信息環(huán)境下高校虛擬科研團隊組建及管理對策探討

摘要：隨著高等院校承擔國家、軍隊各類基金課題和橫向任務的增加，高校科研團隊的組建已成為全面提升高校科研工作水平非常重要的環(huán)節(jié)。文章從虛擬團隊的內(nèi)涵及組建方面提出了相應的管理對策，以克服高校科研力量分散的問題。完善科研協(xié)作的機制。

關鍵詞：信息環(huán)境；高等院校；科學研究；虛擬團隊；組建管理

中圖分類號：G463 文獻標識碼：A 文章編號：1004－0544(2008)10－0087－03

在我國加入WTO、經(jīng)濟全球化的大背景下，高等院校承擔各類基金課題和科研任務不斷增加，這就要求高校提升科研水平和能力，走進市場，成為“產(chǎn)、學、研”基地。隨著通訊技術和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，移動辦公和異地辦公逐漸為各類型的組織所采納，以往那種慢速、難協(xié)調(diào)、高投資、低效益的傳統(tǒng)科研團隊已不能適應信息時代的要求，需要一種通過信息技術進行溝通與合作，其成員超越時空、組織與職能邊界，能夠在高校內(nèi)部或高校之間進行資源組合和重組，在完成任務的速度上，在組織內(nèi)部的協(xié)調(diào)上，在戰(zhàn)略能力上，超越傳統(tǒng)團隊的新型團隊——虛擬團隊。

一、高校科研團隊現(xiàn)狀及分析

傳統(tǒng)的高校科研團隊(課題組)是基于課題或科研任務而組成，一般設置在高校內(nèi)的院系部門，由固定的教師組成。團隊領導即課題組長由高校相關部門指定，要求作為課題成員的教師聚集在一處共同工作，經(jīng)常進行面對面的交流，以確保最終高效地完成科研任務。教師們的工作業(yè)績?nèi)Q于自身的知識技術水平或成功地完成某項任務的程度，并用貨幣的形式表現(xiàn)出來。

近年來高校擴大招生，給高校帶來了發(fā)展的機遇，但同時也使高校科研面臨嚴峻的挑戰(zhàn)：由于師資緊張，任課教師負擔過重，教學基礎設施不足，教師們忙于應付教學，沒有精力做科研項目；科學研究短期內(nèi)的投入與產(chǎn)出不對等，許多教師不愿意把足夠的精力投入到科研項目的研究中；科研力量分散在多個部門和職能領域；科研隊伍缺少凝聚力和向心力，容易導致團隊內(nèi)部人員不團結、不協(xié)調(diào)，部分教師寧可選擇孤軍奮戰(zhàn)或拉一班人馬自立門戶，各自為政，科研工作呈現(xiàn)“個體化”模式；學科之間開放性不足，缺乏交流。缺少交叉優(yōu)勢和新的學科增長點；科研投入分散，科研資源相應封鎖，儀器重復購置和空置現(xiàn)象嚴重；科研工作缺乏縱深發(fā)展。研究工作檔次不高甚至是低水平的重復研究。

根據(jù)目前高校師資現(xiàn)狀，繼續(xù)延續(xù)實體的科學研究團隊已經(jīng)很難適應社會發(fā)展的要求。信息環(huán)境下的科研工作是知識的競爭，需從“傳統(tǒng)的”、“狹義的”合作方式走向“廣義的”合作，因而很有必要組建一支具有柔性和協(xié)作精神的團隊——虛擬團隊。

二、組建虛擬科研團隊的優(yōu)勢

與傳統(tǒng)的面對面交流的科研團隊不同，虛擬科研團隊的成員必須借助于先進的通訊技術，比如電子郵件、電話、電視會議等進行交流。這種短期性團隊一般由具有專業(yè)知識水平的專家組成，他們使用自身的知識相互協(xié)作，解決復雜的問題。相對傳統(tǒng)的面對面的團隊。虛擬科研團隊具有資源優(yōu)勢、效率優(yōu)勢和成本優(yōu)勢三大優(yōu)勢。

