滿足公眾休閑與檔案利用的對策

檔案的休閑利用是指人們在基本需求得到滿足的前提下，利用自由時間去檔案館查詢檔案以滿足個人的興趣和愛好，達到休息、消遣的目的，并且使自己的素質得到提高的活動。因此，檔案的休閑利用具有利用需求的不確定性①、利用行為自主性②以及利用時間業余性和利用目的消遣性等特點。檔案休閑利用者的群體包括各行各業、不同年齡段有空閑時間的用戶，利用檔案更多的是在好奇心、求知欲和業余愛好等需求驅動下，主動利用檔案的行為；而且基本是在每天8小時以外的業余時間和雙休日或節假日里進行的。

一、檔案休閑利用的障礙

根據檔案休閑利用的特點，我國目前檔案管理工作中存在一些問題，不利于檔案的休閑利用。

1、館藏內容單一，結構不完善

目前各級綜合性檔案館是我國公共檔案館的主體，主要保存各級黨委、政府以及其他機構的檔案，而政府職能又具有相似性，因此檔案館館藏主要是政府的政策性、綜合性、法規性的文書檔案。館藏檔案的結構、組成與內容都較為單一，有關公眾生產生活的歷史記錄比較少，這樣的館藏結構很難適應檔案館為利用者提供休閑服務的要求。

2、利用工作滯后，檢索途徑單一

在我國檔案利用的模式一般是以原件提供利用為主，要求檔案利用者親自到檔案館提出利用申請，然后登記查閱。由于我國的檔案整理主要是以全宗為單位進行的，所以當利用者要獲取關于某一領域、某一主題的檔案時，限于目前檔案館檢索工具比較的簡單，可能不得不花上大量的時間，若主題不明確將會更加困難。

3、形象定位不明確，公眾服務意識薄弱

檔案館雖是大眾性文化事業機構，但大多設在政府機關內部，防衛嚴密；而且大多數檔案館的作息時間沿襲行政部門的工作時間，依然是“早8晚5”，雙休日、節假日照常休息③。這就造成檔案休閑利用上的時間矛盾，不能在公眾休閑時間提供檔案的利用服務。這與其文化事業機構的定位還存在一定的差距。

二、檔案休閑利用的對策

為滿足休閑時代背景下人們對檔案休閑利用的需求，檔案館應從以下幾個方面著手。

1、優化館藏結構，建立覆蓋民生、覆蓋人民群眾的檔案資源體系

具有地域文化特色的、豐富的館藏檔案資源，是檔案館提供休閑服務的基礎，要改變過去“重物輕人、重事輕人”的檔案價值觀念，做好檔案的收集與鑒定工作。

（1）收集

首先嚴格控制檔案文件進館的比例。我國檔案文件的進館率一直偏高，達到歸檔文件的50%以上，在接收檔案時，應嚴格控制檔案文件進館比例，并逐步與國際常規接軌，我國可保持在5%~15%之間，即只接收價值較大的永久檔案。其次，注重公眾和社會需要，擴大檔案文獻的收集范圍。有重點有選擇地收集社會各行各業的各種類型的檔案文獻、以社會公眾為主體的檔案文獻以及反映地方歷史風貌與人文景觀等方面的檔案。注重歷史細節記錄、口述史料、地方特色檔案以及民間存世檔案史料等的收集。如目前要以關心民生為著力點，圍繞解決群眾最關心的知青、勞模、工資改革、拆遷等問題，做好檔案資源的收集和開發利用工作。第三，增加有利于網絡環境下提供給利用者休閑利用的以錄音、錄像、磁帶、數碼照片等為載體的檔案。

（2）鑒定

鑒定是優化館藏結構的重要工作，也是檔案休閑利用的基礎。檔案館必須站在為祖國、為社會的未來記憶挑選檔案的角度，進行鑒定戰略規劃④，借鑒國外檔案管理及電子文件管理的經驗，研究“自上而下”、從“前端”進行系統控制的宏觀鑒定戰略的可行性，充分發揮檔案局的組織協調能力，對機關進行總體的鑒定業務規劃，提高檔案館館藏檔案的綜合水平（聯系性、易檢索、易利用），為檔案館休閑文化功能的發揮提供基礎條件。

（3）整合資源，建設區域檔案信息資源庫

豐富的館藏資源，是檔案休閑利用的根本保障。應該根據檔案事業的發展戰略，統一規劃，以省檔案館為節點，建設區域檔案信息資源庫，以此為基礎構筑全國檔案信息資源總庫，為檔案的休閑利用奠定堅實的基礎。目前浙江、安徽、廣東、上海、山東、深圳等地積極進行了檔案資源整合，實行各類檔案的相對集中管理，大量與公眾切身利益相關的，如房地產、婚姻、知青、改制企業、土地承包、林權制度改革、農村稅費改革、城市低保、農民工、勞模、移民、拆遷、社保、復退軍人等相關民生檔案被及時地從各個形成部門接收到國家綜合檔案館，為公眾服務⑤。

