Ｅｘｃｅｌ在數據處理中的應用技巧

摘要：伴隨著信息化時代的到來，在日常的數據管理中，常常會對很多數據利用Excel進行處理，文中介紹了在日常數據處理中常用的幾個實用應用技巧，以達到事半功倍的效果。

關鍵詞：Excel；應用；單元格；數據；應用

中圖分類號：TP317 文獻標識碼：B 文章編號：1009-3044(2008)35-2437-02

Application Skills in Excel Data Management

ZHONG Qi， HE Wen-xiao

(Dept. of Computer Science， Neijiang Normal University， Neijiang 641112， China)

Abstract: Along with the arrival of the information era， people often use Excel to process data in the daily management. This paper introduces some application skills which can get twice the result with half the effort in daily data processing.

Key words: Excel; application; cell; data; application

1 引言

Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，很多企事業單位都是依靠 Excel 進行數據處理。然而目前很多人對于Excel函數的應用始終停留在求和、求平均值等簡單問題上，而不注重對其應用技巧的探索。本文介紹了在日常數據處理中的幾個實用的應用技巧。

2 幾個實用的應用技巧

2.1 格式刷在合并單元格中的妙用

在一個工作表中，常常會遇到有很多單元格需要合并，但所合并的單元格并不統一，有兩個合并、三個合并、四個合并等等。最普通的做法是合并單元格時一個一個的進行操作，但在每次合并時，都會有提示信息出現，大大影響操作速度。

更好的辦法是：大概估計下在所有合并單元格中，最多的是幾個合并（假設有M個），就先選中M個進行合并，然后雙擊格式刷，去刷小于M個的單元格。這種方法合并的好處是，想分開時，以前的數據照常存在。也沒有相關的提示信息出現。

但要注意，合并后在用相關的統計函數時如countA等函數，要小心隱藏的數據。在合并前沒有刪除數據的單元格，在合并后對合并單元格進行相關的統計時，也會統計在內。

2.2 回車符在一個區域內從左向右的移動

在日常的應用中，常常需要在EXCEL的某個區域內實現數據先從左到右，再向下的順序輸入，如圖1所示。

在EXCEL中，默認回車鍵后，向下移動，要實現如圖2所示的輸入方向，所要做如下修改即可。選擇“工具”菜單中的“選項…”子菜單，在彈出的選項對話框中進行如圖2所示的設置即可。

圖1 數據輸入示意圖圖2 選項窗口

2.3 把豎向表格數據變成橫向表格數據

在EXCEL中，雖然提供了轉置功能，即把一個豎列轉置成一個橫行或把一個橫行轉置成一個豎列，但卻無法實現以下功能：把一個豎列經轉置后成為多個橫行。

要實現一個豎列經轉置后成為多個橫行，只需借助Word的表格轉換功能即可完成。操作步驟如下：

首先，在EXCEL可選中需要轉換的列數據，復制；并在新建的Word文檔中粘貼。

其次，在Word中，選中所有的列數據，單擊“表格/轉換/文字轉換為表格…”。在“將文字轉換成表格”的對話框中，填寫轉換后表格的列數，單擊“確定”，即轉換成了Word表格，如圖3所示。

最后，復制轉換后的整個Word表格的內容，在Excel中進行粘貼，即完成了豎向表格數據變成橫向表格數據。

2.4 實現自定義數據的快速排序

在EXCEL中的排序，通常情況有按字母或按筆劃排序，但在實際應用中，往往要求按特定的順序進行排序。譬如，職稱有：教授、副教授、講師、助教，如果按照普通的排序，其升序為：副教授、講師、教授、助教，降序為：助教、教授、講師、副教授。但根據特定要求，需要按職稱由高到低進行排序，即：教授、副教授、講師、助教。

完成此功能，首先需要輸入按特定要求的序列，即自定義序列。選擇“工具”菜單中的“選項…”子菜單，在彈出的選項對話框中進行如圖4所示的設置即可。

其次，在排序時，選擇“工具”菜單中的“排序…”子菜單，在排序對話框中（如圖5所示），單擊“選項”按鈕，在排序選項對話框中（如圖6所示），自定義排序次序列表框中選擇已經設置好的自定義序列。

最后，點擊“確定”按鈕，即可完成自定義數據的快速排序功能。

3 總結

以上所有操作均在Excel 2000及Excel 2003上運行通過。

參考文獻：

[1] 教育部考試中心.全國計算機等級考試一級教程B[M].北京:高等教育出版社，2007.

[2] 杜茂康.Excel與數據處理[M].北京:電子工業出版社，2002.