1、資源優(yōu)勢。資源優(yōu)勢包括人力、物資和信息三大優(yōu)勢。傳統(tǒng)的科研團隊要求成員集中到同一個辦公地點完成職能工作。由于人才的流動在客觀上會受到地理位置、文化和語言等種種因素的制約，特別是一些具備特殊知識和技能的知識工作者，他們的勞動價值和潛力由于這些制約因素而得不到充分的體現(xiàn)和釋放。而以虛擬團隊的方式開展科研工作，可以動態(tài)地集聚和利用各地的人才資源，可以簡潔有效地突破時空因素造成的桎梏。由于虛擬科研團隊成員來源廣泛，能夠充分獲取各地的人力、物資、信息資源，這為保持科研成果的先進性奠定了基礎，甚至可以實現(xiàn)真正意義上的人力資源在全球范圍內(nèi)的優(yōu)化配置。同時，通過知識共享、物資共享、信息共享等。好的經(jīng)驗和創(chuàng)意能夠很快在數(shù)字化管理網(wǎng)絡內(nèi)得以推廣，實現(xiàn)優(yōu)勢互補和有效合作。網(wǎng)絡內(nèi)良好的知識采集、篩選、整理、分析工具和機制，使各種不同渠道的知識可以迅速整合為系統(tǒng)的集體智慧，從而轉化為科研優(yōu)勢。

例如2003年導致全球三十多個國家和地區(qū)四百多人死亡的神秘病毒SARS在世界各地爆發(fā)后，世界衛(wèi)生組織迅速聯(lián)絡來自德國、加拿大、法國、美國、中國、香港、日本、荷蘭、英國和新加坡等國家和地區(qū)流行病領域的13家頂尖實驗室，成立了非典型肺炎研究團隊，在最短時間內(nèi)找出了病原體。這些散居世界各地的頂級科學家每天進行可視電視會議，在一個加密的網(wǎng)站上交換病毒圖譜，在第一時間交換信息，相互啟發(fā)。在研究團隊各位專家毫無保留的共同努力下，SARS病原的研究只用3周時間就取得了重大成果，世界衛(wèi)生組織負責傳染病的執(zhí)行干事大衛(wèi)·海曼在宣布確認SARS病原體時禁不住感嘆：“研究的速度實在驚人!”。非典型肺炎研究團隊就是典型的虛擬科研團隊運作模式，其配置的人力物資資源以及信息資源都是整合了全球的最優(yōu)資源。

2、效率優(yōu)勢。虛擬科研團隊的效率優(yōu)勢既體現(xiàn)在一般意義層面，比如虛擬團隊利用最新網(wǎng)絡、郵件、移動電話、可視電話會議等技術實現(xiàn)基本的溝通。團隊成員之間可以及時地進行信息交流，縮短信息溝通和交流所用時間；同時也是更具有決定意義和深遠影響的層面——最大限度地提升團隊成員的工作積極性和主動性。在知識經(jīng)濟時代，高校的科研人員已從“人力資源”轉為“人力資產(chǎn)”，他們所代表的無形資產(chǎn)在高等院校科研中已經(jīng)遠遠超過了有形資產(chǎn)的價值。高校科研團隊中最能夠提升團隊成員積極性的方法就是改變科研人員的角色定位，即把他們從“勞動者”的角色轉換為“主人翁”的角色。“勞動者”轉換成“主人翁”這一改變并不意味著把高校的科研成果所有權拱手讓出，而是充分發(fā)揮科研團隊中每個隊員的主動性，對各種資源進行優(yōu)化組合，取得最好的效果。

