加大檔案執法檢查力度的措施

檔案行政執法檢查是指各級檔案行政管理部門依法對管轄范圍內的行政相對人是否遵守檔案法律法規的規定所進行的查證、考核等行政行為。目前，就區縣檔案局對基層單位開展檔案執法檢查來看，執法檢查效果并不理想。檔案執法檢查力度不大，直接影響了區縣檔案事業的發展速度。要改變這一狀況，區縣檔案局要從自身做起，加大檔案執法檢查力度。

一、檔案宣傳重點向檔案執法監督檢查工作轉移，營造檔案執法檢查的有利環境

多年來，區縣檔案局檔案宣傳的重點是《檔案法》和《檔案法實施辦法》，缺少對檔案法規的系統宣傳，影響了檔案執法檢查的效果。要想改變現狀，加大檔案執法檢查力度，應在原有宣傳的基礎上，加強宣傳《檔案執法監督檢查工作暫行規定》，對重點條款重點宣傳，如《責令限期整改通知書》的情況以及針對執法檢查人員進行執法檢查的主要和具體形式、執法檢查程序、出查要求等重點宣傳。這樣的宣傳既可以在平時展開，也可以在檢查前或檢查中重點宣傳。

二、改進工作方法，采用新的檔案執法檢查形式

區縣檔案執法檢查按時間可分為日常檢查和年終檢查，日常檢查多由區縣檔案局單獨進行，年終檢查多是聯合同級法制部門或上級有關部門共同進行，比較而言年終執法檢查力度要大于日常執法檢查力度，這里主要就年終檔案執法檢查來談執法檢查新形式。原區縣級年終檔案執法檢查全部是區屬人員即檔案局執法人員、法制部門執法人員和區級有關領導參加，使監督基層單位檔案工作的具體形式與檔案評先結合，分組進行檢查，集中幾天時間檢查完畢，原檢查形式時間緊，檢查比較粗糙，只檢查結果不解決問題，沒有引起基層檔案員的重視，無法調動他們的積極性。

要解決以上問題，就要改進工作方法，采用新的執法檢查形式，達到加大檔案執法檢查力度的目的。執法檢查新形式應讓基層檔案員參與進來，調動他們的積極性，引起他們對執法檢查的重視；要保證執法檢查時間寬裕，對基層檔案工作查全查細；對檢查中發現的問題當場提出建議，要求基層單位領導當場表態制定具體解決辦法；針對檔案工作存在問題多、問題嚴重的單位，應邀請上級檔案行政管理部門和區縣級領導共同對基層單位進行檢查，引起基層單位領導和檔案員的共同重視，促進檔案工作進步。

如前幾年，平谷區年終檔案執法檢查是區檔案局聯合區法制辦共同開展，并邀請區委、區人大、區政府、區政協領導參加的，但實際區領導只參加檢查動員會和檢查匯報會。檢查人員一般以區檔案局和區法制辦人員為主，分成幾組，每組每天少則檢查四五家單位，多則檢查六七家單位，集中三四天時間，全區一百多家一二級立檔單位全部檢查一遍，這種檢查形式并沒有達到執法檢查的預期目標。2008年平谷區年終檔案執法檢查采用了新形式，按“歸屬系統”分組，采取組內互查，除區檔案局和區法制辦執法人員進行檢查外，小組成員單位檔案員全部參與檢查，先集中到小組選出的先進典型單位進行集中檢查、學習，然后對小組成員單位逐一檢查，半天檢查一家單位，做到互查、互幫、互學。基層檔案員通過“互檢”能夠直觀地找出本單位與先進單位、本人與先進檔案員的差距。并且由于這一差距是檔案員自己實際看到的，所以相對而言就容易接受。執法檢查時間相對寬裕，有時間就發現的問題要求基層單位領導當場表態解決，如在中醫院檢查時，其單位領導就其檔案庫房不合要求的問題當場表態，向檢查組匯報了臨時解決辦法，檢查組表示同意。這種新方式確實能夠促進檔案工作發展，達到執法檢查預期目的，是加大執法檢查力度的重要手段。

三、完善檔案執法制度，嚴格執行執法檢查程序

1992年3月30日，國家檔案局發布并實施了《檔案執法監督檢查工作暫行規定》（以下簡稱《暫行規定》）。之后，各地陸續制定了具體的《實施辦法》，并執行至今。目前來看《暫行規定》和地方具體的《實施辦法》有些條款已經過時，需要完善。如上述規章制度規定的《檔案執法證》由省級檔案行政管理部門頒發，與實際不符，現在各種《執法證》全部由法制部門頒發，此項規定應及早修訂。

