檔案信息資源開發(fā)與利用的幾點(diǎn)思考

檔案信息資源的開發(fā)與利用是指檔案部門將收集到的檔案資料根據(jù)用戶的不同需求，按照不同的目的和要求進(jìn)行的不同方式、不同深度的整序和加工，并以各種信息產(chǎn)品的方式提供給用戶使用。通過開發(fā)將無序信息變?yōu)橛行蛐畔ⅲ瑢\層信息變?yōu)樯顚有畔ⅲ畲笙薅鹊匕l(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢(shì)。

一、檔案信息資源開發(fā)與利用的方式

目前，我國(guó)檔案信息資源開發(fā)利用的形式很多，歸納起來，主要有以下幾種：

1、編撰、出版專題材料，即通常所說的檔案編研工作，是指由檔案工作人員通過對(duì)繁雜的原始檔案信息精心提煉，形成編研成果。編研成果包括公開出版物、內(nèi)部參考等。編研成果的出版既為檔案使用者節(jié)約了時(shí)間，提高了效率，又可將沉睡在庫房中的檔案變?yōu)橛袃r(jià)值的信息，而且對(duì)于檔案的長(zhǎng)期保管具有重要意義。

2、在檔案館室為利用者提供檔案資料。這是一種傳統(tǒng)的利用服務(wù)方式，也是檔案部門一項(xiàng)重要的日常工作。

3、建立網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息。這是當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用的新形式。隨著網(wǎng)絡(luò)化的普及，這種服務(wù)方式將是檔案信息開發(fā)與利用的主要形式。

4、建立現(xiàn)行文件查詢利用中心。這種服務(wù)方式是近幾年檔案部門推進(jìn)政府信息公開的重要舉措。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館開展的現(xiàn)行文件提供利用服務(wù)得到了各級(jí)黨委和政府的重視和支持，受到了社會(huì)各界的歡迎與好評(píng)。

5、舉辦檔案展覽，是以檔案原件或復(fù)制件為材料，按照一定的主題進(jìn)行信息傳遞的方式。

二、檔案信息開發(fā)利用工作中的不足

以上這些方式在發(fā)揮檔案信息資源的社會(huì)作用方面做出了重大貢獻(xiàn)，但是它們都不同程度地存在著一定的缺陷和不足。

第一，編研成果存在信息衰減和質(zhì)量參差不齊現(xiàn)象。信息的衰減是任何編研工作都具有的普遍問題，這一方面是由于編研成果自身信息量就小于檔案原件，另一方面則是受限于編研工作者的水平和素質(zhì)。第二，館室為利用者提供檔案資料的方式服務(wù)效率低，查找不方便，更不利于檔案的長(zhǎng)期保存，對(duì)檔案原件的損害大。第三，網(wǎng)站式服務(wù)實(shí)際上是另一種編研成果的利用方式。因?yàn)榫W(wǎng)站建立的早期工作及網(wǎng)站開通后的維護(hù)，實(shí)質(zhì)上都是檔案的編研工作。第四，文件查詢利用中心從時(shí)效性方面來講，這種由檔案館來開展現(xiàn)行文件的利用工作必然帶來一定的滯后性，因?yàn)闄n案館從收集到提供利用需要一定的時(shí)間。另外，現(xiàn)行文件中含有一定的秘密和專業(yè)信息，因此檔案館還要處理好檔案利用與保密的關(guān)系。第五，舉辦檔案展覽是對(duì)檔案較大范圍的系統(tǒng)開發(fā)，對(duì)檔案館的基礎(chǔ)工作和現(xiàn)代化技術(shù)手段要求較高，而且還受到經(jīng)費(fèi)、展覽場(chǎng)地等因素的制約。

三、做好檔案開發(fā)利用工作的幾點(diǎn)建議

為充分發(fā)揮檔案信息資源的重要作用，筆者認(rèn)為應(yīng)做好以下幾個(gè)方面：

1、全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案員的角色之一就是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當(dāng)信息中介，擔(dān)負(fù)組織管理和信息傳播的重要職能。因此，要提高檔案員的自身素質(zhì)。作為信息時(shí)代的檔案工作人員，一要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和使命感，要有開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神；二要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和為公眾提供方便快捷服務(wù)的技能；三要有良好的文化素養(yǎng)，要善于學(xué)習(xí)和吸收各種文化知識(shí)，使自己成為一名“雜家”。