心理學研究發(fā)現(xiàn)，在一個群體中，實際的或者感受到的社會等級制度如果懸殊過大。將不利于整體決策的科學性和高效率，同時也會極大遏制普通的低等級成員的創(chuàng)新能力和個人績效。由于虛擬科研團隊往往是基于課題的知識型團隊，團隊成員均是某領域的專家，彼此的社會等級差異度較低，即使有可感知的差異，地點的分散和職能鴻溝也有助于弱化這種心理感受，而信息技術不僅能夠有效地弱化社會等級差別，同時還能幫助團隊成員超越時空和職能邊界致力于科研任務的解決，實現(xiàn)積極的正向溝通。虛擬團隊成員在桌面可視會議系統(tǒng)中均由一個個小的圖標來表示，團隊成員的社會等級差異因為這些小小的圖標會在很大程度上被成員下意識地、不同程度地忽略，等級效力被削減，取而代之的是專業(yè)型的權威，知識的力量成為一種主要的權力，這正有助于增強團隊的民主氛圍和創(chuàng)新精神，而這種民主氛圍和創(chuàng)新精神將極大地提升團隊成員的工作效率。

3、成本優(yōu)勢。虛擬團隊的顯著特點之一就是團隊成員的大部分信息交流活動都是借助于互聯(lián)網(wǎng)和通訊技術來完成，這種柔性的工作模式減少了成員的辦公費用、為聚集開會而支付的旅行費用等，也減少了重新安置成員的費用，降低了科學研究的成本。IBM公司采用虛擬團隊的形式用以減少世界各地的辦公室數(shù)量，節(jié)省費用開銷達40％－60％，而生產(chǎn)率提高了10％－15％。惠普公司的一項研究數(shù)據(jù)顯示，以虛擬團隊方式工作的銷售人員，其利潤水平是傳統(tǒng)銷售人員的2倍。美國政府的一項研究表明，2萬名聯(lián)邦雇員一周中只要有一天采用遠程辦公。每個星期就可以減少200萬英里的上下班行程，10.2萬加侖的汽油以及8.16萬磅的二氧化碳排放。這種組織結構和工作方式的創(chuàng)新，不僅降低了工作成本，而且有利于對社會環(huán)境的保護。進一步改善了政府的公眾形象。

三、組建虛擬科研團隊面臨的問題

虛擬科研團隊不同于傳統(tǒng)的實體團隊，成員不再依賴于一個看得見摸得著的辦公場所而運作，而是就職于一個虛擬的空間，主要依賴于現(xiàn)代通信與信息技術實現(xiàn)遠程的溝通與協(xié)調(diào)。這種新的組織結構和工作方式也面臨著一系列問題。

1、溝通的障礙。首先，成員之間缺乏相互接觸時所具備的必要特征，如無法感知對方的語言信息、形體信息、行為信息所表達的意見、觀點、態(tài)度等，而這些特征往往是提高科研效率的先決條件。其次，成員具有不同的文化背景、宗教傳統(tǒng)、風俗習慣等，不可避免地會產(chǎn)生文化沖突。例如由于語言上的差異，在信息交流時，很容易導致信息傳遞的丟失和失真；由于文化背景不同，每個成員很容易帶著自身文化的有色眼鏡來感知信息，從而導致對信息理解上的偏差，甚至誤解；在合作過程中，習慣性的防衛(wèi)心理和行為，也為團隊內(nèi)部的溝通設置了障礙。此外，成員之間的溝通一般僅限于正式溝通，非正式溝通減少，然而非正式的溝通往往有助于成員體驗團隊文化，有助于成員之間建立良好的協(xié)作關系，有助于團隊凝聚力的形成。這種交往的減少容易使成員產(chǎn)生孤立感和焦慮感，成員之間、上下級之間的關系會趨于疏遠，并導致缺乏對團隊目標的認同。