《暫行規定》和地方具體的《實施辦法》對檔案執法檢查程序做了詳細的規定，嚴格執法程序是加大執法檢查力度的條件保證。如《北京市平谷區檔案局規范檔案執法監督檢查行為實施辦法（試行）》明確規定執法檢查時執法檢查人員每次不得少于二人，并應同時出示《執法證》，執法檢查文書嚴格履行簽字手續，反饋意見當場反饋給當事人保留等，嚴格履行上述程序是保證加大執法檢查力度的必要條件。

四、檔案執法檢查內容重點突出

加大檔案執法檢查力度，應增強檔案執法檢查的針對性，突出檔案執法檢查的重點內容，努力掌握第一手資料，切實抓住一些實質性重點問題，每年有重點地選擇有關問題開展執法檢查，使執法檢查有的放矢。如2008年平谷區檔案局就是針對全年重點工作、2007年年終和2008年前三季度檔案執法檢查發現的普遍問題以及基層單位報送的自查報告所反映的重點問題，確定了年終檔案執法檢查的重點內容，即奧運與民生檔案的收集、檔案現代化和檔案庫房安全。因為檢查重點有檔案現代化和檔案庫房安全內容，促使區殘聯、科委等單位當場把檔案室低配置電腦更換成高配置電腦；區中醫院當場決定（為避免檔案發生安全事故）把庫房檔案暫時分放到會計室和辦公室保存。此方式有力地保證了執法檢查預期目標的實現。

五、提高執法員素質，增強執法能力

在完善檔案執法人員選拔任用考核機制的基礎上，加強對檔案執法員的培訓教育，使他們不斷提高理論政策水平、法制業務水平和公務交際等綜合素質，努力培養一支高素質的檔案執法員隊伍。培訓既可以是理論知識培訓，也可以是實踐活動。例如平谷區檔案局每年都堅持聘請市局法律專家或邀請本局業務主管領導給檔案執法員和執法聯絡員進行理論知識培訓；對業務不熟練的執法人員由老執法人員帶領開展執法檢查實踐活動。通過兩種培訓方式，執法員個人綜合素質得到全面提高，檔案執法能力得以顯著提升，進而達到了加大執法檢查力度的目的。

六、采用“聲像齊全”的執法檢查記錄手段

隨著社會的發展，檔案的數量越來越多，檔案違法案件的數量也隨之增多，檔案行政管理部門需要采用多樣的、先進的檔案執法檢查記錄手段，增強違法取證的能力。完整真實的執法檢查記錄不僅有利于違法取證，而且有利于規范和監督執法行為，促進基層單位檔案工作的進步和發展。

隨著科技的發展和現代化辦公水平的提高，檔案工作也日趨規范化、科學化和現代化。因此，檔案執法檢查記錄單純的依賴文字形式，已不符合現代社會的發展趨勢，“聲像齊全”的全新記錄手段在執法檢查中應該被廣泛應用。如平谷區檔案局在檔案執法檢查中，使用照相機或錄像機對執法檢查進行全程、實時記錄。2008年在對區屬某權力部門執法檢查時，使用照相機對執法檢查進行記錄，此種手段引起了其單位領導的重視，一改以往對檔案執法檢查不友好的態度，虛心地接受檔案執法人員提出的問題，并表示對此問題高度重視，回頭研究后立即改進。執法檢查記錄手段的加強，確實能夠加大執法檢查力度。

七、依法加大行政處罰力度

依法行使行政處罰權是加大執法檢查力度的重要體現。

從《檔案法》頒布以來，已有二十多年，公民的檔案意識有了很大提高，各單位領導對檔案的重視程度也有明顯改變，但他們變化的速度與社會發展速度相比，顯得非常慢，主要原因是檔案行政管理部門沒有充分行使處罰權。實際工作中，檔案行政管理部門對基層檔案工作表揚多于批評，這種做法勢必影響基層檔案工作者的責任心，既影響了基層檔案員的進取心，也影響了基層單位領導的工作“重心”。要提高二者的責任心，必須加大行政處罰力度，促進二者進步的速度。

總之，檔案執法檢查要根據社會檔案環境和檔案工作者的檔案意識水平不斷進行調整，檔案執法員要練好內功，加強宣傳，強化執法記錄手段，加大處罰力度，促進檔案工作整體水平的不斷提高。

作者單位：北京市平谷區檔案局