設計院工程設計項目檔案數字化實施辦法

摘要：該文針對合肥水泥研究設計院一直存在的設計項目管理和檔案管理效率低下、管理混亂的問題給出管理思路和辦法，以求實現與現代管理企業相適應的科學管理。

關鍵詞：電子資料; 歸檔; 設計效率; 核心競爭力

中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)35-2411-02

Engineering and Design of Digital Archives Project Implementation

WANG Ai-zhen

(Hefei Cement Research Design Institute，Hefei 230051， China)

Abstract: Hospital has been the design of project management and records management inefficiency， management issues are given ideas and management approaches in order to achieve the modern enterprise management adapted to the scientific management Approach.

Key words: electronic data archiving; design efficiency; the core competitiveness

1 引言

合肥水泥研究設計院作為知識型企業，圖紙是單位最寶貴的知識財富，它反映了企業的形象、知識積累、核心競爭力和管理水平。但合肥水泥研究設計院目前存在電子圖紙收集難、歸檔難、利用難的問題。大量的電子圖文檔散落在單個設計人員的電腦里，完整、及時、準確的歸檔是一件非常困難的事情，工作量大且容易出錯，還會出現資料不全或者版本不對的情況，查閱歷史資料也非常困難，容易導致對甲方的服務出現問題。這里有企業管理機制的問題，但沒有一個系統解決方案也是難以實現科學管理的基本障礙。

2 需要解決的管理問題

1) 電子資料的無法歸檔或者歸檔困難問題；

2) 實物資料電子化問題；

3) 借閱、下載、瀏覽等圖紙利用問題；

4) 合肥水泥研究設計院的知識產權無法保證；

5) 合肥水泥研究設計院的無形資產得不到積累和沉淀；

6) 培養核心競爭力無法談起；

7) 大量成品制作業務外流；

8) 沒有辦法實現共享，設計效率低下；

9) 信息孤島，信息中心—成品—檔案管理相互獨立，資源不能共享，投資重復和浪費、效率低下；

……

3 系統解決問題的核心思路

圖檔管理系統的設計思路：合肥水泥研究設計院電子制圖已經普及，當設計人員熟練掌握制圖軟件之后，電子制圖對設計工作效率的提高將趨于極限。由于電子文檔具有方便且可重復利用的特點，因此有效管理并合理利用電子圖檔資源將是進一步提高合肥水泥研究設計院設計效率的重要手段。

因此，我們應根據合肥水泥研究設計院實際情況，逐步建立企業級檔案庫。實現對電子檔案、紙介質檔案或其它形式（音像、多媒體等）檔案資料進行收集、管理、存儲、檢索與管理。同時管理電子檔案和實物檔案。并能夠與其他子系統（辦公自動化系統、經營管理系統、項目管理系統）進行無縫集成，并逐漸完成檔案資料的全過程自動歸檔。

a) 系統的設計重點：

1) 注重系統的編目能力、批量處理能力及其自動歸檔能力。

① 提供編目模板，快速生成編目樹。

② 批量上傳設計圖紙，并自動生成相關記錄屬性。

③ 與設計項目管理模塊集成，實現項目圖紙自動歸檔（自動編目，自動掛接文件等）。

2) 實現電子資料與實物檔案的統一管理，保證歸檔的實物底圖與電子文件的一致性。

3) 有強大方便的查詢、統計功能。

4) 歸檔的電子文件的安全性、可追溯性。圖檔系統的每一步操作在系統中都有歷史記錄，便于以后的追溯。

5) 歸檔電子文件的版本控制。

6) 早期未歸檔的圖紙經過掃描和歸檔納入系統中。

b) 實施辦法

1) 成立以設計管理處牽頭有設計分院、檔案管理部門、成品制作、信息中心等部門人員組成的工作小組；

2) 就圖紙編目、文件存儲、進度安排、質量控制、費用計算、工作協調等做出基本方案；

3) 工作小組開展調研工作，逐步了解和實施圖紙自動收集系統；集中圖紙打印，簡化和科學管理電子檔案，促進設計標準化和高效率，真正發揮信息中心和網絡的作用；

4) 工作小組不間斷對項目實施過程進行檢查和修正，實時做出評價，把檔案電子化管理作為設計項目管理乃至全院辦公自動化管理的切入點，整體構架，分步實施。目標不僅是檔案管理電子化而應是設計項目管理乃至整個OA系統的全線運行，在這個高速發展的信息化時代，真正使合肥水泥研究設計院具備國際化大企業的風范，為國際化企業發展提供一個完好的手段和平臺。

4 圖紙自動收集系統

4.1 系統簡介

如果說“圖文檔管理系統”重點解決的是歸檔后資料的編目、查詢、瀏覽、借閱、統計、檔案管理等功能，那么“圖紙自動搜集系統”重點解決的就是“自動”歸檔，減輕歸檔工作量的問題。“圖紙自動收集系統” 需要與“圖文檔管理系統”配合起來使用。