2、協(xié)調(diào)的難題。虛擬科研團隊中的每個成員都在自己的研究領域具有一定的權威性，要把這些強勢個體揉和在一起，本身就具有很大的挑戰(zhàn)性。同時，由于每個成員都處于不同的區(qū)域，有著不同的工作順序、不同的工作方式等，也給整個團隊的協(xié)調(diào)增加了難度。此外，成員間的溝通依賴于現(xiàn)代信息技術，每個成員的技術熟練程度也可能不同，這勢必會導致信息的單向流動和反饋的不及時。進而影響整個團隊的效率。

3、成員的道德風險。虛擬科研團隊的特點決定了遠程管理是主要的管理方式，這就給成員個體規(guī)避義務或責任留下了很大的空間。每個團隊成員都是理性的，都擁有自身的競爭優(yōu)勢，可以輕易離開所處的團隊。這不僅會造成團隊人才的流失，影響科研項目的順利進行。而且也可能造成知識、信息、技術的泄漏，給團隊帶來嚴重的損失。

4、交流手段的脆弱。現(xiàn)代通訊設施是構造虛擬團隊的基礎，通訊設備一旦出現(xiàn)故障，如停電、機器損壞、線路斷裂、網(wǎng)絡阻塞等，溝通就會被完全中斷，從而影響團隊的正常運轉和科研任務的及時完成。

四、管理虛擬科研團隊對策研究

高校科學研究的投入主要包括人力、物力、財力，產(chǎn)出包括課題經(jīng)費、論文發(fā)表、會議邀請報告、論文被引用情況、專著、專利、成果和成果轉讓等。高校虛擬團隊的建設有利于高校科研項目的爭取、基地及學科建設、增加科研業(yè)績(如：重點、重大項目的獲得數(shù)增多、科研產(chǎn)出量提升等)。管理學原理中提到建立一支高效的團隊應具備八個特征：明確的目標、相關的技能、相互的信任、共同的承諾、良好的溝通、談判的技能、合適的領導、內(nèi)部與外部的支持。在分析了虛擬團隊不足的基礎上，提出虛擬團隊的管理策略以供探討。

1、革新管理思想。雖然虛擬科研團隊仍然是一個完整的團隊，但與傳統(tǒng)的實體團隊又存在著明顯的區(qū)別，它具有自己的特征和運行機制。面對這種無形的團隊，傳統(tǒng)的命令和控制方式已不再適用。作為虛擬團隊的管理者，必須革新管理思想，由傳統(tǒng)的“命令式管理”轉變?yōu)椤皩υ捠焦芾怼薄９芾碚邞鼉A向與團隊成員達成一致的意見，而不是僅僅發(fā)布命令；努力營造一種自由的氣氛，讓團隊隊員最大限度地實現(xiàn)自身價值。由于虛擬團隊有分散化、臨時性、網(wǎng)絡化的特點，管理者首先必須對虛擬團隊中所存在的社會關系類型敏感，并鼓勵隊員發(fā)揮這種社會關系。提供機會讓隊員相互了解個人背景和價值觀，從而增進相互理解，為隊員之間的長期相互交流提供信任基石和平臺，對那些破壞團隊之間信任和關系的行為要及時發(fā)現(xiàn)和制止。管理者必須清楚項目的進展，必須經(jīng)常直接與隊員聯(lián)系，以便及時跟蹤項目的進度、經(jīng)費支出和完成質(zhì)量。

2、建立新型管理體制。明確團隊的戰(zhàn)略目標。在虛擬科研團隊中，明確的科研目標是成員協(xié)同工作的基礎。因此，虛擬科研團隊在建立之初，要盡量讓每個成員了解課題的目標和遠景。在無形中約束隊員的行為，鼓勵他們追求目標任務的實現(xiàn)。團隊隊員沒有固定的分工，但他們卻擁有一個明確的、共同的目標—課題任務的完成。

建立信任關系。信任的建立和維系是虛擬團隊管理的核心問題，相互信任是虛擬團隊運作的基礎。團隊對成員的信任其實是一種信心。即對成員能力的信心以及對他們忠誠于團隊目標的信心。在團隊中建立信任關系，意味著成員承認團體，團隊充分認可、接受和尊重成員個體的知識、技能、行為、文化、信仰等。同時要具有強烈的產(chǎn)權保護意識。

