、走廊里，甚至是在餐廳就餐的時候，抓住一切機會與他們溝通，宣傳檔案收集的重要意義，確定移交檔案的時間和方法。正是這種鍥而不舍的執(zhí)著精神，贏得了導演們的理解和配合。例如，就移交創(chuàng)意檔案問題，我曾想方設法與總導演張藝謀先生多次交流，真心打動了他，以至于在最后移交創(chuàng)意檔案時他非常感慨地說：“我曾參與過多次活動，常?；顒咏Y束后，人走后文件四處散落，這次有專門的機構和人員做檔案收集工作非常好，我堅決支持。”張導還在移交的檔案封面上寫下了“北京檔案館留存，真正的無與倫比的奧運會”的題詞。

在有了三個依靠的同時，本著執(zhí)著的工作態(tài)度，持之以恒、不畏艱苦、不達目標絕不放棄。由于保密的原因，導演組不便直接向我們提供應收檔案的內(nèi)容，因此我們創(chuàng)新工作方法，逆向思維，從終端往回追溯，跟隨導演組奔波于各個排練現(xiàn)場，了解節(jié)目情況和檔案形成規(guī)律，擬定歸檔范圍。六月中旬是儀式籌備工作最緊張的時刻，我和另外兩女同志冒著四十度的高溫酷暑分別奔波于四個儀式排練場地，經(jīng)常工作十二小時以上。上午負責收集管理部門的檔案以及接待利用者，下午三點趕到各排練現(xiàn)場，常常到第二天凌晨才能回到家。開幕式結束后，為了保證將珍貴錄像資料完整轉(zhuǎn)錄，檔案團隊成員繼續(xù)保持緊張的工作狀態(tài)，曾加班加點，三天三夜不回家。我們有個信念，再苦再累也要把奧運檔案保存下來，作為永遠的記憶傳承下去。

奧運會已經(jīng)遠去，但工作仍在繼續(xù)，我們一定要秉承“祖國利益高于一切”的理念，繼續(xù)發(fā)揚奧運的五種精神，腳踏實地，精益求精地做好工作，為祖國交上一份滿意的答卷。作者單位：北京市檔案館