2、充分利用現代信息技術，拓展檔案休閑利用的范圍

檔案的休閑利用是面向用戶的，檢索工具編制的深度和廣度將直接影響用戶需求的滿足程度，從長遠來看，是關系到鞏固用戶群的問題。首先，必須改變原有的主要依靠案卷目錄“一本賬”的局面，逐步形成一個實用的檔案檢索工具體系，使利用者能夠從不同角度、不同方式、不同層次進行檢索，滿足利用者查找檔案信息“全、準、快”和對利用途徑求易的需求。為了方便社會公眾快速查找需要的政府公開信息，上海市檔案館主辦的“上海檔案信息網”以政府部門的職能分工為基礎，以市民日常生活中經常會遇到的有關信息查詢問題為切入點，構建了一個以使用方便為主要特點的政府公開信息類目查詢系統——政府公開信息查詢實用類目分類體系，使社會公眾能夠通過互聯網從紛繁復雜的政府公開信息中快速找到所需信息。⑥其次，充分利用以計算機技術、網絡技術為主的現代信息技術，對全國范圍內的檔案資源進行有機整合，建設全國性的檔案目錄中心和不同類型、滿足不同層次需求的檔案數據庫⑦，形成一個休閑檔案資源共享平臺，使檔案利用者能夠跨越時空對所需檔案、資料進行查詢利用，把封閉的檔案服務拓展成開放性、社會化的服務，進一步擴大檔案館在公眾文化休閑機構中的影響力。2007年11月4日，中國第一歷史檔案館“全文數字化清代檔案文獻數據庫”一期建設成果通過專家評審，入庫檔案實現了“字字可查、句句可檢”⑧。第三，建立高效的網絡檔案檢索系統，能夠準確地揭示檔案信息和精確存址。通過網絡檔案檢索系統能夠使公眾了解檔案館的基本信息，如各個部門機構的開放時間、是否可以通過網上預約登記，是否可以進行網上傳輸和在線利用等。上海檔案信息網已實現館藏檔案及資料、政府公開信息、已公開現行文件的網上查檔。進入上海檔案信息網的網上數據庫系統，可以根據需要檢索檔案目錄，實現網上預約調卷；已建成的上海市檔案目錄中心能夠準確地揭示檔案文獻所存放的地址。⑨

3、塑造“以人為本”服務公眾的開放形象，實現檔案利用的社會化

檔案館的形象是指公眾對于檔案館的總體評價，是檔案館的組織要素和組織行為在公眾中產生的總體形象。根據第十四屆國際檔案大會關于“檔案在休閑社會中作用”的論述，檔案館應遵循三條原則，即檔案將對所有人開放；檔案館服務質量的高低取決于檔案利用人次的多少；檔案館在信息社會中的角色和任務應更為寬廣。為此檔案館應該采取多種形式、不同措施提供多層次的社會化服務，塑造“以人為本”服務公眾的開放形象。例如在檔案館選址造型、結構設計、平面布局、內外環境等方面就應體現出濃郁的公共文化設施特征，努力營造開放、舒適、休閑的檔案館空間環境，拉近檔案館與公眾之間的感情。美國國家檔案館建在華盛頓特區中心，是國會大廈、白宮、最高法院、國會圖書館、華盛頓紀念塔、林肯紀念堂等著名建筑的組成部分；日本國立公文書館（即日本國家檔案館）設在美麗的北之丸公園內，近鄰皇宮，是日本東京文化建筑群體的組成部分；優越的區位增加了檔案館的文化品位。上海外灘檔案館設有文化氛圍濃郁的開放式服務區，建有大規模展廳，為利用者提供了休閑娛樂的場所。檔案館還可以通過建立“公眾開放日”、舉辦檔案展覽、開設檔案網站等，最大限度地消除休閑利用者利用檔案的障礙，使檔案利用進一步貼近社會公眾，讓利用者切身感受到利用檔案的方便、快捷與舒適。

注釋：

①②傅榮校、郭佩素：《從普遍利用到休閑利用——對檔案館與公眾關系的考察》，《檔案管理》，2005年第6期。

③魏莉：《檔案館文化形象的塑造》，《檔案管理》，2001年第5期。

④曹宇：《從檔案館文化休閑功能看我國檔案鑒定的轉向》，《北京檔案》，2004年第6期。

⑤⑧中國檔案資訊網：http://www.zgdazxw.com.cn/

⑥⑨上海檔案信息網：http://www.archives.sh.cn/

⑦陸小妹：《網絡環境下檔案價值變化對利用工作的影響》，《北京檔案》，2006年第6期。

*本文系江西省社會科學研究“十一五”（2006-2007年）規劃項目《檔案的休閑利用與公眾關系研究》（項目批準號：06TW10）系列研究成果之一。

作者單位：南昌大學，江西省檔案局