我們可以調研引進“圖紙自動收集系統”，它是以智能圖紙識別技術為基礎的新一代的智能型打印歸檔管理系統。在設計人員打印出圖的同時，系統自動讀取電子圖中的信息，根據讀取的項目、專業、設計人等信息自動在服務器中歸檔，并將生成圖檔管理系統中的圖檔信息。在不改變設計人員工作習慣的情況下，實現合肥水泥研究設計院電子圖紙歸檔的完整性與準確性。許多設計院有這樣的成功應用案例。

“圖紙自動收集系統”可以提供圖文打印、備份、自動歸檔、批量歸檔、圖紙屬性自動提取、文件自動簽名、條形碼生成、自動拆圖、生成PLT及DWF文件、字型文件自動搜集、圖紙目錄自動生成、圖框管理等功能，以及附加的圖紙比較、紅線批注等管理工具，并可提供出圖成本管理、印務管理、全文檢索等相關的管理功能模塊。

解決電子資料“自動”歸檔的問題，可以有幾種不同的方式，可以單獨使用，也可以與設計項目（流程）管理系統結合起來使用。從總體上說，“圖紙自動收集系統”可應用于以下幾種情況，代表了幾種不同的應用模式：

1) 獨立應用：合肥水泥研究設計院還沒有實施過經營計劃管理系統或設計流程管理系統，也就是說系統中還沒有項目信息的情況下，可以先期獨立使用圖紙自動收集系統，以達到電子圖紙的自動收集與自動歸檔的目的。這種模式對于我們目前還不具備實施全過程項目管理系統的情況，是比較容易上手的，在不增加設計人員和圖檔人員工作量的前提下，可以達到完整、準確、及時地收集電子圖紙的目的，并完成部分標準化工作。

2) 與項目計劃管理系統集成使用：當合肥水泥研究設計院已經實施項目計劃管理系統后，可以采用這種應用模式。在這種情況下，項目的信息已經存在了，項目的圖紙結構也已經策劃好了，在用戶提交圖紙打印時，圖紙自動收集系統可以將圖紙中的信息與項目計劃管理中的信息自動匹配起來。這種模式將項目的信息和圖紙的信息統一起來，而且對設計人員的操作沒有影響。

3) 與設計流程管理系統完全融合：在我們上了設計流程管理系統后，圖紙自動收集功能就不再是一套獨立的系統，二者完全融合在一起。在這種應用模式下，各個設計人員的各類設計任務已經在系統中分發，而且設校審、互提資料、出圖歸檔、設計變更等流程都已經在系統中進行。圖紙文件中的信息不再是從圖紙圖框中提取，而且反過來從系統信息中寫入圖紙圖框中。然后再配合上述客戶端的一系列CAD功能，就實現了更加自動化的過程，形成了完整的管理應用體系。

4.2 功能特點

1) 不改變設計人員的工作習慣，輕松解決圖紙收集難題：設計人員在打印圖紙時，系統后臺就自動完成了歸檔的一系列操作。對于設計人員來說，以前的工作習慣沒有任何改變，沒有增加任何工作量，但系統自動完成了圖紙文件及信息的自動搜集整理操作。所以在實施過程中設計人員不會有抵觸情緒，非常容易實施推廣。

2) 大大提高了圖紙的歸檔效率：

① 極大地減輕了檔案管理人員整編圖紙的工作（編目卡片上的大多數信息已經由圖紙收集系統中自動采集獲取）；

② 圖紙信息自動從圖紙圖框中自動提取，不必手工輸入；

③ 批量打印歸檔及電子圖檔自動搜集功能，大大簡化了大批量圖紙歸檔的工作；

④ 由于可以自動識別一個dwg文件中的多張圖紙，并進行自動拆分，不用強制約束設計人員必須一張圖紙放一個dwg文件，方便了歸檔；

⑤ 給設計人員提供了很多人性化工具，如：圖紙目錄自動生成、施工圖自動轉竣工圖、圖框管理、批量圖紙提交打印、字型文件自動搜集、文件格式轉換等，提高了設計人員的工作效率，減輕了設計人員的工作量。

3) 保障了電子資料與實物檔案的一一對應：由于在出圖的同時，電子圖檔就已經自動歸檔了，并且在每張圖紙上生成并打印了唯一的條形碼。當實物圖紙歸檔時，通過掃描圖紙上的條形碼，系統就可以自動將該實物檔案與電子資料進行自動匹配及校驗，生成實物檔案信息，并進行圖紙的版本管理，確保了實物圖紙和歸檔電子版本的一致性。

4) 簡化打印成本核算：按需自動生成打印清單（便于成本核算），自動計算每個項目、每個專業、每個設計人員或者每張圖紙的打印成本。

5) 自動統計設計人員的工作量

為合肥水泥研究設計院正要實施工程設計項目產值定額分配辦法提供科學依據。