建立有效的激勵與約束機制。科研虛擬團隊的運作，僅僅依靠信任關系的維系是不夠的，還必須建立起有效的激勵與約束機制，以調(diào)動成員的積極性，規(guī)避成員的道德風險。首先，在給予成員充分信任的同時，必須保證個體目標與整個團隊目標的一致性，這就要求把信任和契約聯(lián)系在一起，以契約的形式明確成員的權利、義務以及違約責任等。其次，在把握虛擬團隊成員組成特點的基礎上，深入研究各虛擬成員的需要，構建有效的激勵機制，如建立良好的團隊環(huán)境(技術條件、學術氛圍、團隊文化等)，提供挑戰(zhàn)性的工作，給予豐厚的回報、組織跨地域學習、交流等等。建立團隊激勵機制的最大困難在于難以衡量個體的業(yè)績。這也意味著在虛擬科研團隊管理中，需要把激勵機制建立在科研產(chǎn)出的基礎上，這就要求激勵框架要有對團隊內(nèi)部協(xié)調(diào)性的刺激，把個人收益和科研業(yè)績結合起來，促使成員在創(chuàng)建團隊績效中更加努力。

3、信息技術的管理與協(xié)調(diào)。在虛擬科研團隊網(wǎng)絡中，每個節(jié)點都是知識和信息的積聚點，這些知識和信息在整個網(wǎng)絡中的流動，必將大大提高整個團隊的競爭優(yōu)勢，提高創(chuàng)新能力。因此，在注重發(fā)揮成員個體比較優(yōu)勢的同時，通過互動式學習和交流，建立起知識與信息共享的內(nèi)部環(huán)境，培養(yǎng)知識與信息共享的文化氛圍，以期最大限度地實現(xiàn)知識和信息共享。為了減少信息交流中的丟失、失真與誤解，保持信息通暢，必須保證信息技術手段的可靠性，這也是虛擬科研團隊正常運轉的根木保證。首先，要選擇適合的、可靠性強、效率高的一種通訊技術作為團隊的主要溝通渠道。同時要交叉運用多種溝通方式，以防止某種技術手段突發(fā)故障而影響整個團隊的進程。其次，要加強對技術設施的配備、使用、更新以及開發(fā)的管理，并及時對成員進行必要的培訓。

4、跨文化虛擬科研團隊的管理與協(xié)調(diào)。文化差異問題是虛擬科研團隊管理中需要認真對待的問題。首先，可以通過文化敏感性培訓，讓成員了解文化差異的狀況，以及可能帶來的相應問題，使成員接受和認可他人的文化背景，尊重他人的語言風格以及行為習慣、宗教信仰等，以減少因不同文化帶來的沖突。其次，在尊重成員個體文化背景的基礎上，加強團隊文化建設，形成與整體目標一致的團隊文化。在團隊運作過程中要充分溝通信息，加強協(xié)調(diào)，促進團隊文化的形成。此外，促進信息標準化，工作程序、方法的標準化，可獲得一定范圍內(nèi)的統(tǒng)一性，有利于溝通。例如規(guī)定成員每天至少接收兩次E－mall，以解決因作息時間不同而導致的信息反饋的延遲；再如，在與工作有關的信件中，盡量使用標準格式，從而避免因文化差異造成的誤解問題。

現(xiàn)代科學研究具有高度分化、高度交叉、高度綜合的特點，而高校科研力量分散化將會嚴重阻礙科研工作的發(fā)展。因此，建立具有互信與融洽關系的高效虛擬科研團隊，有效地運用虛擬團隊，這是高校科研發(fā)展的一種現(xiàn)實需求，必將推動高校科研的蓬勃發(fā)展，創(chuàng)造更大的社會和經(jīng)濟價值。

責任編輯 劉鳳剛