2、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。俗話說“巧婦難為無米之炊”，搞信息化建設(shè)離不開先進(jìn)的軟硬件的支持。檔案信息資源建設(shè)需要長(zhǎng)期的資金投入。目前，檔案資源建設(shè)整體投資不高，有的部門缺乏資金來源，有的部門對(duì)檔案重視不夠。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)化管理上，沒有統(tǒng)一的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化格式，造成各自為政的局面。因此，我們要堅(jiān)持兩手抓，一手抓檔案資源的軟件建設(shè)，一手抓硬件建設(shè)，兩手都不能軟，整合各種檔案信息資源，提供規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)。

3、拓寬檔案信息資源的開發(fā)渠道。檔案事業(yè)若要有所發(fā)展，必須面向社會(huì)、面向群眾，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。當(dāng)前，我們開發(fā)的檔案信息產(chǎn)品品種少，形式不靈活，缺乏力度，也是群眾對(duì)檔案及檔案工作缺乏了解的原因之一。因此要加大檔案信息資源的開發(fā)力度，將無序信息加工成形式多樣的信息產(chǎn)品提供給廣大用戶。工作實(shí)踐中可以采取多種形式：一是舉辦各種展覽。傳播先進(jìn)文化，滿足人民群眾的精神文化需求是檔案工作的根本目的。將圖片與文字說明有機(jī)結(jié)合，發(fā)揮檔案館愛國(guó)教育、傳播知識(shí)的功能，既豐富人們的文化生活，又可使市民了解檔案、了解檔案工作。如順義區(qū)檔案局館為展示順義申辦、籌辦奧運(yùn)的歷程，在2007年舉辦了“奧運(yùn)北京、魅力順義”的展覽。通過展覽，讓觀眾深深感受到了順義潮白兒女搶抓機(jī)遇、志在必得、鍥而不舍的時(shí)代精神。2008年舉辦了題為“盛世綠港華彩樂章”的展覽，再現(xiàn)了順義人民籌辦奧運(yùn)的歷程，重溫了奧運(yùn)賽事的激情時(shí)刻，展現(xiàn)了順義在奧運(yùn)中取得的豐碩成果。如今順義區(qū)檔案館已成為老百姓豐富文化生活的一個(gè)理想場(chǎng)所。二是加大與新聞媒體的合作力度，通過電視、報(bào)紙、廣播等向人們宣傳檔案知識(shí)。這種方式傳播范圍廣，效果明顯。2004年，為紀(jì)念鄧小平同志誕辰100周年，順義區(qū)檔案館根據(jù)館藏拍攝了《吃水不忘挖井人》的電視片。該片的播放極大地鼓舞了順義干部群眾，為“同心全面建小康、打造綠色國(guó)際港”起到了良好的推動(dòng)作用。三是加強(qiáng)與文物部門、博物館等單位的聯(lián)系與合作，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、資源共享。近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)公眾的懷舊情結(jié)和對(duì)歷史追憶的需求都在不斷增長(zhǎng)。文物與檔案作為歷史的真實(shí)記錄，不僅可以補(bǔ)史證史，而且可以互補(bǔ)互證。

4、要加大檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新力度。檔案部門要根據(jù)不同時(shí)期的工作重點(diǎn)，加強(qiáng)與其他行業(yè)的聯(lián)系，走出“孤獨(dú)”，了解各行各業(yè)對(duì)檔案信息和檔案工作的需求，積極主動(dòng)地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。例如黨的十七大提出了加強(qiáng)以民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)任務(wù)要求。檔案部門就要立足本職落實(shí)十七大精神，做好民生檔案工作。民生檔案涉及的內(nèi)容廣、部門多，檔案部門要積極主動(dòng)與勞動(dòng)、教育、民政、街道社區(qū)等部門溝通協(xié)調(diào)，匯集民生檔案信息資源，更好地為民生工程服務(wù)。又如目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)工作中正在建立信用體系，信用檔案是信用體系工作中的重要方面，檔案部門要深入調(diào)研，在信用檔案的收集、管理、利用等方面進(jìn)行規(guī)范，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

作者單位：北京市順義區(qū)檔案局