如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

鐘玉

摘 要：隨著時代進步和社會發展，機關事業單位一直是為我國政治、經濟發展提供資料支撐和基礎保障的幕后英雄，這與機關事業單位內部健全且完整的管理系統是密切相關的。而檔案管理工作作為機關事業單位內的重要組成部分，它也存在著管理條例不完善、專項制度不健全等各類問題。因此，各事業單位必須積極探索創新如何將檔案管理工作達到規范化和標準化的要求，從而在新階段將機關事業單位的作用發揮到最大化。在本文中，筆者通過深入調查和仔細分析，結合機關事業單位中檔案管理工作的重要價值，探討在現存階段機關事業單位檔案管理工作中仍然存在的各類問題，以及在今后機關事業單位將以何種途徑推進檔案管理工作的規范化和標準化，希望能給讀者帶來一定的思考價值和閱讀空間。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;規范化

長期以來，機關事業單位為國家的發展提供強大的支持和保

障[1]。檔案管理工作的規范化和標準化探究對提高機關事業單位的綜合實力具有重要價值，既能夠為各項工作的有序展開提供重要保障，又能培養更多高素質人才，激發工作人員的進取心和積極性。誠然，在現存階段，互聯網信息技術的迅速發展，使得傳統守舊的檔案管理方式已經不適應于當前機關事業單位的發展需求。因此，各事業單位可以積極利用互聯網信息技術，在快速、便捷的互聯網普及下，以實現檔案管理工作的規范化和標準化為前提要求，積極探索更多符合時代潮流的管理方法，從而有效減緩工作人員的工作業務，不斷提升檔案管理工作的效率和價值。

1 機關事業單位檔案管理工作現存的問題

1.1 管理理念和管理設施落后

多數事業單位法律意識淡薄，沒有認識到檔案管理工作對國家發展的重要意義，因此檔案管理理念落后守舊，管理設施不完備。在進行檔案管理時沒有開發專門的檔案管理網站或軟件進行電腦檢索排序，往往通過手動翻閱紙質資料的形式來查找信息。也沒有設立專門的防火、防潮、防盜的檔案存放柜，使信息存放安全系數低。由此一來，工作人員在查找資料時需要的時間過長，很多資料也會隨著翻閱而產生缺頁或破損。另外，陰雨天氣或特殊情況也會導致檔案在不經意間被損壞。

1.2 缺乏完備的管理制度和管理體系

很多事業單位沒有建立全面完善的檔案管理制度，只是篩選一部分專門人員來負責檔案的管理工作。但由于管理人員數量少、檔案整理技術大，導致事業單位檔案管理存在檔案資料丟失，檔案混放亂放，資料整理不規范等各類問題，這種低效率、高消耗的工作方式會導致很多珍貴的檔案資料無法找回。

1.3 檔案管理工作沒有得到重視

在當前階段，很多事業單位雖然已經意識到了檔案管理工作的重要作用，并根據當前實際情況對工作內容做出調整，但大多數事業單位的檔案管理工作缺乏各類部門的支持，沒有開拓各類宣傳渠道，仍然缺乏針對性、全面性、科學性，這對實現檔案管理的規范化與標準化目標產生不利影響。

1.4 檔案工作者存在技術問題

與規范化的制度模式相比，大多數事業單位內的工作人員缺乏專業技術和綜合實踐能力，在很多時候不能將檔案管理工作與事業單位的具體進展相適應，從而導致檔案管理工作存在著很多漏洞。筆者認為主要有兩個原因：第一，事業單位內的檔案管理人員上任時間短且更換頻繁，這就使得很多工作人員還沒有完全適應工作環境就被調崗，檔案整理零零散散;第二，事業單位很多檔案管理人員缺乏專業技術管理水平和多年工作經驗，也沒有參加過專項培訓，導致檔案管理工作標準化與規范化程度低。

1.5 檔案資源利用率低下

大多數事業單位沒有充分挖掘檔案資料內的最大價值，往往認為只要把基礎工作做好就行，過于看重如何收集、存放、整理各類檔案，導致優秀資源的浪費。

2 推進機關事業單位檔案管理工作規范化的途徑

2.1 改進檔案管理的管理理念和設施

事業單位要順應互聯網發展大勢，從節約資金和人才消耗的角度出發，積極改變手動翻閱紙質資料的檔案管理方式，通過互聯網辦公軟件快速高效的收集、查閱、整合各類資料，利用電子設備存檔的方式能夠完整的保留更新各類檔案數據，并且還可以通過搜索關鍵字的方式及時查閱所需資料，這為檔案管理工作的高效開展創造了條件。

2.2 完善檔案管理制度和管理體系

機關事業單位的檔案管理工作離不開各部門和工作人員之間的密切配合，這就要求工作人員在辦公之前設置工作臺賬，嚴格根據單位內的管理制度開展每一項工作。另外，機關事業單位高層領導應定期商議并完善檔案管理制度，及時為員工組織專項培訓會，向員工講解在新制度、新體制下要如何開展工作，幫助他們提升專業水平和服務能力。

2.3 大力宣傳檔案工作的重要性

機關事業單位還要重視檔案管理工作的宣傳教育活動，通過思想教育讓單位工作人員感悟到自己所做工作的重要意義，從而激發員工的進取心和工作積極性。機關事業單位應充分利用微信公眾平臺、微博發文、單位宣傳欄定期發布與檔案管理工作相關的文章，也應開設工作人員為檔案管理工作提意見的專項欄目，推進檔案管理工作的規范化和標準化進程。

2.4 加大檔案管理技術人才培養

事業單位要想在新時代下站穩腳跟，必須加大對計算機網絡人才的引進和培養。首先，在單位內部要積極開展互聯網信息教育培訓，教會員工基礎的信息技術知識，提高他們的專業素養和服務水平。另外，事業單位要優化技術人員招聘方案，積極引進各高校和社會上優秀的信息技術型人才，從而實現檔案管理的創新化研究和標準化、規范化推進。

2.5 優化整合檔案資料

事業單位檔案管理工作的優化能夠為其他各項管理工作的開展提供良好的支持[2]。管理人員每月都要對各類檔案進行整理、分類，并同步到網絡數據中，對沒有標號和頁碼的檔案進行重新編排，從而實現資源的優化配置。

3 結語

近年來，隨著信息技術水平的不斷進步與發展，信息知識與技術手段已經逐漸成為社會經濟發展的必然驅動力[3]。各事業單位必須順應時代和社會發展潮流，將推進檔案管理工作的標準化和規范化研究作為發展目標，不斷提高單位內檔案管理的工作水平和服務效能，為事業單位的蓬勃發展注入鮮活生機。

參考文獻

[1]李雪瑩.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化研究[J].辦公室業務，2019（09）：84.

[2]梅英華.如何推進事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].農家參謀，2017（22）：270.

[3]李萌.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化措施[J].傳播力研究，2018，2（24）：198.